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종이 없는 세상, 페이퍼리스(Paperless)가 주목 받는 이유
이런 변화의 흐름을 페이퍼리스(paperless)라고 부릅니다. 기존에는 종이 서류로 작성하던 것을 전자 문서로 대체하고, 영수증 역시 알림톡이나 문자메시지 등으로 대신 …
Source: blog.lxinternational.com
Date Published: 12/21/2022
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종이와의 전쟁 사라진다…가속화하는 ‘페이퍼리스’ 시대 – 중앙일보
정보기술(IT)ㆍ핀테크의 발전으로 아날로그 종이 문서 대신 디지털 전자매체를 통해 각종 업무를 처리하는 페이퍼리스(Paperless) 시대로의 전환이 …
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Date Published: 8/14/2022
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종이가 없으면 편리할까?, 페이퍼리스 – 블로그
페이퍼리스란 말 그대로 페이퍼와 리스의 합성어로 종이가 없음을 나타냅니다. 이는 종이 서류 혹은 종이 문서 대신 전자 문서로 전환하여 종이 없는 …
Source: blog.naver.com
Date Published: 12/10/2021
View: 5180
종이 없는 ‘페이퍼리스 행정’ 속도 빨라진다 – AI타임스
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Source: www.aitimes.com
Date Published: 3/12/2022
View: 572
페이퍼리스 에 대해 알아봅시다 – 세상의 상식 이야기
페이퍼리스 에 대해 알아보는 포스팅을 하겠습니다. 페이퍼리스 (Paperless) 는 사무자동화의 한 결과물로, 기록 매체가 종이문서에서 디지털로 …
Source: csense.tistory.com
Date Published: 1/11/2022
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페이퍼리스 전환 안내서 | Kodak Alaris
페이퍼리스 전환의 장점 · 기업: 책상이나 선반 위의 서류 더미는 더 이상 없습니다. · 효율성: 디지털 문서는 종이보다 훨씬 편하게 관리하고, 보관하고, 검색할 수 …
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Date Published: 1/10/2022
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‘종이 없는 사회’, 페이퍼리스 환경이 견인하는 디지털혁신(DT …
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Source: www.itbiznews.com
Date Published: 8/28/2021
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‘페이퍼리스’ 보험·대출… 전자문서로 하니 환경도 보존되네요
ESG 철학을 실천하기 위해 미래에셋생명은 ‘페이퍼리스(paperless·종이 없는)’ 업무 환경을 구축했다. 업무가 편리해지고, 환경 보호에 도움이 되며, …
Source: www.chosun.com
Date Published: 9/28/2021
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페이퍼리스 정책에도 제지회사 선방한 까닭은 – 비즈니스워치
사무실에서 종이 문서를 없애는 ‘페이퍼리스'(Paperless) 트렌드가 정부와 기업 곳곳에서 확산하고 있다. 친환경 정책뿐 아니라 코로나19 이후 비대면 …
Source: news.bizwatch.co.kr
Date Published: 9/19/2021
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주제에 대한 기사 평가 페이퍼 리스
- Author: 이지스튜디오 EASY STUDIO
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- Date Published: 2022. 6. 10.
- Video Url link: https://www.youtube.com/watch?v=L13BtpIYZeM
종이 없는 세상, 페이퍼리스(Paperless)가 주목 받는 이유
우리에게 너무나 친숙한 ‘종이‘. 종이는 일상 속 어디에서나 쓰이고 있습니다. 신문, 책, 고지서, 포장용 봉투 등 다양한 영역에서 종이를 볼 수 있죠. 또, 종이는 환경오염을 유발한다고 알려진 플라스틱과 달리 친환경적인 소재라는 인식이 있어 요즘은 더 널리 쓰이고 있습니다. 그렇지만 진짜 종이는 환경에 해롭지 않을까요?
지구를 위협하는 ‘종이‘
전 과정 평가(A Life Cycle Analysis, LCA)는 어떤 제품이나 시스템의 전체 생애주기가 환경에 어떤 영향을 미치는지 총체적으로 분석하는 방법을 말합니다. 얼만큼의 에너지를 쓰는지, 물과 공기를 얼마나 쓰고 얼마나 오염하는지, 폐기물은 얼마나 발생하는지 등을 고려하여 환경영향을 계산하는데요.
환경단체 피프리미(pfreeme)가 미국 환경청(EPA)의 LCA가이드라인을 기준으로 종이와 비닐봉지(폴리에틸렌)을 비교 분석한 내용에 따르면, 종이는 생분해가 되고 재사용이 가능하다는 장점이 있지만 같은 양을 생산한다고 했을 때 종이가 비닐봉지보다 훨씬 많은 에너지를 사용하며 온실가스를 더 많이 발생시키고 수질오염도 더 심하게 유발합니다.
그런데 한국제지연합회에 따르면 2017년 기준 우리나라 사람들은 1명당 연간 191.4kg의 종이를 사용하였습니다. 또, 환경부에 따르면 2016년 기준 우리나라 사람들은 1명당 연간 98.2kg의 플라스틱을 사용하였죠. 이 통계에서는 ‘플라스틱‘에 비닐봉지, 스티로폼, 페트병 등 다양한 종류의 플라스틱을 모두 포함하고 있습니다.
즉 우리나라 사람들은 종이를 플라스틱보다 매년 2배나 많이 쓰고 있습니다. 그리고 이를 위해 생산되는 종이는 비닐봉지보다 더 많은 자원을 낭비하고 환경오염을 유발합니다. 결국 종이는 ‘친환경적‘이라고 말하기 다소 어렵다는 의미입니다.
페이퍼리스란?
요즘은 관공서와 기업 모두 ‘종이가 없는(paperless)’ 업무 환경을 도입하고 있습니다. 이런 변화의 흐름을 페이퍼리스(paperless)라고 부릅니다. 기존에는 종이 서류로 작성하던 것을 전자 문서로 대체하고, 영수증 역시 알림톡이나 문자메시지 등으로 대신 발송합니다. 또, 종이 통장이 아닌 디지털 통장을 사용하고, 종이책이 아니라 전자책을 보는 것이죠. 이렇게 페이퍼리스는 단순히 종이를 절약하는 것이 아닌, 종이 문화를 IT문화로 대체하는 과정이기도 합니다.
페이퍼리스가 필요한 3가지 이유
페이퍼리스는 우리 사회에 어떤 이득을 가져다 줄 수 있을까요?
사회적 비용 절감
종이문서를 보관 및 인쇄하는 비용을 줄일 수 있습니다. 예를 들어 환경부와 기획재정부, 과학기술정보통신부가 13개 대형유통업체와 ‘종이 영수증 없애기‘ 협약식을 개최하며 밝힌 내용에 따르면, 이 13개 유통사가 2018년 한 해 동안 발행한 종이 영수증은 14억 8690만건이었습니다. 발급비용은 119억원에 이릅니다. 만약 이 모든 종이 영수증을 전자 영수증으로 대체한다면 119억원의 비용을 아낄 수 있게 되는 것입니다.
환경오염 감소
종이 문서 대신 전자 문서를 사용하게 되면 환경오염 역시 감소할 수 있습니다. 종이를 생산하는 과정에서 벌목을 해야 할 뿐만 아니라 물을 사용하기 때문에 필연적으로 환경오염이 발생할 수 밖에 없습니다. 우리나라에서는 연간 310억건의 영수증이 발행되고, 이를 위해 33만 그루의 나무를 베며 생산 과정에서 배출되는 이산화탄소는 2000cc 승용차 2만 1천대가 배출하는 양과 같습니다.
뛰어난 효율성
전자 문서는 종이 문서보다 훨씬 빠릅니다. 발송을 하기 위해 물리적으로 직접 옮길 필요 없이, 인터넷을 통해 쉽게 전달할 수 있다는 특징이 있기 때문이죠.
페이퍼리스, 이렇게 실천해요
실제 우리가 만날 수 있는 페이퍼리스 사례에는 어떤 것들이 있을까요?
먼저, 전자영수증이 있습니다. 종이 대신 모바일 또는 이메일로 영수증을 발송하는 것이죠. 특히 카드업계는 종이 영수증 발행에 드는 비용을 절감하기 위해 전자 영수증 도입에 적극적으로 나서고 있습니다.
그 다음에는 전자고지서가 있는데요. 종이 사용을 줄이기 위해 각종 고지서를 종이가 아닌 모바일로 받을 수 있도록 하는 것이니다. 우편으로 전달할 필요가 없어 시간은 더 아낄 수 있고, 인건비와 인쇄비용까지 절감할 수 있습니다.
요즘은 인터넷뱅킹을 누구나 사용합니다. 그러면서 종이 통장은 상대적으로 쓰는 일이 줄어들었죠. 오늘날 대부분의 은행은 종이 문서와 통장을 없애고 대신 디지털 형태의 문서와 통장을 사용하고 있습니다.
전자책 역시 페이퍼리스의 대표적인 사례입니다. 무거운 종이책 대신 어디서나 쉽게 볼 수 있는 전자책을 쓰게 되면서 오히려 독서 시간이 증가했다는 통계도 있죠. 교과서나 전공서 없이 전자책으로 대신하는 풍경도 쉽게 만나볼 수 있습니다.
페이퍼리스에도 문제점은 여전히 있습니다. 고령자와 저소득층과 같은 디지털 소외 계층의 불편함이 가중될 수 있고, 온라인을 통해 발송되는 전자 문서의 특성 상 보안 위협에 노출될 수 있습니다. 그렇지만 분명 종이를 덜 사용하는 일은 편리함과 비용 절감, 환경오염 감소라는 측면에서 매우 큰 이득을 가져다 주는 것도 사실이죠. 그래서 많은 기업에서 페이퍼리스를 실천해나가는 중인데요. LX인터내셔널도 페이퍼리스가 가진 장점은 살리고 단점은 최대한 보완하며 활용할 수 있도록 노력 중이랍니다. 앞으로는 페이퍼리스가 가진 단점들을 극복하며 더 긍정적인 미래를 만들어나가리라 기대합니다.
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종이와의 전쟁 사라진다…가속화하는 ‘페이퍼리스’ 시대
미래에셋생명은 지난달 보험업계 최초로 보험ㆍ대출 등 모든 업무 문서를 전자문서로 전환했다. 창구를 찾은 고객은 별도의 종이 서류 없이, 디지털 터치모니터로 상담을 받고 상품을 신청한다. 고객 관련 서류는 모두 전자화 서식으로 전환해 보관한다. 이미 이와 비슷한 디지털 창구를 도입한 신한ㆍ국민은행 등은 종이통장 줄이기 캠페인을 함께 시행 중이다. 종이통장 대신 모바일 통장으로 신규ㆍ전환하는 고객에게 경품을 지급하는 식이다.
금융·유통 등 다양한 산업에서 도입
업무효율 높이고, 자원 소모 줄지만
디지털 소외계층 불편 등 부작용도
정보기술(IT)ㆍ핀테크의 발전으로 아날로그 종이 문서 대신 디지털 전자매체를 통해 각종 업무를 처리하는 페이퍼리스(Paperless) 시대로의 전환이 가속화하고 있다. 집에 오는 각종 고지서는 전자고지서로 바꾸고, 매장에서 전자영수증을 받으며, 회사에서는 전자문서에 서명하는 등 페이퍼리스는 사회 전 영역에서 자리를 잡아가고 있다.
3일 산업통상자원부ㆍ기획재정부 등 주요 경제부처에 따르면 가장 적극적인 곳은 금융업계다. 인터넷 뱅킹과 비대면 거래가 일상화하면서 종이 문서의 필요성이 줄어든 데다, 고객 입장에서도 통장개설ㆍ상품가입 때 서명 절차 등이 간단해져 불편이 줄어든다. NH농협은행은 최근 공무원연금공단ㆍ금융결제원과 데이터를 연계해 블록체인 기반 자동 대출 자격정보검증시스템을 구축했는데, 종이 융자추천서 발급ㆍ제출 없이 대출이 가능하다.
금융회사 입장에서도 불필요한 서류를 없애 업무 효율을 개선할 수 있고, 자원 소모를 줄일 수 있다. 카카오페이와 같은 신금융 서비스에 대한 견제 목적도 있다. 신한은행 관계자는 “매년 종이통장 제작을 위해 30년산 아름드리나무 2857그루가 베어진다”며 “ESG(환경ㆍ사회ㆍ지배구조) 경영 강화를 위해서도 의미가 크다”라고 밝혔다.
유통업계도 발 빠르게 움직이고 있다. 현대백화점은 2022년까지 종이 영수증 발급 제로를 목표로 전자 영수증 발급 서비스를 전면 도입했다. 기존 종이 영수증 대신 모바일 앱을 통해 영수증을 자동 발급하는 형태다. 또 매장 내 할인 안내 등에 사용하는 각종 종이 가격표도 전자 가격표시기 등으로 대체할 계획이다. 다른 백화점ㆍ대형마트 등에서도 전자 영수증을 확대하고 있다. 영수증을 따로 보관하는 불편을 해소하고, 종이 영수증에서 검출되는 비스페놀A 등 환경 호르몬을 줄일 수 있다.
교육계에서도 코로나19 여파로 원격수업이 보편화하면서 페이퍼리스 바람이 불고 있다. 교육부에 따르면 교사ㆍ학생 등이 디지털 교과서를 내려받은 건수가 2019년 3~10월 396만7027건에서 지난해 같은 기간 1612만4621건으로 3.1배 늘었다. 주요 대기업들은 온라인 기반 보고ㆍ결재 시스템을 구축하고 회의실 등에 전자 칠판을 도입한 지 오래다. 지속가능경영보고서 등을 인쇄물이 아닌 파일로 제작해 공개하는 곳도 많다. 건설현장에서는 종이 도면 대신 태블릿PC로 도면ㆍ기술정보 등을 확인하고 있다.
과기정통부에 따르면 오프라인상의 등기우편과 같이 송ㆍ수신 이력을 확인할 수 있는 전자문서 유통량은 2017년 294만건, 2018년 440만건, 2019년 1380만건, 지난해 3분기까지 2700만건 등으로 급증세다. 반면 페이퍼리스 확산으로 내수용 인쇄용지 생산량은 2015년 167만1500t에서 2019년 145만1127t으로(한국제지연합회 자료) 꾸준히 감소하고 있다.
이경전 경희대 경영대 교수는 “문서 관리에 필요한 비용 및 인력 절감 효과는 물론, 업무처리 속도와 고객 편의성을 높이는데 효과가 크다”며 “각종 데이터 축적이 용이해지면서 빅데이터의 활용도도 높일 수 있다”라고 설명했다.
이에 관련 산업도 발빠르게 움직이고 있다. 카카오페이ㆍNHN페이코 등 핀테크 업체들은 각종 요금ㆍ청구서를 확인ㆍ납부하는 모바일 전자고지는 물론, 각종 전자 증명서를 관리할 수 있는 전자문서지갑 서비스를 선보였다. 주요 이동통신사들은 전자문서 통합 플랫폼을 출시했고, 후지제록스ㆍ신도리코 같은 전통적인 사무기기 업체들도 전자문서의 활용도를 높이는 문서관리 솔루션을 내놓았다.
정부는 전자문서의 효력을 명확히 하고, 각종 규제를 푼 ‘전자문서 및 전자거래 기본법’이 지난달 10일부터 시행되면서 시장이 더욱 활성화할 것으로 보고 있다. 허성욱 과기정통부 정보통신정책관은 “전자문서 활용 확산 및 데이터 축적이 빨라지고 종이 없는 사회 실현을 촉진할 것”이라며 “2023년까지 약 1조1000억원의 비용이 절감되고, 2조1000억원 규모의 신규시장 창출 등이 예상된다”고 밝혔다.
하지만 어두운 그림자도 있다. IT에 익숙하지 않은 고령자ㆍ저소득층ㆍ외국인 등 이른바 디지털 소외계층은 혜택을 누리기보다는 각종 금융거래나 경제활동에 제약을 받는 등 불편이 커질 수 있다.
보안 이슈처럼 페이퍼리스가 해결해야 할 과제도 적지 않다. 예컨대 종이에 기록된 정보는 아예 찢어버리면 정보 자체가 사라진다. 해당 문서에 접근하지 못하도록 물리적으로 막아도 유출 가능성은 희박하다. 하지만 전자 매체에 저장된 정보는 유통ㆍ보관과정에서 재생산되기 쉽고, 해킹 및 정보유출 위험에 노출돼 있다.
아직 남아 있는 종이 문서 위주의 관행도 넘어야 할 장벽이다. 일부 매장에선 소비자가 전자영수증을 제시해 환불하는 절차가 까다롭고, 외부감사 등에서 여전히 종이 영수증만 증빙 자료로 인정하는 경우가 많다. 대형 병원에서는 최근 모바일 앱으로 처방전을 전송하는 전자처방전을 도입했지만 환자ㆍ약국들이 시스템 운영 여부를 인지하지 못하다 보니, 이용률이 저조한 형편이다. 이경전 교수는 “물론 완벽한 종이 없는 사회 구축까지는 현실적으로 많은 시간이 걸릴 것”이라면서도 “비대면 인프라와 서비스 확산으로 페이퍼리스로의 전환은 더 빨라질 수밖에 없다”라고 예상했다.
손해용 기자 [email protected]
종이가 없으면 편리할까?, 페이퍼리스
산단공 연구소 종이가 없으면 편리할까?, 페이퍼리스 Kicox ・ URL 복사 본문 기타 기능 공유하기 신고하기 여러분들은 통장이나 영수증 모으시나요? 저는 서류나 통장, 영수증 등 직접 가지고 있어야 안전하다는 생각도 들고 가끔씩 과거도 돌아 볼 수 있어 개인적으로 저런 결과물? 같은 것들을 보관하고는 했는데요. 하지만 공간을 차지하기도 하고 시간이 지나 잉크가 말라 글씨가 사라지기도 해 불편함을 느끼곤 합니다. 이제는 이런 불편함을 해소하고 언제 어디서든 원하는 서류를 볼 수 있는 페이퍼리스 시대가 열렸습니다. 페이퍼리스란 말 그대로 페이퍼와 리스의 합성어로 종이가 없음을 나타냅니다. 이는 종이 서류 혹은 종이 문서 대신 전자 문서로 전환하여 종이 없는 환경, 즉 사무의 자동화를 뜻하는데요. 종이가 사라진 이유는 무엇일까요? 페이퍼리스가 시작된 여러 이유 중에 가장 손꼽히는 이유로 환경과 편리성 때문이 아닐까 싶습니다. 한 은행에서 연간 발행하는 종이 문서는 약 1억 장 정도로 30평대 아파트 20채를 채우는 양이라고 합니다. 수많은 종이 서류를 전자 서류로 대체할 경우 1억 장 이상의 종이 절약과 나무 보호는 물론, 보관하는 공간도 더 효율적으로 사용이 가능해 금융권, 관공서, 기업 등에서 전자 서류를 사용하는 페이퍼리스를 추구하고 있습니다. 우리 일상 속 페이퍼리스에는 어떤 것들이 있을까요? 1. 전자 영수증 가게에서 금액을 지불할 때 항상 따라오는 것이 있죠! 바로 영수증인데요. 환경을 생각하여 친환경 종이로 제작한 영수증을 종종 볼 수 있습니다. 하지만 이러한 친환경 종이도 재활용되지 못하고 쉽게 버려지기 일쑤인데요. 종이 영수증 대신 전자 영수증을 활용하면 종이 영수증 발급을 위해 사용되는 591억원을 절감시켜 사회경제적 비용을 줄이고 약 8천 그루의 나무를 보호할 수 있습니다. 이에 따라 기업은 선택적 발급제를 시행하여 요청 시에만 종이 영수증을 제공하거나 어플 혹은 홈페이지를 통해 영수증을 확인할 수 있도록 하고 있습니다. 국내의 한 드럭 스토어는 스마트 영수증을 발급해 1억장 이상의 종이를 절감하였고, 이같은 노력을 인정받아 ESG 우수 사례로 소개되는 쾌거를 이루기도 했습니다. 2. 전자 서류 얼마 전 계약서에 서명할 일이 있었는데 전자 계약서가 메일로 오더라구요. 굉장히 빠르고 편리해서 참 좋았는데요. 이처럼 금융권 및 공공기관, 의료기관, 일반 기업 등 서류 보관과 여러번 서명하는 번거로움, 업무 처리시간 단축에 용이한 전자 서류를 주로 사용하고 있습니다. 코로나19로 인한 비대면 서비스에도 긍정적인 반응을 얻고 있으며, 종이 문서 보관 비용을 줄여주기도 하는데요. 국내의 한 대학병원에서는 모바일 앱과 홈페이지를 통해 전자 처방전을 발행하고 업무 속도를 높이고 환자들이 자신들의 기록을 쉽게 찾을 수 있게 되었으며, 국내 금융권에서는 종이 문서 대신 태블릿 PC를 통해 전자서명을 진행하여 문서관리에 대한 부담을 덜고, 업무 처리 시간을 단축하는 긍정적인 효과를 보여주었습니다. 3. 디지털 교과서 코로나19의 영향으로 비대면 활동이 늘어나면서 교육에도 온라인 강의 바람이 불었는데요. PC 혹은 태블릿으로 교육활동을 하면서 모바일 참고자료, e-book, 전공서적, 디지털 교과서 등 전자기기를 활용한 수업자료의 활용이 늘어났습니다. 시공간 제약이 없으며 편리한 미디어의 활용, 다양한 콘텐츠를 다룰 수 있어 좋은 반응을 얻었는데요. 교육부에 따르면 초중고교생 8,916명 중 81.3%가 디지털 교과서를 쓰는 것에 대한 긍정적인 반응을 보였다고 합니다. 이에 따라 디지털 교과서 활용을 위해 다양한 교육 프로그램 아이디어 모색 및 수업 방법 공유 등 개선 사항을 논의하고 있습니다. ### 여러 분야에서 종이의 절약을 위해 다양한 방법을 시도하고 있습니다. 물론 불편하기도 하고 단점이 발생할 수도 있습니다. 하지만 우리 모두가 노력하는 만큼 자원이 절약되고 환경이 보호될 수 있으니 단점을 극복할 기술의 연구 개발을 통해 페이퍼리스에 동참해 보아요! 참조 한국동서발전_저물어가는 종이의 시대, 페이퍼리스 기획재정부_종이 없는 세상, 페이퍼리스 시대 인쇄
종이 없는 ‘페이퍼리스 행정’ 속도 빨라진다
KISA는 12월 20일 ‘2021년 전자문서산업 실태조사’ 결과를 발표했다. (사진=KISA 제공)
# 전남 나주시에서 전기 관련 사업을 하는 50대 남성 김 모씨는 최근 공사 착공계와 검수조서 등을 전자문서로 발급받아 발주기관에 제출했다. 일일이 방문할 필요가 없어 교통비용과 시간이 절약되면서 공사에 더 전념할 수 있게 됐다. 김 씨는 “종이문서로 캐비넷에 보관할 필요가 없어 사무실 공간도 넓어졌다”며 전자문서 효율성에 대한 편리함을 이야기했다.
종이를 없애는 ‘페이퍼리스(paperless)’ 움직임이 행정기관을 중심으로 급물살을 타고 있다. 특히 전라남도가 전자문서 시스템을 통해 ’60만 장’에 달하는 종이를 절약했다고 알려져 화제를 모으고 있다. 코로나19 이후 비대면 업무가 일상화되면서 국내 전자문서산업의 규모는 나날이 증가할 것으로 보인다.
한국인터넷진흥원(이하 KISA)이 디지털 전환의 핵심 산업인 국내 전자문서 산업의 현황을 분석한 ‘2021년 전자문서산업 실태조사’에 따르면 지난해 전자문서 사업자의 전체 매출규모는 9억6,851억원으로 전년 대비 4.25% 늘어났다. 코로나19로 비대면 서비스 수요가 늘어남에 따라 전자문서 시장도 꾸준히 성장하고 있다는 분석이다.
전남도는 전자문서시스템을 통해 행정 간소화와 더불어 60만 장 이상의 종이를 절약했다. (사진=전남도청 제공).
◆ 전자문서시스템 도입으로 ’60만 장’ 종이 절약한 전남도
전자문서의 사용이 활발하게 이뤄지는 것은 기업이나 개인 사업자들만의 이야기가 아니다. 전남도의 경우 2016년부터 도입한 전자문서시스템인 ‘문서24’를 통해 행정기관이나 공공기관으로 보내거나 받아본 전자문서가 약 4만여 건에 달한다. 평균적으로 한 문서당 15장의 종이를 사용한 것으로 추산할 경우 약 60만 장 이상의 종이를 절약한 셈이다.
이와 더불어 전남도체육회도 4차산업 혁명 시대를 맞아 체육행정 선진화에 속도를 냈다. 지난 7월 한 달 간 시범 운영을 거쳐 8월부터 모든 회원 종목단체와 스포츠클럽이 ‘전자결재시스템’을 사용해 업무를 진행하기 시작했다. 정부전자유통문서 발·수신 등 전자결재 기능, 전자우편, 일정관리, 메신저, 예산·회계 연동 등 실무진이 업무를 추진하는데 편의성과 효율성이 높아질 것으로 기대 하고 있다.
KISA가 조사한 이번 전자산업 실태조사에 따르면, 지난해 국내 전자문서 사업체의 규모는 9조 원을 넘겼다. (사진=KISA 제공)
◆ 2020년 국내 전자문서 사업체 규모, 9조 원 넘어
KISA가 조사한 이번 조사는 전자문서사업을 영위하는 국내 사업체 528개를 대상으로 2020년 산업 활동에 대한 ▲매출액, ▲인력 현황, ▲해외진출 현황, ▲기술수준, ▲정책수요, ▲애로사항, ▲비대면화 영향 등 7개 분야 32개 항목을 살펴봤다. 조사 결과에 따르면 2020년 국내 전자문서 사업체의 매출 규모는 9조 6,851억 원으로, 2019년 대비 4.25%(3,945억 원)증가했다.
그러나 코로나19 이후 비대면화 현상에 따른 매출 변화의 경우 증가(10.4%)보다 현상유지(65.9%)를 체감한 사업체가 과반수였다. 또한 전체 전자문서산업 종사 인력은 전년 대비 24.4% 증가한 약 5만 1,177명으로, 산업에 대한 관심과 함께 신규 인력이 꾸준히 유입된 것으로 나타났다. 이 가운데 소프트웨어 개발 분야가 59.1%(3만 225명)로 가장 많았으며, 마케팅·영업(8,671명), 유지보수·운영(6,192명) 등이 뒤를 이었다.
KISA에서 해외진출을 추진하지 않는 가장 큰 이유를 조사한 결과 ‘해외 동향 파악 어려움(17.5%)이 가장 많았다. (사진=셔터스톡).
◆ 해외진출 진출·추진 사업체는 528곳 중 5.1%에 불과
수출과 거점 진출 등을 포함해 해외진출을 추진 중이거나 이미 진출한 사업체는 5.1%에 불과했다. 진출 또는 진출 예정인 국가로는 동남아, 중국, 일본 순으로 선호도가 높았다. 해외진출을 추진하지 않는 가장 큰 이유를 조사한 결과 해외 동향 파악 어려움(17.5%)이 꼽혔다. 해외진출 기반 조성을 위해 필요한 정부 지원 항목으로는 해외동향 정보 제공(50.8%), 교육지원(13.5%), 국내 법제도 개선 및 글로벌 스탠다드 확립(13.0%) 순이었다.
이와 별도로 전자문서사업자의 주요 애로사항으로는 기술개발(R&D) 자금 확보(49.1%), 인건비 부족(43.5%) 등이 있는 것으로 확인됐다. 또한, 사업 수행 시 가장 필요한 정보로는 통계 및 동향분석 등 시장정보(49.%)였으며, 정부 지원사항으로는 자금지원(17.5%), 교육 지원(16.2%)에 이어 동향정보 제공(10.1%) 순으로 필요하다고 응답했다.
한편, KISA 강필용 디지털진흥단장은 “코로나19로 인한 비대면 수요가 급증하면서 전자문서산업의 중요성이 더욱 높아지고 있다”며 KISA는 대내적으로 연구보고서 및 동향분석 발간물 다양화와 정기적 세미나 및 포럼 개최 등으로 기업에 국내 시장 정보를 다각도로 제공하고, 대외적으로는 기업의 해외진출 기반을 조성하기 위해 국제규범 및 표준 제정 등 글로벌 논의에 적극 참여하겠다”고 밝혔다.
AI타임스 나호정 기자 [email protected]
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페이퍼리스 에 대해 알아봅시다
페이퍼리스 에 대해 알아보는 포스팅을 하겠습니다. 페이퍼리스 (Paperless) 는 사무자동화의 한 결과물로, 기록 매체가 종이문서에서 디지털로 바뀌어 종이가 필요 없는 현상을 뜻하는 용어입니다. 페이퍼리스 오피스 는 아날로그 종이문서 대신 디지털 전자문서를 이용해 업무 처리를 합니다. 전자문서란 컴퓨터 등 정보처리 능력을 가진 디바이스에서 전자적 형태로 작성되어 송수신, 저장되는 정보 문서을 뜻합니다.
아래는 페이퍼리스 가 필요한 이유입니다.
페이퍼리스 가 필요한 이유 1. 종이문서의 비효율성
한 은행에서 1년에 발생하는 종이문서는 약 1억 장이라고 합니다. 이를 박스에 넣으면 7만 3천 박스가 나오는데 이를 저장하기 위해서는 600평 규모의 문서고가 필요합니다. 우리나라 기업과 금융기관 등은 각종 종이문서 또는 서류의 유통 보관에 연간 1조 원 이상을 지불하는 것으로 추정하고 있습니다. 은행에서 전자문서는 활성화되어있지만 아직도 대출이나 여신 업무, 압류추심통지 등은 종이문서로 이루어집니다. 페이퍼리스 가 되어 종이문서를 사용 안 하고 전자문서를 사용하면 이런 종이문서 관리비용이 0원이 되는 것입니다.
페이퍼리스 가 필요한 이유 2. 환경파괴를 줄일 수 있습니다.
종이의 원재료는 펄프인데요 펄프는 나무에서 얻어지는 것입니다. 종이 1톤을 만드는데 30년생 이상인 나무 17그루가 소요됩니다. 종이문서가 줄어드는 만큼 나무와 숲을 보호할 수 있습니다.
페이퍼리스 가 필요한 이유 3. 정보 이용률의 향상
종이문서의 가장 큰 단점은 검색이 힘들다는 것입니다. 종이문서에서 색인 시스템을 사용하지 않고 직접 원하는 정보를 찾는 것은 정말 힘든 작업입니다. 하지만 전자문서는 문서 검색이 용이해 원하는 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.
우리나라의 전자문서 활용률은 평균 57.3%라고 한국인터넷진흥원은 발표하였습니다. 의료분야의 전자문서 활용률은 더 낮은 38.2% 수준인데요. 하지만 우리나라 산업은 조금씩 페이퍼리스 로 나아가고 있는 중입니다.
아래는 페이퍼리스 최근 사례입니다.
페이퍼리스 사례 1. 공공
고양시는 최근 종이서류 없는 페이퍼리스 간부회의를 진행했습니다. 고양시 간부회의를 할 때마다 모두 4천 페이지 정도의 종이 자료가 필요했는데요. 이젠 그런 거 없이 태블릿을 활용해 페이퍼리스 회의를 하고 있습니다. 태블릿으로 자료를 다루다 보니 회의 준비 시간도 줄었습니다. 건양사이버대학교도 회의 때 태블릿을 활용한 페이퍼리스 회의를 진행 중입니다.
페이퍼리스 사례 2. 금융
신한은행은 전국 6,500여 개 지점에서 종이 신청서를 없애 나갈 예정입니다. 통장과 카드 개설, 신용대출, 외환 거래 등 130여 개 창구 업무에서 종이 문서 대신 태블릿을 활용해 신청 처리 업무를 할 예정입니다. 요즘은 보험 신청하려 하면 보험상담사가 가입할 때 태블릿을 종이 문서 대신 사용하기도 합니다.
페이퍼리스 사례 3. 의료
분당 서울대병원은 환자들의 의무기록, 영상자료 사본 발급 등을 신청할 경우 종이 문서에 신청서를 작성한 것에서 벗어나, 모니터에서 터치하고 서명하는 전자 시스템을 개발 중입니다. 어떤 병원은 환자의 의료 차트를 종이문서에서 태블릿으로 교체하기도 하였습니다.
페이퍼리스 사례 4. 유통
이마트는 전국 170여 개 매장에서 모바일 영수증 서비스를 시작했습니다. 이마트 애플리케이션을 설치한 후 종이 영수증 미출력 메뉴를 선택하면 모바일 영수증 서비스를 이용할 수 있습니다. 종이 영수증 대신 모바일 영수증을 이용하면 연간 7억 원 상당의 종이를 절약할 수 있는데, 이는 30년생 나무 8,000그루를 보호하는 효과를 낼 수 있습니다.
페이퍼리스 사례 5. 부동산
서울 전역에서 실시된 부동산 전자계약이 전국으로 확대 시행합니다. 부동산 전자 계약은 종이서류나 인감 없이 스마트폰과 컴퓨터, 태블릿 PC 등으로 언제 어디서나 부동산 계약을 체결하는 시스템입니다. 전자계약 시스템은 공인된 서버를 이용해 계약 체결하는 것이기 때문에, 종이문서보다 사기를 당할 염려가 적습니다.
페이퍼리스 사례 6. 관광
금호리조트는 국내 리조트 최초로 직영 운영하는 통영 마리나리조트, 설악리조트, 화순리조트, 제주 리조트의 4곳에 태블릿을 활용한 페이퍼리스 숙박을 구현하였습니다. 체크인을 고객이 종이에 작성했던 숙박카드를 디지털 문서로 변환하여 태블릿 화면에 담아냈습니다.
페이퍼리스 시대가 더 본격적으로 된다고 해도 종이를 사용 안 하지는 않을 것입니다. 종이문서 특유의 간편함과 오프라인 활용으로써의 이점이 있기 때문인데요. 그래도 종이문서를 많이 덜 사용하게 되기는 할 것입니다. 페이퍼리스 시대가 본격화되어 환경을 더 보전하며 살았으면 좋겠습니다. 행복하세요!!
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페이퍼리스로의 완벽한 안내서
종이 입력 기반의 일상적인 작업 완료에 걸리는 시간 지체
분실 또는 도난 문서에 의한 보안 침해 위험 증가
정보를 시스템에 입력하는 과정에서 발생하는 데이터 입력 오류 가능성
단순히 종이 복사본을 보관하기 위해 사용되는 사무실 또는 외부 공간에 대한 비용 낭비 서류 작업은 비즈니스를 수행하는 데 있어 필수적인 부분인 반면 실제 종이는 그렇지 않습니다. 실제로, 종이 문서에 의존하게 되면 수백만 달러의 낭비를 초래할 수 있습니다. 이러한 낭비는 페이퍼리스 도입을 통해 제거하거나, 적어도 현저하게 줄일 수 있습니다. 서류 작업이 증가함에 따라 다음 문제도 함께 발생합니다. 이러한 이유로 인해 모든 종류의 기업 및 공공 기관에서는 페이퍼리스 프로세스를 개발 중입니다. 변화는 기업 정책을 통해 하향식으로 일어나거나, 작업을 간소화할 수 있는 기회를 찾은 개인이 종이 의존 프로세스를 관리함으로써 상향식으로 진행될 수도 있습니다. 상향식이든 하향식이든 관계 없이, 미래의 변화에 앞서 미리 생각하고자 하는 경우, 귀하의 비즈니스를 페이퍼리스로 전환하는 실질적인 방법을 알아보세요. 다음을 트윗하세요. #페이퍼리스 전환으로의 완벽한 안내서에서 종이 집약적 비즈니스 프로세스를 디지털화하는 실용적인 방법을 알아보세요. https://ctt.ec/KSet8+ #Paperless
페이퍼리스를 위한 세계적인 노력 AIIM(정보 및 이미지 관리 협회)에서 페이퍼리스를 위한 노력을 주도하고 있습니다. 매년 열리는 세계 종이 안 쓰는 날(World Paper Free Day)은 일상 업무 또는 개인의 삶에서 사람들이 생성하는 종이의 양을 줄이기 위해 하루 동안 종이 없이 생활하도록 회사에게 권장합니다. AIIM 수석 에반젤리스트인 John Mancini는 2016년 조사에서 “천천히 그러나 확실하게, 업체들은 비즈니스에 흐르는 많은 콘텐츠와 정보를 디지털화하여 재무 및 운영상의 이익을 얻을 수 있다는 생각에 다가서고 있습니다. 종이를 완전히 제거할 수는 없겠지만, 종이 없는 환경으로의 전환 투자에서 이익을 거두고, 이러한 전환이 전반적인 생산성을 향상시킬 수 있다는 것이 분명해지면 기업은 페이퍼리스를 위한 기술에 더 많은 투자를 할 것입니다.”라고 말했습니다.
페이퍼리스 사무실에 대한 간략한 배경 블룸버그 비즈니스위크(Bloomberg Businessweek)에서 디지털의 페이퍼리스 사무실을 처음 제안한 날은 1975년 6월 30일입니다. 그때로부터 40년 이상이 지났지만 페이퍼리스는 아직 실현되지 않았습니다. 2012에는 전 세계 종이 수요가 처음으로 4억 톤을 초과했습니다. 일상 구석구석에 종이가 퍼져 있어 더 이상 이에 대해 생각조차 하지 않습니다. 하지만 많은 비즈니스의 경우에는, 종이 사용을 최소화하거나 비즈니스 문서를 수령 즉시 디지털화하는 방법이 있습니다. 디지털 문서는 액세스, 보관 및 공유하기가 더 쉽습니다. 그렇다면 왜 아직도 페이퍼리스가 아닌 걸까요? 70년대의 낙관주의 및 종이 사용을 줄이는 다양한 방법의 존재에도 불구하고, 대부분의 기업과 공공 기관은 페이퍼리스에 도달하려면 한참 멀었습니다. 디지털 전환 작업을 진행 중인 업체조차도, 종이 기반의 모든 자료를 디지털 형식으로 최대한 빨리 옮기는 방법을 최적화할 수 있는 많은 기회를 갖고 있습니다. 리서치 회사인 KeyPoint Intelligence는 2016년 12월 조사에서 페이퍼리스로 전환 중인 비즈니스의 상태를 분석했습니다. 페이퍼리스 사무실로의 전환 달성 가능성을 묻는 질문에 응답자의 15%만이 달성할 수 있다고 답변했고, 다른 23%는 불가능하다고 답변했습니다. 여러 면에서, 페이퍼리스로의 전환을 진행하는 업체들은 디지털의 다른 시대를 헤쳐 나가고 있습니다. 페이퍼리스 전환은 그 복잡성 때문에, 아날로그에서 디지털 정보 관리로의 전환에 필요한 단순 작업과는 비교가 불가능합니다.
종이가 아직도 널리 사용되는 이유 편리성 : 종이 문서는 대부분의 사무실뿐만 아니라 B2B 및 B2C 거래에서도 당연하게 사용됩니다. “읽기 쉽다”, “서류철에 넣어야 한다”, “보관해야 한다” 또는 “항상 이렇게 일해 왔다” 등 많은 합리화 이유를 팀원이 제시할지도 모릅니다. JPEG 및 PDF와 같은 형식은 해당 형식을 사용하는 여러 사업체보다 훨씬 더 오래 존속할 것입니다. 현재로서는 일부 구형 컴퓨터 기록에 접근하기 어려운 것이 사실입니다. 하지만, 표준 마이그레이션 작업과 장기 보관 프로세스를 통해 문서 수명 주기 관리의 일부로서 이러한 구형 컴퓨터 기록을 처리할 수 있습니다.
: 종이 문서는 대부분의 사무실뿐만 아니라 B2B 및 B2C 거래에서도 당연하게 사용됩니다. “읽기 쉽다”, “서류철에 넣어야 한다”, “보관해야 한다” 또는 “항상 이렇게 일해 왔다” 등 많은 합리화 이유를 팀원이 제시할지도 모릅니다. JPEG 및 PDF와 같은 형식은 해당 형식을 사용하는 여러 사업체보다 훨씬 더 오래 존속할 것입니다. 현재로서는 일부 구형 컴퓨터 기록에 접근하기 어려운 것이 사실입니다. 하지만, 표준 마이그레이션 작업과 장기 보관 프로세스를 통해 문서 수명 주기 관리의 일부로서 이러한 구형 컴퓨터 기록을 처리할 수 있습니다.
규정 및 준수 : 오랫동안 종이 문서는 특정 비즈니스 거래를 완료하기 위해 필수적이었습니다. 특히, 구속력을 갖기 위한 서명 또는 법정에서 무언가를 증명하기 위해서 종이 문서가 필요했습니다. 소비자의 삶에서 중요한 순간들 가운데 종이가 필요한 경우가 있는데, 이는 흔히 서명 때문입니다. 중요한 순간의 예로는 사업체 매각, 대출 신청 또는 자동차 구매 서명 등이 포함됩니다. 디지털화되거나 디지털 방식으로 작성된 문서가 법정에서 승인되기 위한 특정 요구 사항은 국가 및 문서 유형에 따라 다릅니다. 하지만 정부 규정은 종종 완전한 관리 연속성을 유지하는 디지털 프로세스에서만 충족 가능한 요구 사항을 포함합니다.
: 오랫동안 종이 문서는 특정 비즈니스 거래를 완료하기 위해 필수적이었습니다. 특히, 구속력을 갖기 위한 서명 또는 법정에서 무언가를 증명하기 위해서 종이 문서가 필요했습니다. 소비자의 삶에서 중요한 순간들 가운데 종이가 필요한 경우가 있는데, 이는 흔히 서명 때문입니다. 중요한 순간의 예로는 사업체 매각, 대출 신청 또는 자동차 구매 서명 등이 포함됩니다. 디지털화되거나 디지털 방식으로 작성된 문서가 법정에서 승인되기 위한 특정 요구 사항은 국가 및 문서 유형에 따라 다릅니다. 하지만 정부 규정은 종종 완전한 관리 연속성을 유지하는 디지털 프로세스에서만 충족 가능한 요구 사항을 포함합니다.
경제성 착각: 언뜻 생각하면 종이가 더 저렴한 옵션으로 보일지도 모릅니다. 이러한 생각은 큰 비용을 동반한 실수를 초래하게 됩니다. 종이 중심의 사무실을 운영하는 총비용에는 프린터, 네트워크 연결, 잉크, 토너, 용지 자체 및 이 모든 유지 관리를 포함한 외부 효과 목록이 동반됩니다. 비즈니스가 성장함에 따라 비용도 증가합니다. 이러한 비용은 기업 수준에서 더욱 증대하며, 이는 낭비로 이어질 뿐입니다. 보험 청구 서식이나 조사 제출용 종이처럼, 종이가 비즈니스 입력의 일부인 경우에도 이렇게 들어오는 정보를 수작업으로 처리하는 데 상당한 인건비가 소요됩니다.
페이퍼리스 전환의 장점 기업 : 책상이나 선반 위의 서류 더미는 더 이상 없습니다. 부피를 많이 차지하는 서류 캐비닛도 필요 없습니다. 페이퍼리스를 통해 잘못된 서류철 또는 엉뚱한 위치에 보관된 문서를 찾느라 시간 낭비할 필요가 없어집니다. 시간 낭비가 없어짐에 따라, 고객에게 서비스를 제공하거나, 다른 비즈니스 우선 순위를 작업하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 파일과 문서를 훨씬 쉽게 찾고, 액세스하고, 공유할 수 있습니다.
: 책상이나 선반 위의 서류 더미는 더 이상 없습니다. 부피를 많이 차지하는 서류 캐비닛도 필요 없습니다. 페이퍼리스를 통해 잘못된 서류철 또는 엉뚱한 위치에 보관된 문서를 찾느라 시간 낭비할 필요가 없어집니다. 시간 낭비가 없어짐에 따라, 고객에게 서비스를 제공하거나, 다른 비즈니스 우선 순위를 작업하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 파일과 문서를 훨씬 쉽게 찾고, 액세스하고, 공유할 수 있습니다.
효율성 : 디지털 문서는 종이보다 훨씬 편하게 관리하고, 보관하고, 검색할 수 있습니다. 위치와 관계없이 액세스할 수 있고, 고객과 공유할 수 있는 문서를 보유함으로써 팀 생산성을 높이고, 더 나은 고객 경험을 제공합니다. 종이에 적힌 내용을 키보드로 직접 타이핑하는 작업에 비해, 문서에서 필수 데이터를 기계 인쇄, 친필 또는 광학 마크 자동 인식을 통해 추출하는 게 속도도 훨씬 빠르며, 오류 발생률도 낮습니다.
: 디지털 문서는 종이보다 훨씬 편하게 관리하고, 보관하고, 검색할 수 있습니다. 위치와 관계없이 액세스할 수 있고, 고객과 공유할 수 있는 문서를 보유함으로써 팀 생산성을 높이고, 더 나은 고객 경험을 제공합니다. 종이에 적힌 내용을 키보드로 직접 타이핑하는 작업에 비해, 문서에서 필수 데이터를 기계 인쇄, 친필 또는 광학 마크 자동 인식을 통해 추출하는 게 속도도 훨씬 빠르며, 오류 발생률도 낮습니다.
확장성 : 페이퍼리스 작업은 매우 적은 공간만을 필요로 하며, 이에 따라 사무실 공간을 많이 차지하는 다수의 서류 캐비닛이 사라집니다. 성수기 또는 비즈니스 확장 중에 대량의 비즈니스 입력을 처리하는 데는 끝도 없는 인력이 필요하지만, 디지털 환경에서라면 이는 손쉬운 작업입니다.
: 페이퍼리스 작업은 매우 적은 공간만을 필요로 하며, 이에 따라 사무실 공간을 많이 차지하는 다수의 서류 캐비닛이 사라집니다. 성수기 또는 비즈니스 확장 중에 대량의 비즈니스 입력을 처리하는 데는 끝도 없는 인력이 필요하지만, 디지털 환경에서라면 이는 손쉬운 작업입니다.
친환경 : 인쇄가 줄어들수록 종이를 만드는 데 필요한 나무가 줄어듭니다. 또한, 종이는 생산과 운송 모두에서 많은 에너지 소비합니다. 페이퍼리스 전환의 친환경적인 측면은 직원들의 지지를 얻을 수 있는 비교적 쉽고 대중적인 개념입니다.
: 인쇄가 줄어들수록 종이를 만드는 데 필요한 나무가 줄어듭니다. 또한, 종이는 생산과 운송 모두에서 많은 에너지 소비합니다. 페이퍼리스 전환의 친환경적인 측면은 직원들의 지지를 얻을 수 있는 비교적 쉽고 대중적인 개념입니다.
더욱 신속한 커뮤니케이션 : 보험 청구서를 신속하게 처리해야 하고 대리인이 청구 전문가에게 서둘러 제출해야 하는 경우 등, 당일 배달을 위해 청구서를 작성하지 않는 한, 종이 문서는 A 지점에서 B 지점으로 보내는 데 적어도 하루가 걸립니다. 심지어, 지연되거나, 엉뚱한 곳에 보내지거나, 완전히 잃어버릴 수도 있습니다. 문서는 일단 디지털화되면 위치에 관계없이 필요할 때 즉시 사용할 수 있습니다. 고객으로부터 더 빨리 납입 받을 수 있도록 납품 증빙 서류를 즉시 디지털화한 건설 회사를 확인해 보세요.
: 보험 청구서를 신속하게 처리해야 하고 대리인이 청구 전문가에게 서둘러 제출해야 하는 경우 등, 당일 배달을 위해 청구서를 작성하지 않는 한, 종이 문서는 A 지점에서 B 지점으로 보내는 데 적어도 하루가 걸립니다. 심지어, 지연되거나, 엉뚱한 곳에 보내지거나, 완전히 잃어버릴 수도 있습니다. 문서는 일단 디지털화되면 위치에 관계없이 필요할 때 즉시 사용할 수 있습니다. 고객으로부터 더 빨리 납입 받을 수 있도록 납품 증빙 서류를 즉시 디지털화한 건설 회사를 확인해 보세요.
문서 백업 및 복구 : 종이 문서가 손상됐거나 잘못 배치된 경우, 이러한 문서를 대체하려면 비용과 시간이 많이 소요되며, 대개는 대체가 불가능합니다. 중요 문서가 든 서류철을 누군가 잘못된 곳에 놔두면 이해 관계자는 해당 문서를 다시 액세스하지 못하게 될 수도 있습니다. 또는, 200년 된 문서에 피해를 입힌 홍수 혹은 화재와 같은 재해가 발생하는 경우에도 문서는 손실됩니다. 페이퍼리스 사무실에서는 문서가 전자적으로 저장되어, 중요 정보를 안전하게 보관하는 원격 서버 또는 클라우드 저장소로 쉽고 간편하게 백업 할 수 있습니다.
: 종이 문서가 손상됐거나 잘못 배치된 경우, 이러한 문서를 대체하려면 비용과 시간이 많이 소요되며, 대개는 대체가 불가능합니다. 중요 문서가 든 서류철을 누군가 잘못된 곳에 놔두면 이해 관계자는 해당 문서를 다시 액세스하지 못하게 될 수도 있습니다. 또는, 200년 된 문서에 피해를 입힌 홍수 혹은 화재와 같은 재해가 발생하는 경우에도 문서는 손실됩니다. 페이퍼리스 사무실에서는 문서가 전자적으로 저장되어, 중요 정보를 안전하게 보관하는 원격 서버 또는 클라우드 저장소로 쉽고 간편하게 백업 할 수 있습니다.
저렴한 비용: 문서를 보관하는 데는 많은 비용이 듭니다. 특히, 좋은 입지에 위치한 기업의 경우, 문서 보관 비용은 더욱 증가합니다. 인쇄 또한 비용이 듭니다. 종이, 프린터, 잉크, 우송료 및 인쇄 장비 유지 관리 비용이 수반되죠. 기업은 디지털 문서로 전환하여 보관 비용을 없앨 수 있습니다. 종이 사본을 보관해야 하는 필요성이 줄어들거나 없어지면, 비즈니스는 페이퍼리스 전환으로 더 많은 비용을 절감하기 위해 임대료가 저렴한 더 작은 위치로 이동할 수도 있습니다.
페이퍼리스의 효과 페이퍼리스의 일반적인 장점 외에도, 종이를 많이 사용하는 비즈니스 업무의 경우, 최대한 빨리 워크플로우에서 종이를 배제시키면 얻을 수 있는 특별한 장점이 있습니다. 다음을 트윗하세요. 5가지 업무를 종이에서 디지털로 전환하여 #디지털전환 여정을 시작하세요. https://ctt.ec/9mULr+ #DX AP(Accounts Payable, 미지급금 계정)
송장 발행에도 비용이 수반됩니다. 프로세스에서 종이 서류를 제거하여 간접비를 줄이세요. 송장 처리는 가장 선진화된 업무 중 하나입니다. 송장 업무 전체를 수행할 수 있는 디지털 솔루션이 개발되어 있으며, 대개의 경우 사람의 개입이 필요하지 않습니다. AP 프로세스에서의 종이 입력을 디지털화하면 다음과 같은 장점이 있습니다. 결제를 신속하게 처리하고 손쉽게 관리하여 할인 혜택을 받거나 위약금을 피할 수 있습니다.
송장과 구매 주문서를 일치시키기 위해 많은 시간과 비용을 들일 필요가 없어집니다.
승인 확인 및 추적에 소요되는 수작업 시간을 단축합니다.
> AP 문제 해결에 대해 자세히 알아보기 우편물실 자동화
우편물실은 회사의 주요 병목 지점이 될 수도, 비즈니스 프로세스로 빠르게 연결하는 원활한 지점이 될 수도 있습니다. 우편물실을 디지털화하면 수작업 방식이 절대 도달할 수 없는 수준의 최대 작업량 처리가 가능합니다. 각 기능 및 부서의 문서 대기 시간을 제거합니다.
직원이 데이터 및 문서에 실시간으로 액세스할 수 있습니다.
소요 시간 단축으로 고객 만족도 및 충성도가 향상됩니다.
> 우편물실 자동화 문제 해결에 대해 자세히 알아보기 서식 처리
서식은 고객이 즉각적인 응답을 기대하는 비즈니스 업무에서 흔히 사용됩니다. 서식은 고객에게 디지털 전용 대안(예: 전자 서식) 또는 디지털화하여 자동 처리할 수 있는 중요한 기회를 제공합니다. 데이터 입력 프로세스를 간소화하여 전체 비즈니스 프로세스가 빨라집니다.
키보드로 일일이 재입력하는 작업에서 발생하는 오류율 대비 낮은 오류율을 자랑합니다.
재입력 업무에서 해방된 지식 근로자가 고부가 가치 업무에 집중할 수 있습니다.
> 서식 처리 문제 해결에 대해 자세히 알아보기 가입
고객 가입을 디지털화하면 필요한 작업량이 훨씬 줄어듭니다. 적절한 플랫폼을 사용하면 새로운 고객을 더욱 빠르고 쉽게 가입시킬 수 있습니다. 또한, 디지털 가입을 통해 고객과 보다 친밀한 관계를 구축할 수 있습니다. 모순적으로 느껴질지도 모르겠지만, 이는 사실입니다. 문서 작업을 줄이면 새로운 고객을 가입시키는 데 걸리는 시간이 줄어듭니다. 이에 따라 고객과 직접 얼굴을 마주하고 응대할 시간이 생겨 고객은 더욱 존중받고 있다고 느끼게 되고, 더욱 친밀한 관계 구축이 가능하게 됩니다. 처리 시간은 단축되고, 고객 만족도는 향상됩니다.
낮은 가치의 관리 작업에 소요되는 시간을 줄이고, 직원 만족도를 높입니다.
오류가 크게 줄어듭니다.
> 고객 가입 문제 해결에 대해 자세히 알아보기 기록물 관리
많은 규제 대상 산업은 비즈니스 문서를 처리하고 보관하기 위해 명확하게 정의된 프로세스와 규칙을 따라야 합니다. 새로운 규정은 프로세스 수정, 추가 검증 및 문서화를 필요로 하며, 이는 기록물 관리를 끊임없이 변화하는 작업으로 만들고, 특히 종이 기반의 환경에서는 관리하기가 더욱 힘듭니다. 종이 기반 시스템의 비효율성과 시간 낭비 및 추가 비용을 제거합니다.
민감한 개인 정보를 보호합니다. 암호 보호, 데이터 암호화 및 이중 인증과 같은 기능을 통해 디지털 정보를 더욱 안전하게 보관할 수 있습니다.
요구되는 규정을 준수하는 능력이 향상됩니다.
> 기록물 관리 문제 해결에 대해 자세히 알아보기
페이퍼리스를 현실화하기 위한 체크리스트 1. 종이에 의한 병목 현상 평가 가장 중요하다고 판단되는 비즈니스 프로세스를 파악하세요. 예를 들어, 해당 프로세스가 지체될 시, 비즈니스가 중단되거나 손해를 입히는 결과를 초래하는 프로세스를 말합니다.
기존 문서화 작업을 검토하거나, 프로세스 및 관련 작업에서 종이가 사용되는 지점을 파악하여 단계별 개요를 작성하세요.
특정 프로세스에 필요한 매달 평균 종이 비즈니스 입력 수 및 수작업으로 종이 문서를 처리하는 데 드는 시간을 파악하세요.
디지털화할 수 있는 중요한 기회를 제공하는 프로세스 단계를 파악하세요. 2. 실현 가능한 곳에서의 페이퍼리스 프로세스 수립 종이 서식을 대체하기 위해 전자 서식을 제공하는 것과 같이, 종이 기반 입력에 의존하는 프로세스 중 쉽게 디지털로 전환될 수 있는 프로세스를 파악하세요.
디지털 및 기존 프로세스를 동시에 처리할 수 있고, 종이에서 디지털로 바뀔 때 원활하게 전환될 수 있도록 디지털과 기존 프로세스가 완전히 통합되는지 확인하세요. 3. 스캔 및 디지털 파일로 변환 종이 형태로 도착한 모든 서류는 수령 즉시 최대한 빨리 전자 양식으로 변환되어야 합니다. 고객, 공급 업체 또는 라이선스 담당자에게 페이퍼리스에 적응하라고 강요할 수는 없으며, 종이 문서 및 서류철이 한동안 업무의 일부가 될 가능성이 있습니다. 서류가 회사 또는 에이전시에 도착 즉시 해당 문서를 디지털화하는 것이 핵심입니다.
기존 아카이브를 디지털로 변환하는 과정에 가치가 있을 수도 있지만, 이를 위해서는 높은 검색률 또는 새로운 비즈니스 입력 처리로의 잦은 통합이 필요합니다. 비즈니스 사례 평가는 비즈니스의 가치를 확인할 수 있어야 합니다. 4. 클라이언트에게 정보 제공 완전한 전자식 또는 디지털화로 전환한 후에는, 클라이언트에게 변경 사항 및 이로 인해 발생하는 영향을 알려야 합니다. 전환에 따른 장점을 강조하는 이메일 공지를 전송하고, 보안 및 개인 정보 보호와 관련하여 존재할 수 있는 모든 종류의 우려 사항에 대해 설명할 수도 있습니다.
해당되는 경우, 클라이언트에게 전자 서명을 설명하세요.
디지털 환경 적응을 유도할 수 있도록 낮은 수수료, 추가적인 보너스 제공 등 클라이언트에게 변화에 대한 혜택을 제안하고 알리세요. 끝으로, 이제 장점을 누릴 일만 남았습니다! 시간과 비용 측면의 보상은 빠르게 증가할 것이며, 고객 만족 및 충성도에 대한 수익은 엄청납니다.
페이퍼리스를 위한 핵심 도구 개인별 종이 사용량을 줄이기 위한 생산성 리소스가 많긴 하지만, 조직 전체에서 종이가 사용되는 방식을 보다 자세히 살펴보는 게 가장 효과적입니다. 종이가 조직에서 쓰이기 시작하는 지점을 파악하고, 그 시작점을 디지털화하는 것이 중요합니다. 이 모든 일을 끝내기 위한 핵심 도구는 무엇일까요? IN2 Ecosystem은 수상 경력에 빛나는 스캐너와 소프트웨어를 서비스 및 파트너십과 결합함으로써 종이 문서에서 정보를 쉽게 수집하고, 페이퍼리스 환경을 구축할 수 있도록 돕습니다. The Alaris IN2 Ecosystem만의 독특한 접근 방식은 생산성 증대, 더 높은 ROI 및 비즈니스 가치를 향상시킬 수 있도록 설계되었습니다.
고급 비즈니스 스캐너는 단순히 이미지를 캡처하는 것 이상의 역할을 수행하며, 완전한 디지털화 프로세스와 긴밀한 관계가 있습니다. S2060w 및 S2080w와 같이, IN2 Ecosystem의 일부인 스캐너는 미가공 데이터를 실제 통찰력을 이끌어 내는 정보로 변환합니다. Kodak Capture Pro Software와 같은 캡처 소프트웨어를 함께 사용하면 스캔을 색인할 수 있고, 타이핑 또는 친필로 적힌 텍스트를 추출할 수 있으며, 수작업할 필요 없이 비즈니스 시스템에서 사용할 수 있도록 정보를 추출할 수 있습니다. 정보 캡처 프로세스를 자동화하는 것은 복잡성을 제거하고, 비즈니스에 새로운 기회를 제공합니다. IN2 Ecosystem 및 페이퍼리스 전환을 돕는 솔루션에 대한 자세한 내용은 다음을 참조하세요. www.alarisIN2.com. 영업팀에 직접 문의하여 귀사의 정보 캡처 프로세스를 최적화하는 데 도움이 되는 방법을 알고 싶다면 지금 연락하세요! 다음에 읽을 내용: 혼돈에서 기회로: 데이터를 기회로 탈바꿈
‘종이 없는 사회’, 페이퍼리스 환경이 견인하는 디지털혁신(DT) ①
[사진=게티이미지뱅크]2020년 12월10일, 전자서명법과 전자문서 및 전자거래 기본법이 시행된 날이다. 이는 전자문서와 전자서명의 법적 효력을 명확히 하고 전자문서와 관련된 각종 규제를 완화시키는 유의미한 변화였다.
사회 전반에서의 디지털전환(DT) 촉진을 목적으로 올해 2월 페이퍼리스 촉진 시범사업이 추진됐다. 정부 주요기관도 페이퍼리스 환경으로의 전환을 장려하고 있다.
‘페이퍼리스(Paperless)’는 사무 자동화의 한 결과물로 기록매체가 문서에서 디지털로 변화하면서 종이가 필요 없는 현상을 나타내는 용어다. 페이퍼리스 환경 도입과 디지털화 장려정책은 친환경적인 측면과 효율성 증대의 목적과 맞닿아 있다.
탄소중립(넷제로)을 목표로 “종이 없는 사회(페이퍼리스)” 환경이 긍정적으로 여기에 기여하고, 또 종이문서를 보관하는 데 드는 비용을 줄이며, 유통량 규모도 크게 축소되면서 약 1조1000억원의 비용이 절감될 것으로 예상된다.
IT혁신 측면에서도 순기능이 발휘된다. 약 2조1000억원 규모의 전자문서 신규시장 창출, 유비쿼터스 업무환경 구성, 스마트행정 구현 등의 디지털화를 견인하는 요소기술로 자리하기 때문이다.
A4 용지 한 장의 가벼움에는 10L의 물과, 2.88g의 탄소가 숨어있다. 종이 1톤에는 약 17그루의 나무가 베어진다. 우리나라 국민 1인은 수년 동안 연당 200kg 가까이 되는 종이를 소비하고 있다. 이처럼 환경오염과 낭비에 큰 영향을 미치는 종이는 여전히 큰 규모로 소비된다.
코로나19 팬데믹으로 장소 제약을 극복하는 비대면 업무와 비대면 서명의 필요성이 강조됨에 따라 페이퍼리스 방식과 전자계약의 가치에 업계는 주목하고 있다. 페이퍼리스 오피스를 지향하는 이유는 아날로그(종이) 대신 디지털 전자문서를 이용해 업무를 처리하면서 종이의 낭비를 줄이고 환경적 측면과 효율적 측면을 모두 개선하기 위함이다.
이번 글에서는 업무생산성을 포함, 페이퍼리스 환경 도입이 견인하는 다양한 가치에 대해 알아보고자 한다.
1. 환경: 물, 나무, 탄소배출 완화
종이를 사용하면서 발생하는 환경적 문제에 대한 논의는 오래 지속돼 왔다. 특히 종이 생산에 투입되는 물, 나무 등의 낭비와, 종이가 처분되는 과정에서 일으키는 대기오염이 절약을 추구해야 하는 이유로 거론되었다.
신종호 제이씨원 대표
특히 나무 훼손 실태의 경우, 국내 종이 소비량은 나무 2억4000만 그루에 해당한다. 이는 서울 여의도 면적의 1800배와 비슷한 규모다.
사무실에 쌓였다가 버려지는 복사용지를 나무로 환산하면 연당 315만 그루이다. 그러나 생활 전반에 걸쳐 필요한 종이는 대안의 부재 상태에서는 한계가 따를 수밖에 없다.
페이퍼리스는 전자문서, 전자계약, 전자서명이 막대한 양의 종이를 대체할 수 있음을 나타내므로 그 해결방안으로 적절하다. 이는 전자화를 통한 페이퍼리스 추진이 환경적 측면에서 각광받는 이유이기도 하다.
페이퍼리스가 갖는 환경보호의 기능은 사회적·미래지향적 가치로 직결되며 올바름을 지향하는 차원에서 중요도가 높다.
2. 시간: 업무시간 단축과 처리속도 단축으로 생산성·편의성 향상
종이문서에 의존한 기존의 업무방식은 단계별로 비효율적인 측면을 가진다. 출력하는 데 드는 시간과 대면결재 및 종이문서 작성시간을 페이퍼리스 오피스에서는 할애할 필요가 없다.
종이문서를 다루면서 소요하던 시간을 실질적 업무 처리 시간으로 재배부하면 같은 시간 동안 더 많은 일을 처리할 수 있다. 즉, 업무효율성을 높이고 행정력을 개선하면서 공급자-사용자 모두의 편익을 증진시킬 수 있다.
가령 대면 방식으로 계약을 성사시키기 위해서는 출력, 이동, 대면 접촉을 통한 도장 날인 등의 복잡한 절차가 필요하다.
이를 페이퍼리스로 이를 대신할 경우 업무처리 속도가 대폭 개선될 뿐 아니라 실시간으로 진행상황을 즉시 확인할 수 있다. 프로스세 자동화로 비용도 줄일 수 있다.
금융업무의 경우, 고객 입장에서도 페이퍼리스는 편리하다. 종이가 아닌 디지털 기기로 업무를 보면 화면 확대가 가능해 가독성이 개선되고 업무 처리의 속도도 높일 수 있다. 더 쉽고 간편하게 서류를 작성할 수 있도록 돕는 역할을 하는 디지털 창구가 늘어나고 있는 이유다.
글 : 신 종 호 / 대표 / 제이씨원
페이퍼리스 정책에도 제지회사 선방한 까닭은
/그래픽=김용민 기자 kym5380@
사무실에서 종이 문서를 없애는 ‘페이퍼리스'(Paperless) 트렌드가 정부와 기업 곳곳에서 확산하고 있다. 친환경 정책뿐 아니라 코로나19 이후 비대면 사회로 빠르게 전환하면서 이같은 트렌드는 더욱 확산할 전망이다.
이에 따라 제지 업계의 인쇄용지 사업에 타격이 있을 것이란 우려도 제기된다. 그러나 친환경·비대면 트렌드 덕에 산업용지·특수지 수요가 증가하는 아이러니가 나타나고 있다.
페이퍼리스, 제지업 타격이 없다?
23일 업계에 따르면 한솔제지의 지난해 산업용지·기타 매출은 5342억원으로 전년대비 약 3% 증가했고, 같은 기간 인쇄용지·특수지 매출은 14% 늘어난 1조935억원이었다.
최근 정부·기업에서 종이 문서가 사라지는 분위기를 고려하면 나쁘지 않은 성적표다. 코로나19 이후로 전자문서 사용이 증가하고 이를 장려하는 관련 법이 개정된 점을 고려하면 더욱 그렇다.
한국인터넷진흥원이 작년말 내놓은 ‘전자문서 글로벌 동향 조사’ 보고서는 “코로나19 이후 비대면 사회로 전환과 함께 재택·원격 근무가 활성화하면서 전자문서 사용이 증가하고 있다”며 “전자문서 및 전자거래 기본법 개정으로 전자문서의 법적 효력도 강화돼 문서 전자화에 대한 수요도 높아지고 있다”고 분석했다.
과거엔 종이통장·문서 발급이 많은 금융권을 중심으로 페이퍼리스 트렌드가 확대됐다면, 최근엔 삼성전자 같은 글로벌 대기업에서도 이런 트렌드가 확인된다. 삼성전자는 이달초 180개국 1만1000여 곳의 서비스 센터에 전자문서 발급 시스템을 적용했다고 밝혔다.
이는 친환경 경영의 일환이기도 하다. 삼성전자가 전세계 서비스 센터 문서를 전자화하면 연간 1억장가량의 종이 사용을 절감할 것으로 예상된다. 이는 종이 생산에 필요한 물 600만리터를 아낄 수 있고, 526톤에 달하는 탄소 배출을 감축하는 효과가 기대되는 규모라고 회사 측은 설명했다.
포트폴리오 다양화…비대면 사회의 아이러니도
제지 업계가 이같은 사회 분위기 속에서도 선방하고 있는 배경은 시장 변화에 맞춰 사업 포트폴리오를 다양화한 덕이다.
실제로 한솔제지, 무림페이퍼 등 관련 사업자들은 수년 전부터 인쇄용지 시설 일부를 고부가가치 사업 시설로 전환했다.
기존 시설을 영수증, 티켓, 복권 등에 쓰이는 감열지, 특수지 시설로 전환한 게 대표적인 사례다. 한솔제지의 경우 2013년과 2018년에 감열지 공장 투자를 완료해 현재는 세계 1위 규모의 생산 능력을 갖췄고, 내수 시장 점유율도 1위다.
무림페이퍼는 산업용 인쇄용지로 제품구조를 다각화했다. 이에 따라 지난해 백상지·아트지·기타지 매출은 8425억원으로 전년대비 11% 증가했다. 백상지는 도서·노트·다이어리 등 필기 용지에 쓰이고, 아트지는 잡지·카탈로그·팜플렛·쇼핑백 등에 이용된다.
이와 함께 코로나19 이후 비대면 시장이 커지면서 종이컵, 종이용기, 화장품, 생활용품 포장 등에서도 수요가 늘어나고 있다. 친환경 정책에 따라 제지 업계에 둔화 우려가 커진 한편에선 오히려 종이 수요가 확대되고 있는 셈이다.
서비스 센터에서 종이를 없애는 삼성전자도 일부 제품의 플라스틱 재질을 종이로 변경하고 있다. 삼성전자 메모리사업부의 포터블 SSD T7 제품은 포장재 재질을 플라스틱에서 종이로 바꿨다.
업계 관계자는 “제지 산업은 오래전부터 성숙기에 진입한 바 있어 정부나 기업의 페이퍼리스 정책 확대에도 매출에 큰 변화는 없다”며 “최근엔 비대면 사회 전환에 따라 오히려 다양한 부문에서 수요가 늘어나는 상황이다”고 말했다.
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