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노션에서 게스트를 초대해 협업하는 방법을 알아봅시다.
초대, 권한, 댓글, 멘션 기능도 같이 익혀요 🙂
00:00 강의 설명
00:25 요금제별 게스트 인원
00:40 초대하기 및 권한 설정
04:28 댓글
05:26 멘션
06:17 게스트 권한 제거
06:36 정리
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노션 없이 협업을 어떻게 해? – 노션 실전 활용 tip | RightBrain lab
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5강] 노션에서 협업하기 ( 페이지 공유, 링크 공유, 팀원초대하기)
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공유와 협업 – Notion (노션) Help Center
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노션(Notion)으로 프로젝트 운영하는 꿀팁 6가지 – 브런치
정말 다양하게 활용하고 있기는 하나, 개인적으로는 노션만큼 다수의 인원과 프로젝트를 진행할 때 필요한 협업 기능들이 다 포함된 툴은 없다고 생각 …
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원페이지 협업툴 ‘노션’을 찾는 이유 – 플래텀
노션은 원페이지 협업툴의 유형을 갖춘 서비스다. 한 페이지에서 일정, 할 일, 파일, 커뮤니케이션을 주고 받고 외부 서비스 데이터를 끌어와 문서화 …
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기업에서도 협업툴로 사용하는 Notion, is the Revolution! 노션 …
기업에서도 협업툴로 사용하는 Notion, is the Revolution! 노션사용법 A to Z 2탄 여러분~ 오래 기다리셨죠? 드디어 노션 ‘2탄’으로 돌아왔습니다!
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노션(notion) 협업툴 사용법(비용, 다운로드, 사례 등) – 블로그
사용하고 있는 상황입니다. . 노션은 프로젝트를 진행할 때 협업툴로써. 괜찮은 활용을 할 수 있으며. 개인의 …
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시리얼 | 전시진 | 노션 & 협업툴 컨설턴트
시리얼은 협업툴 컨설턴트로 노션, 구글, 슬랙 등 생산성 도구를 활용해 조직의 업무 효율 향상을 위한 강의, 컨설팅, 콘텐츠를 제작합니다.
Source: www.sireal.co
Date Published: 10/29/2022
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주제에 대한 기사 평가 노션 협업
- Author: 알림이별
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- Date Published: 2022. 2. 13.
- Video Url link: https://www.youtube.com/watch?v=uglKTcoK26c
[노션기초강의-5강] 노션에서 협업하기 ( 페이지 공유, 링크 공유, 팀원초대하기)
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노션으로 협업하는 방법
1강부터 4강에서는 노션의 가장 기본적인 개념가 꾸미는 방법을 알려드렸다.
위의 기능만 사용해도 충분히 노션에서 예쁜 메모를 만들어서 사용할 수 있다.
하지만, 노션의 또다른 장점은
팀원들 혹은 여러 사람과 사용할 때 협업이 매우 편리하다는 것이다.
공유 받은 페이지가 실시간으로 수정되어 모든 멤버들이 최신화된 메모를 볼 수 있다.
노션은 특정 페이지를 특정사용자에게공유가 가능하고
혹은 아예 웹에 공개해서 누구든지 웹에서 내 페이지를 보는 것도 가능하다.
👩👧👧특정 사용자에게 페이지 공유하기
먼저 특정 페이지를 하나 만들어서 외부 사용자를 초대해서 같이 사용할 수 있다.
노션 페이지 공유를 이용 할 때
공유된 페이지는 팀원들이랑 잠깐 조별 과제를 하거나,
아님 친구들과 여행계획을 짜거나,
나의 경우 룸메이트와 집에 관련된 내용을 같이 정리하는 페이지로도 이용하고 있다.
이처럼 공통의 주제를 다양한 사람들이 봐야 된다면 노션 페이지를 공유해보자
노션 페이지 공유하는 법
내가 만든 페이지 중 공유할 페이지를 선택하고 우측 상단의 공유 버튼을 클릭한다.
노션 페이지 공유
공유를 누르면 사용자 이메일 주소를 통해서 사용자를 초대할 수 있다.
노션 편집 기능
특정 페이지를 공유할때는 공유받은 사용자에게 권한 설정이 가능하다.
읽기 허용은 내가 작성한 페이지를 보기만 할 수 있는 권한
댓글 허용은 내가 작성한 페이지에 읽고, 댓글까지 보는 것이 가능한 권한
편집허용은 내가 작성한 페이지를 그 초대받은 사용자도 수정할 수 있다.
개인 프로 요금제 이상을 사용하면 전체 허용 권한을 줄 수 있는데,
그 사람이 해당 페이지를 다른 사람에게도 공유가 가능하다.
노션 공유된 페이지
내가 다른 사람들과 함께 쓰는 페이지는 공유된 페이지로 따로 탭이 생성된다.
해당 페이지는 이제 다른 사람들과 공유하고 사용하는 페이지는
공유된 페이지에서 확인하면 된다.
노션 공유된 페이지의 하위 페이지는 상위 페이지 권한을 따라갑니다.
노션 하위페이지 권한 확인하기
노션을 공유해서 사용하면, 해당페이지 하위 페이지는 모두 같이 해당 권한을 따라간다.
만약 공유된 페이지에서 하위 페이지는 공개가 되면 안 되는 페이지는
해당 페이지에 들어가서 권한을 다시 설정해야된다.
무료 플랜에서 노션 공유 최대 인원은 5명이다.
노션 요금 정책 게스트 수
해당 노션 표를 보면 개인은 무료로 사용이 가능하다.
하지만, 공유를 해서 페이지를 이용할 때 게스트를 총 5명까지만 초대가 가능하다.
만약 5명이 이상과 해당 페이지를 공유해서 사용해야 된다면
개인 프로 요금제로 업그레이드가 필요하다.
🔗웹에 노션 페이지 공유하기
내가 만든 노션 페이지를 웹사이트를 만들어서 웹에 공개해서 다른 사람들이 들어오게 할 수 도 있다.
요즘 노션을 이용해서 사이트를 만드는 경우가 많이 보이는데,
노션을 사용하는 모든 사람들은 자기가 만든 페이지를 웹에 공개해서
모든 사람들이 들어오게 할 수 있다.
노션 페이지 웹에 공유할 때
나만의 포트폴리오 사이트, 혹은 다른 사람들에게 유용한 페이지를 만들었다면
웹에 공유를 할 수 있다.
노션을 이용하면 홈페이지를 만드는 방법을 하나도 몰라도 본인만의 홈페이지를 만들 수 있다는 것이 큰 장점이다.
노션 웹 페이지 공개 시 주의사항
공유 페이지와 마찬가지로 노션 웹에 페이지를 공개하면
해당 하위 페이지도 모두 웹에 공개 된다.
그렇기 때문에 만약 공개해야 될 페이지 내부에 있는
하위 페이지에 공개가 꺼려지는 페이지가 있다면 빼고서 공개를 해야 된다.
노션 웹페이지에 공유하는 방법
공개하려는 노션 상단의 페이지에 공유를 누르면
내가 웹페이지에서 접속할 수 있는 주소가 생성된다.
웹에 노션 페이지 공유하기
내가 공개한 노션 포트폴리오 페이지이다.
이렇게 페이지를 공유하면 누구든 내가 만든 페이지에 들어와서 내가 만든 페이지를 볼 수 있다.
https://purple-drop-d34.notion.site/Ordinary-Code-babb21475b004fdeb481b5e465cb8fa5
노션 웹 페이지에 공유하는 방법
노션을 웹 페이지에 공유를 할 때도 옵션을 선택할 수 있다.
내가 공개한 페이지를 편집을 할 수 있는지, 댓글을 달 수 있는지를 선택할 수 있다.
노션 웹에서 공유할때 설정할 수 있는 옵션
또는 템플릿 복제 허용이라는 기능이 있는데
템플릿 복제를 허용해두면, 다른 사람들이 내가 만든 노션 페이지를 복사해서
자기 개인 페이지에 만들어서 수정해서 사용할 수 있다.
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공유와 협업 – Notion (노션) 도움말 센터
댓글, 멘션, 리마인더
Notion 내에서는 여러 가지 방식으로 팀원들과 소통할 수 있습니다. 실시간 대화 뿐 아니라 따로 일하는 경우에도 쉬운 협업이 가능하죠. Notion을 사용하면 대면 회의는 줄이고, 멀리 떨어진 팀원들과 24시간 정보를 공유하고, 업무 마감을 맞추는 것이 쉬워지거든요. 어떻게 하면 되는지 설명해 드릴게요 💬
노션(Notion)으로 프로젝트 운영하는 꿀팁 6가지
문득 지인이 나에게 노션 활용법에 대해서 물어보았다.
정말 다양하게 활용하고 있기는 하나, 개인적으로는 노션만큼 다수의 인원과 프로젝트를 진행할 때 필요한 협업 기능들이 다 포함된 툴은 없다고 생각한다. 동아리 운영이나 각종 프로젝트 진행을 하면서 만약 노션을 사용하지 않았더라면 회의록과 일정, 자료 정리, 칸반, 소통 등을 하는 데 있어서 여러 툴을 각각 사용해야만 했을 것이다.
그래서 몇 차례의 사이드 프로젝트와 동아리 운영을 하면서 쌓은 노하우를 바탕으로, 노션을 활용하여 프로젝트를 운영하는 꿀팁과 기능 6가지에 대해 소개하고자 한다.
일정과 회의록 활용을 동시에
동아리 운영시 사용했던 캘린더와 회의록 일부
우선 프로젝트의 시작은 ‘일정 공유’라고 할 수 있다. 어떤 목표를 가지고 함께 움직이는 사람들과 협업하는 만큼, 목적을 달성하기 위한 기간 설정과 그 기간을 공유하는 것이 필요하다. 물론, 각자의 역할과 데드라인은 칸반으로 공유할 수 있지만 큼직한 아웃라인은 하나의 캘린더로 관리하면 좋다.
캘린더 : /calendar (inline)
회의록 : 날짜 클릭 – (+) 버튼 클릭 – New Template 클릭하여 회의록 템플릿 생성
여기서 운영을 좀 더 편리하게 하는 꿀팁이 있다. 바로 캘린더에 회의록 템플릿을 만들어서 활용하는 것이다. 프로젝트를 운영하다 보면 필연적으로 회의를 할 것이고, 회의록을 보이지 않는 곳에 따로 정리해두면 접근성이 떨어져 중요한 내용을 놓치게 될 수 있다. 그렇기 때문에, 위와 같이 캘린더에 회의록 템플릿을 만들어서 활용해보자.
캘린더에 각 회의 일정 카테고리를 나누기
회의 타이틀, 회의 장소, 참여자, 간단한 회의 아젠다를 입력할 수 있도록 구성해두고 필요할 때마다 불러와 사용하면 무척 편리하다. 정기회의와 비정기 회의, 팀별 회의가 있는 경우에는 카테고리를 나눠서 볼 때도 편리하다. 해당 기능은 캘린더에서 ‘Filter’기능을 활용하면 각 카테고리에 해당하는 일정이나 회의록을 볼 때 더욱 쉽게 접근할 수 있다.
또 하나의 팁을 주자면, ‘Calendar view’를 ‘Table View’로 바꾸면 모든 일정 리스트를 한 번에 확인할 수 있다. 이처럼, 프로젝트 운영이나 팀 운영을 할 때 가장 앞 페이지에 캘린더를 활용하는 것을 추천한다.
동일한 공지사항을 한 페이지에서
Synced block을 활용한 전체 Announcement 방법
두 번째는 최근 노션에서 새롭게 출시된 기능 중 하나인 ‘Synced Block’을 소개하고자 한다. 노션을 활용해서 프로젝트 운영을 하다 보면, 필연적으로 계속 봐야 하는 공지사항이 생길 때가 있다. 이러한 상황에서 만약 A, B, C라는 페이지에 모두 해당 공지사항을 공지한 다음 내용을 수정해야 할 때 3개의 페이지에 모두 들어가서 직접 수정하는 번거로움이 발생할 수 있다.
한 번의 수정으로 전체 공지 변경 : /Synced block
그러한 상황에서 좀 더 쉽게 공지사항을 변경하는 기능이 바로 ‘Synced block’이다. 위의 이미지처럼 Original Page에서 블록을 형성하여 텍스트를 입력하면, Editing 페이지에서도 동일하게 텍스트가 수정이 된다. 만약 가장 메인 페이지에서 공지사항을 미리 저장해 두고, 세부 페이지에서 페이지마다 사용자 권한을 주거나 사용자마다 확인해야 하는 페이지가 상이할 경우에 활용하면 좋다.
또 하나의 팁이 있다면, 미리 공지용 페이지를 만들어 해당 페이지를 Orignial Page로 설정한 다음 필요한 공지를 정리하여 따로 관리할 때에도 편리하다.
칸반으로 업무 관리하기
동아리 행사 운영시 활용했던 칸반
세 번째는 프로젝트 진행 시 확인해야 하는 팀원들의 일정, 칸반 보드에 대한 것이다.
칸반 보드 생성 : /board
이미 많은 노션 사용자들이 칸반 보드를 활용하여 프로젝트 운영을 하고 있을 것이다. 팀원들의 업무를 함께 공유하고 진행사항을 확인하기 위해서는 꼭 필요한 기능이다. 기본적으로 칸반에 포함되는 내용은 해야 할 업무, 담당자, 진행 정도, 기간에 대한 것이다.
Property 설정하는 방법
처음 칸반을 만들면 가장 상단의 페이지에서 보여야 하는 Property가 보이지 않을 수 있다. 이러한 경우에는 칸반의 오른쪽에서 ‘Open as page’를 클릭한 다음, ‘Properties’에서 카드에 표시되어야 할 요소들을 직접 선택할 수 있다. 각각의 요소들은 카드 클릭 시 생성되는 페이지에서 설정하여 관리할 수 있다.
Embaded로 이미지와 파일을 더 보기 쉽게
프로젝트 페이지에 Figma 페이지를 Embed 한 케이스
단순히 텍스트와 이미지만으로 프로젝트를 관리하는 경우는 없을 것이다. 사용을 하다 보면 당연히 외부 프로그램을 활용하는 경우가 있을 것인데, 노션에서는 링크뿐만 아니라 ‘Embaded’라는 기능을 활용하여 중요한 외부 파일을 더 시각적으로 잘 나타낼 수 있다.
외부 파일 불러오기 : /embed
Embed 기능을 활용하기 위해서는 우선 명령어를 사용하고, ‘Embed link’ 혹은 ‘Upload’를 선택한다. 업로드 기능을 활용하면 일반적으로 노션에 파일을 올렸을 때 파일 형태와 이미지가 보이는 것과 달리, 미리 보기 혹은 바로 다운로드할 수 있도록 유도한다는 점에서 차이가 있다.
링크를 입력하면 해당 페이지를 미리 볼 수 있다. 이 기능을 활용하여 불러올 수 있는 프로그램 및 링크의 종류는 아래와 같다.
Embed 기능을 활용하여 좀 더 쉽게 시각화할 수 있는 페이지들
프로젝트를 진행한다면 가장 편하게 활용할 수 있는 프로그램으로는 구글 드라이브나 피그마, PDF 등이 있을 것이다. Embed 기능을 활용하지 않고 링크를 첨부하면 단순히 연결 링크만 보이지만, Embed 기능을 활용하면 해당 연결 페이지에 어떤 내용이 있는지 우선 알 수 있다는 장점이 있다. 이러한 장점을 이용하여 프로젝트에서 중요하게 다뤄야 하는 문서를 미리 볼 수 있도록 셋팅하는 것도 좋은 방법일 것이다.
퀵 메뉴로 프로젝트 페이지 쉽게 접근할 수 있도록
Table of Contents 기능으로 탭 쉽게 접근하는 방법
프로젝트를 운영하다 보면, 페이지 수가 당연히 늘어갈 수밖에 없다. 그렇게 된다면 어떤 페이지를 찾기 위해서 드래그를 매번 해야 하는 불편함이 생길 수 있고, 카테고리별로 묶어둔다고 할지라도 접근이 어려울 수 있다. 이럴 때 활용하면 좋은 기능은 퀵메뉴 카테고리 상단 고정 기능이다.
퀵메뉴 설정 : /Table of Contents
위의 이미지와 같이 퀵메뉴가 고정되어 있으면 페이지를 카테고리화 시켜둔 페이지가 어디에 위치해 있는지 쉽게 접근할 수 있다. 단, 이 기능을 활용할 때 알아두어야 할 점은 모든 텍스트에 접근 가능한 것은 아니고, 해당 텍스트가 Heading 1, 2, 3 사이즈로 설정되어 있어야 한다는 점이다.
만약 특정 페이지로 바로 접근할 수 있는 기능을 활용하고 싶으면, 두 가지 방법이 있다. 첫 번째는 텍스트에 페이지 링크를 심는 것이고, 두 번째는 페이지 바로가기 링크를 넣는 것이다. 각각의 방법은 우선 빠르게 접근하고자 하는 페이지의 링크를 복사하여 아래와 같이 입력 후 활용할 수 있다.
복사한 링크를 첨부하는 방법
페이지의 이름까지 한 번에 보이게 하고 싶다면 ‘Mention Page’ 기능을, 특정 텍스트를 직접 입력하여 좀 더 일관성 있게 관리하고 싶다면 텍스트 입력 후 ‘Link’ 탭에 복사한 페이지 바로가기 링크를 입력하여 사용하는 방법을 추천한다.
Callout 기능으로 각 페이지 쉽게 이해시키기
Callout 기능을 활용하여
마지막으로, 노션을 활용해서 협업 환경을 셋팅하는 사람은 1-2명 정도밖에 되지 않을 것이다. 그렇기 때문에, 초기에 팀에서 사용하는 노션 페이지들을 각각 설명하는데 상당한 커뮤니케이션 비용이 들어갈 수 있다. 이런 상황에서는 ‘Callout’이라는 기능을 활용해서 위와 같이 각 페이지에 대한 설명을 상단에 달아보자.
상단 공지 : /Callout 활용, 블록 내에서 띄어쓰기 활용 시 Shift + Enter 사용
해당 페이지 안에 있는 콘텐츠들을 어떻게 다루면 좋은지, 지켜야 하는 룰은 무엇인지, 전반적인 마감 기한은 언제까지인지 등을 포함해서 배치하면 좋다. 또한, 각각의 노션 페이지 안 요소들이 어떤 의미를 가지고 있는지나 어떻게 활용해야 하고 주의사항이 무엇인지 등 페이지 전체를 소개하는 식으로 활용하는 것을 추천한다.
또 하나의 팁을 주자면, 수정 권한이 있는 페이지(혹은 페이지 생성자가 editing 권한을 부여한 페이지)에서는 텍스트를 드래그하면 아래와 같이 코멘트를 남길 수 있는 기능도 제공하고 있다.
코멘트를 남기는 방법
이렇게 하면 드래그한 텍스트에 밑줄이 생긴다. 또한, 해당 텍스트에 페이지 권한이 있는 사용자를 태그 할 수도 있다. 택스트에 코멘트를 남기면 공유하고 있는 페이지에 알람이 생성되기도 한다. 이 알람은 Setting – Notification에서 온오프를 설정할 수 있다.
어느 정도 기본적으로 노션을 활용할 수 있는 사용자들이 프로젝트를 운영할 때 참고하면 좋을 기능들에 대해서 소개해 보았다. 이밖에도 프로젝트 운영을 할 때 사용하는 꿀팁들이 꽤 많은 편이라, 기회가 된다면 좀 더 고급 기능을 중심으로 내용을 추후 정리해보고자 한다,
원페이지 협업툴 ‘노션’을 찾는 이유
한 페이지에서 할 일, 일정, 파일공유, 커뮤니케이션까지 한 번에 정리할 수 있는 협업툴 노션(Notion). 최근 1년간 국내 이용자가 263%까지 증가하면서 폭발적인 인기를 끌고 있다. 최근 노션 유저들을 대상으로 조사한 결과 98%가 노션으로 업무 시간을 절약했다고 말했다. 주 평균 2.27시간이 단축되었으며 노션을 이용하면서 2개 이상의 업무 서비스를 이용하지 않게 되었다고 밝혀졌다. 덧붙여 평균 프로젝트 완료 시간 32% 단축, 팀 내 주고 받는 이메일 수신 및 발신량 26%가 감소되었다고 답했다. 생산성을 크게 향상시키고 있는 노션만이 가지고 있는 특별한 비책은 무엇일까?
노션은 원페이지 협업툴의 유형을 갖춘 서비스다. 한 페이지에서 일정, 할 일, 파일, 커뮤니케이션을 주고 받고 외부 서비스 데이터를 끌어와 문서화 시킬 수 있는 기능도 갖추고 있다. 어떤 방식이든 ‘한 페이지’에서 여러 명이 함께 업무를 정리할 수 있는 장점으로 주목받고 있는 툴이다.
이는 두 가지 측면에서 효과가 있다. 첫 번째 업무 흐름을 투명하게 기록하면서 가시성을 확보해 비대면 상황에서 업무 공유를 원활하게 한다. 한 페이지는 가상의 공동 공간이 되어 누가 어떤 업무를 어떻게 진행하고 있는지 한 눈에 볼 수 있다. 자신의 업무 영역이 투명하게 노출되니 굳이 얼굴을 마주하며 대화할 필요도 없어진다. 두 번째 이로 인해 메신저나 타 서비스 이용이 줄어들면서 컨텍스트 스위칭(Comtext Switching)이 최소화된다. 이는 업무에 완전히 몰입할 수 있는 환경을 만든다. 페이지 하나만 열면 업무와 관련된 내용은 모두 다 알 수 있으니 ‘어디까지 됐나요?’ ‘이 업무 확인했나요?’ 등의 메신저가 사라진다. 이 서비스, 저 서비스를 오가며 업무를 정리하고 커뮤니케이션 할 필요도 없어진다. 업무의 맥락이 하나로 유지되면서 불필요한 시간 소모가 사라진다.
노션이 생산성 효과를 내고 있는 이유도 여기에 있다. 실제로 노션은 현재 당근마켓, 쏘카, 리디북스, 지그재그 같은 국내 유명 스타트업에서 다수 이용 중이다. 대표적으로 당근마켓에서는 신입사원 대상 온보딩(Onboarding) 업무에 적극 활용 중이다. 정보 검색이 어려운 신입사원들을 위해 상시 업데이트 되는 문서를 한 페이지에 정리해 관리한다. 비대면 회의 내용을 한 페이지에 기록하고 체크리스트를 이용해 할 일을 공유한다. 체크리스트에 기록된 할 일은 완료 여부를 쉽게 확인할 수 있다. 쏘카에서는 비대면 회의에 활용하고 있다. 노션에 있는 칸반보드를 통해 협업 과정의 문제점을 한 번에 파악하고 진행 상태를 빠르게 확인하여 이슈를 해결하고 있다.
노션은 맥도날드, 나이키, IBM 등 글로벌 기업에서도 이용 중이다. 해외에서는 이미 원페이지 협업툴만의 장점을 인지하고 약 10년 전부터 노션과 같은 원페이지 협업툴을 이용하고 있다. 현재는 실리콘밸리의 60% 이상의 기업들이 이용 중이다. 수요가 많아지면서 자연스럽게 서비스도 다양해졌다. 우리가 잘 아는 드롭박스페이퍼(Dropbox paper), 슬라이트(Slite), 큅(Quip)도 원페이지 협업툴 중 하나다. 국내에서는 노션 외에도 유일하게 구축 형태를 제공중인 콜라비(Collabee)도 사용자가 늘고 있는 추세다. 협업툴 시장에서 원페이지 협업툴의 성장 속도는 이전의 협업툴과 비교할 수 없을 정도로 빠르다. 비대면 환경에 최적화된 점과 동시에 이전의 업무 문화를 개선할 수 있는 유일한 대안이기 때문이다.
원문 : 원페이지 협업툴 노션(Notion)을 찾는 이유
저자소개 : 백아리 콜라비팀 Growth Marketing Manager / ‘시간을 돌려준다’는 비전 아래 모인 콜라비팀에서 일하고 있습니다. 딥워크를 바탕으로 생산성 향상을 위해 고민한 내용을 블로그에 연재 중입니다.
기업에서도 협업툴로 사용하는 Notion, is the Revolution! 노션사용법 A to Z 2탄
기업에서도 협업툴로 사용하는 Notion, is the Revolution! 노션사용법 A to Z 2탄
여러분~ 오래 기다리셨죠? 드디어 노션 ‘2탄’으로 돌아왔습니다! (짝짝짝!) 1탄에서는 노션(Notion)의 개인 사용법을 다뤘었죠! 기본적인 사용법부터, 개인적인 용도로 노션을 사용할 때의 적절한 활용법에 대해 알아보았습니다.
그런데 여러분, 노션은 협업툴로도 많이 이용된다는 사실 알고 계셨나요? 코로나19 상황으로 인해 재택근무가 늘어나면서, 협업툴의 필요성이 커졌고 이용 또한 활성화되었는데요. 노션은 단기간에 가장 빠르게 대중적인 기업의 협업툴로 자리잡았다고 합니다. 이렇게 실제 기업에서도 많이 사용하고 있는 노션, 오늘은 협업툴로서의 노션 사용법에 대해 파헤쳐봅시다! (뒷부분에서는 단축키 꿀팁까지 알 수 있다고~?)
그럼 지금부터 노션 사용법 A to Z, 제 2탄! 회사편/고급편 시작합니다! 자자, 본격적으로 시작하기에 앞서 1탄을 아직 안 보신 분들이 있다면 1탄도 놓치지 마세요!
https://www.skcareersjournal.com/2590?category=642494
SK Careers Editor 안예진
Part 03 | 노션 사용법 (회사)
먼저, 회사에서 노션을 사용하는 가장 큰 용도는 ‘프로젝트 관리’일 것입니다. 여러 업무를 동시에 맡다 보면, 헷갈릴 때도 있고 마감기한 등 신경써야 할 부분이 많은데요, 노션에는 이러한 각각의 업무를 효율적으로 관리할 수 있는 기능들이 있습니다.
첫 번째로 소개할 기능은 ‘표/보드/리스트’ 기능입니다. 같은 데이터베이스를 필요에 따라 표, 보드, 리스트 등으로 나누어 볼 수 있습니다. 각 기능은 처음 시작 화면에서 고를 수 있고, 고른 이후에도 다른 보기 방법으로도 바꿀 수 있습니다.
먼저 ‘표’는 가장 기본적으로 데이터베이스를 보는 방법으로, 각 속성별로 나누어 행과 열로 나누어 분류하고 정리하는 데에 유용합니다.
‘보드’는 작업의 진행 단계를 표시하거나 그룹별로 묶어 보기에 편리합니다.
즉, 프로젝트 관리와 데이터 시각화에 유용한 기능이죠. 각 그룹별로의 이동도 자유롭기 때문에 진행률에 따라 해당 블록을 다른 그룹에 이동시키는 등 편리하게 사용할 수 있습니다.
‘리스트’는 가장 단순한 데이터베이스 보기 방법으로, 속성이 많이 적용되지 않은 문서를 저장하는 데에 적합합니다. 리스트의 각 항목은 개별 페이지로도 열리기 때문에 각각 분류할 속성은 많지 않지만 개별의 하위 콘텐츠가 많을 때 유용한 기능입니다.
조금 더 이해를 돕기 위해 같은 데이터베이스를 표와 보드, 리스트로 나타내보았습니다.
본인에게는 어떤 보기 방법이 가장 잘 맞을지 판단해 알맞게 사용하면 좋을 것 같습니다!
두 번째는 ‘관계형 속성과 롤업’ 기능입니다. 이 기능은 두 개의 데이터베이스가 서로 관련이 있을 경우 연결시킬 수 있는 기능으로. 예를 들어 고객에 대한 데이터베이스와, 품목에 대한 데이터베이스가 있을 때 어떤 고객이 어떤 품목을 샀는지 정리할 때 사용할 수 있습니다.
먼저 하나의 표에서 다른 표를 연결해 주어야겠죠? 관계형 속성을 추가해 연결시킨 뒤, 각 항목별로 맞는 속성을 연결해주면 됩니다. 예를 들면 표 1에서의 1번 항목과 표 2의 B항목이 연관이 있고, 표 1에서의 2번 항목과 표 2의 A항목, 표 1의 3번 항목과 표 2의 C항목이 관련되어 있다면 다음과 같이 각각을 연결하면 이렇게 나타낼 수 있게 됩니다.
노션 공식 ‘도움말과 지원’ 페이지에서도 적절한 예시가 있는데요. 처음의 예시처럼, 구매자와 품목을 연결시켜 정렬된 결과를 볼 수 있습니다. 각 데이터베이스끼리의 연관된 정보를 정렬해서 볼 수 있는 것이죠.
이러한 결과를 분석하기에 더욱 유용한 기능이 바로 ‘롤업’인데요, 롤업 기능을 이용하면 데이터베이스 간의 관계를 토대로 데이터를 집계할 수 있습니다. 롤업하고자 하는 관계형 속성과, 관련 페이지의 속성, 관계형 속성에 사용할 계산법, 이렇게 세 가지를 입력하면 원하는 결과를 얻을 수 있습니다.
다음으로는 ‘함수’ 기능입니다. 흔히 수식을 집어넣을 때 사용하는 엑셀처럼 노션에도 수식 기능이 있는데요!
이 기능은 매우 복잡하고, 어떤 함수를 집어넣느냐에 따라 무궁무진하게 활용할 수 있기 때문에 예시로 한 가지만 소개하려고 합니다.
예를 들어 각 프로젝트의 마감기한까지 남은 일 수를 함수로 자동계산하고 싶다면, ‘datebetween’ 함수를 이용하면 됩니다. 이 함수는 두 날짜 사이의 시간을 나타내며, 마감기한 속성과 현재 날짜, 그리고 변환단위는 일 수인 days로 입력하면 남은 날짜가 자동으로 계산됩니다.
자, 그럼 이번에는 정말로 여러 팀원이 동시에 협업을 해야할 때의 공동 작업 기능에 대해 알아봅시다.
협업할 보드를 제작한 뒤, ‘멤버를 추가’할 수 있습니다. 추가하는 방법은 대표적으로 2가지로, 초대 링크를 보내거나, 이메일 계정을 이용하는 방법입니다. 이 때 멤버의 권한을 설정할 수 있습니다.
또한 페이지를 공유할 때 해당 ‘페이지에 대한 권한’도 설정할 수 있습니다. 이 때의 권한은 총 5가지인데요, 각각의 차이점을 정리해보면 다음과 같습니다.
다음으로는 ‘멘션’ 기능이 있습니다. 멘션 기능은 정말 간단하게 ‘@’를 이용해 실행할 수 있는데요. 날짜부터, 사용자, 페이지를 멘션해 리마인드할 수 있습니다. 또한 댓글과 토론 기능을 통해 원하는 부분에 대해 의견을 나눌 수 있습니다.
작업한 ‘페이지를 공유’할 수도 있습니다. 페이지 오른쪽 상단의 ‘공유’를 클릭해 사용자, 팀, 혹은 웹으로 공유할 수 있습니다. 웹사이트에 공유하게 되면 포트폴리오나 이력서 등을 공개로 게시할 수 있으며, 노션을 사용하지 않는 사람에게도 해당 페이지를 공유할 수 있습니다.
마지막으로, ‘실시간 공동 작업’도 가능합니다. 페이지의 맨 위에 떠 있는 프로필 아이콘으로 현재 누가 이 페이지에 들어와 있는지 알 수 있으며, 각 편집자가 편집을 하고 있는 블록에 그 사람의 프로필이 뜨기 때문에 원활하게 실시간으로 함께 작업할 수 있습니다.
Part 04 | 노션의 고급 기능/꿀팁
이제 어느 정도 노션에 대한 사용법이 조금 익숙해진 것 같죠? 이번에는 그동안의 사용법을 숙지하신 분들을 위한 고급 기능들을 알려드리려고 합니다! 이렇게 많은 기능을 하나하나 다 찾아서 하기에는 시간이 너무 오래걸리기 때문에 만들어진 것이 있죠! 바로 ‘단축키’입니다. 그 중에서도 가장 많이 사용되며 가장 유용하다고 알려진 몇 가지 단축키를 알려드릴게요!
(*cmd/ctrl : Mac에서는 cmd, Windows와 Linux에서는 ctrl 키패드 의미,
option/shift : Mac에서는 option, Windows와 Linux에서는 shift 키패드 의미)
[단축키]① 새 페이지 만들기 : [cmd/ctrl] + [n]
② 다크모드 전환 : [cmd/ctrl] + [shift] +[l] (*l :알파벳)
③ 체크리스트 만들기 : [cmd/ctrl] + [option/shift] + [4]
④ 토글 목록 만들기 : [cmd/ctrl] + [option/shift] + [7]
⑤ 선택한 블록 복제 : [cmd/ctrl] + [d]
⑥ 텍스트 글꼴 변경 :
1) 굵게 : 텍스트 선택 후 [cmd/ctrl] + [b]
2) 기울임꼴 : 텍스트 선택 후 [cmd/ctrl] + [i]
3) 취소선 : 텍스트 선택 후 [cmd/ctrl] + [shift] + [s]
이번 2탄에서는 협업툴로서의 노션 사용법과 단축키 및 꿀팁 기능들에 대해 알아보았습니다. 이해가 잘 되셨나요~? 많은 분들에게 도움이 되었기를 바랍니다😊
코로나19 상황으로 인해 온라인 협업툴을 비롯한 온라인 상의 기록 기능이 급속도로 많이 사용되었고 발전했는데요, 앞으로도 이러한 온라인 기록은 계속될 것입니다. 사용법만 익숙해지면 그 어떤 툴보다도 유용한 기능을 정말 다양하게 사용할 수 있는 노션! 사용법을 익히고 여러 용도로 편리하게 사용하면 좋을 것 같습니다! 여러분의 기록 라이프를 응원합니다😊
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