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프로젝트 협업툴 | 업무 효율 높이는 6가지 도구
업무 효율 높이는 6가지 도구를 업계별 추천합니다. 이 문장은 프로젝트 협업툴 의 장점을 설명하기 위한 기초 위에 업무 장면별 구체적인 업무 …
Source: www.finereport.com
Date Published: 3/9/2021
View: 2967
플로우(flow) – 대한민국 NO.1 업무용 협업툴
메신저와 업무관리가 더해진 올인원 협업툴로 프로젝트 협업을 경험해 보세요. 스타트업부터 대기업까지 선두 기업들은 이미 플로우로 일하고 있습니다.
Source: flow.team
Date Published: 9/30/2021
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협업툴 – 나무위키:대문
서비스용 소프트웨어형 클라우드(SaaS)를 기반으로 팀 커뮤니케이션, 할 일 및 일정 관리, 파일 공유, 노트 작성, 프로젝트 관리 등 지식노동자들의 …
Source: namu.wiki
Date Published: 6/3/2022
View: 5828
최고의 프로젝트 관리 툴은?
협업툴에는 파일을 저장하고 공유하는 동시에 실시간으로 커뮤니케이션할 수 있는 방법이 포함되어야 합니다. 자동화 – 이제 지루한 작업을 중단해야 할 …
Source: blog.sphinfo.com
Date Published: 10/24/2022
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협업툴 선정하기 A to Z
1 협업툴의 기능 · 1. 전사관리 (전자결재, 조직도 등) · 2. 프로젝트 관리. 업무의 시각화 (캘린더, 타임라인, 간트차트, 대시보드 등) · 3. 자체 드라이브 …
Source: medium.com
Date Published: 12/3/2022
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IT 프로젝트가 처음이라면 꼭 알아둬야 할 5가지 툴
IT 프로젝트의 생산성을 높이는 5가지 협업 툴들을 소개합니다. 실제로 위시켓을 이용하는 클라이언트님과 파트너님도 많이 사용하고 있는 툴들인데요 …
Source: yozm.wishket.com
Date Published: 5/8/2021
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업무 관리 vs. 프로젝트 관리 – 기초 가이드 • Asana
모든 협업 툴과 마찬가지로 업무 관리 및 프로젝트 관리는 팀이 협업하는 데 도움이 됩니다. 채팅 소프트웨어부터 이메일 관리, 화상 회의까지 팀은 협업 소프트웨어를 …
Source: asana.com
Date Published: 7/13/2022
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기업별 상황에 맞는 협업툴 선택 가이드 – SharedIT
VDI와 협업환경 구축이 작년 한해 가장 바쁘게 수행된 IT프로젝트였지 않을까 … 그룹웨어와 메신저, 그룹피드화 화상회의까지 갖추게 된 협업툴은 …
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Date Published: 5/8/2021
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스타트업에서는 어떤 협업 툴을 쓸까? – 브런치
“UI/UX가 페이스북이랑 똑같아서 적응이 빠르고 페이스북에서 그룹 만들 듯이 프로젝트 별로 그룹을 만들어서 관련 사항을 아카이빙 할 수 있어요. 구글 …
Source: brunch.co.kr
Date Published: 10/2/2022
View: 4224
주제와 관련된 이미지 프로젝트 협업 툴
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주제에 대한 기사 평가 프로젝트 협업 툴
- Author: 페이퍼로지
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- Date Published: 2021. 1. 25.
- Video Url link: https://www.youtube.com/watch?v=Ru_v-s2ODec
업무 효율 높이는 6가지 도구
시대의 발전에 따라, 사회적 경쟁은 더욱 격렬해졌습니다. 기업들은 생산성 향상과 업무 효율성의 중요성을 인식하고 효율성을 높이기 위해 다양한 노력을 기울이고 있습니다. 특히 코로나 19는 아직 끝나지 않았습니다. 코로나 19 예방을 위해 원격 근무가 필요합니다. 그래서 우리는 업무의 효율을 높이는 것이 더욱 필요합니다. 이때는 프로젝트 협업툴 이 중요합니다.
다른 한편으로 그 필요성을 이해한다 하더라도 구체적으로 업무 효율화를 어떻게 진행해야 합니까? 많은 기업이 이런 의문을 품고 있습니다. 기본적인 방법이나 노하우를 익히지 않고 밀어 붙이면 역효과가 날 수 있습니다.
업계별 6가지 업무 효율 높이는 개발자 협업툴
직업 효율을 높이려면, 그에 상응하는 프로젝트 협업툴 을 사용하는 것이 매우 중요합니다. 일을 간소화함으로써 일을 신속하게 완성할 수 있습니다. 용도와 특성이 다른 여러 도구 중에서 자신에게 가장 적합한 협업툴 을 찾는 데는 상당한 시간과 노력이 들 것입니다.
그렇다면, 회사에 도움이 되는 프로젝트 협업툴 은 어떻게 선택할 것입니까?
이 문장은 프로젝트 협업툴 의 장점을 설명하기 위한 기초 위에 업무 장면별 구체적인 업무 효율화 방법과 업무 효율화 도구의 사용 사례를 소개해드립니다.
그 밖에, 우리는 또 다른 효율 제고 방안을 소개했습니다. 다음을 참고합시다:
프로젝트 협업툴 : 리포트 · 대시보드 만들기
1. 개발자 협업툴 : FineReport
3가지 리포트 모드로 필요한 모든 상황에 적용할 수 있습니다.
기본 리포트 모드 ：각종 보고서 양식 작성 가능 (예. 증명서, 신청서)
Aggregate reports모드：불규칙적인 대형 보고서를 대상으로 만든 독창적인 모드
대시보드 모드：자유로운 다차원 분석, KPI 대시보드 제작 가능
자유로운 데이터 쿼리 편집과 필터링 정의를 통해 데이터 속에 숨은 인사이트 발견할 수 있고 다양한 차트 양식과 풍부한 시각화 효과 제공합니다. 기업의 토탈 리포트 관리 솔루션 때문에 리포트 아이렉트, 표지 및 양식 통일 가능하여 시각화 설정부터 데이터 셀에 대한 권한까지 세부 조정가능합니다. 간편한 데이터 입력 양식 생성 및 DB 전송할 수 있습니다. 다양한 데이터 입력 위젯 제공으로 사용자 맞춤 입력폼 작성하여 언제, 어디서든 필요한 리포트 작성 및 천송 가능합니다.
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무료 체험 버전 : 현재 파인리포트(FineReport)는 기간과 기능의 제한이 없는 개인 사용자용 라이선스를 공식홈페이지에서 무료로 배포하고 있습니다.
기업용 버전 : 문의사항이 필요합니다. 고객님에 맞는 최적의 가격을 제안해드립니다.
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2. 개발자 협업툴 : Zoho invoice
Zoho invoice는 청구서 발행, 경비 관리 등의 기능을 갖춘 클라우드형 업무 효율화 도구입니다.
디자인성이 높은 견적서나 청구서를 초보자도 쉽게 만들 수 있습니다. 또한, 신용카드 정보를 미리 등록해 달라고 하면 온라인에서 자동으로 지불을 받을 수 있습니다.
프로젝트 협업툴 의 요금:
업무 효율 높이는 도구: 사내 커뮤니케이션
3. 프로젝트 협업툴 : Slack
Slack은 비지니스 채팅, 화면 공유, 파일 공유 등 업무를 진행하는데 필요한 기능을 탑재한 사내 커뮤니케이션 도구입니다.
모두 채널을 기반으로 이루어집니다. 전용 채널에서 개별 주제, 프로젝트 또는 팀과 관련된 모든 내용을 따라갑니다. 고객님이 참조하고 검색할 수 있는 내역도 있습니다. Slack은 프로젝트 종료, 팀 변경에 관한 모든 것을 저장합니다. Slack 채널을 통해 클라이언트, 벤더 및 파트너와 진행 상황을 공유할 수 있습니다. 대화할 때에도 업무가 더 빨리집니다.
요금:
개발자 협업툴 : 파일 공유 및 온라인 스토리지
4. 프로젝트 협업툴 : Dropbox Business
Dropbox Business는 단순히 파일을 안전하게 보관하는 저장소를 넘어서 팀, 도구, 콘텐츠를 한 데 모아 주는 스마트한 작업 공간입니다.
Dropbox에서 기존 파일과 함께 Google 문서, 스프레드시트 및 프레젠테이션, Microsoft Office 파일, 그리고 Dropbox Paper 등의 클라우드 콘텐츠를 만들고, 저장하고, 공유합니다. 언제, 어디서든 편리한 팀 협업가능합니다. 컴퓨터, 모바일 장치 또는 어떤 웹 브라우저에서든 팀의 자료에 쉽게 액세스합니다. 필요한 것을 신속하게 검색할 수 있고 Dropbox Spaces로 파일 및 클라우드 콘텐츠를 한 곳으로 가져와 PowerPoint를 Google 문서, Trello 보드 등 팀이 사용하려는 어떤 도구와든 나란히 두고 편리하게 이용할 수 있습니다.
요금:
5. 프로젝트 협업툴 : Confluence
Confluence는 원격으로 지식을 공유하고 공동 작업할 수 있는 팀 작업 영역입니다.
단일 정보의 출처 만들 수 있습니다. 팀의 집합적 지식을 모든 사용자를 위한 찾기 쉬운 답변으로 활용하여 시간을 절약합니다.이동 중에도 업무 진행 가능합니다. 실행 가능한 미팅 노트에서 영감을 주는 프로젝트 계획에 이르기까지 유연한 작업 영역을 통해 팀의 참여를 이끌어 낼 수 있습니다.
요금:
업무 효율 높이는 도구–온라인 미팅
6. ZOOM
ZOOM은 온라인 회의에 특화된 업무 효율화 도구입니다.
Zoom은 여러분을 위한 것입니다. Zoom은 사용자가 연결하고, 커뮤니케이션하고, 아이디어를 표현함으로써 모두가 함께 더 많은 일을 성취할 수 있도록 지원합니다. 수백만의 대기업, 중소기업 및 여러분과 같은 수많은 개인 사용자의 신뢰를 받고 있다는 것이 자랑스럽습니다.
요금:
마지막으로
프로젝트 협업툴 을 활용하여 생산성 향상합시다! 이 문장을 통해 6가지 업무 효율화 툴을 소개했습니다. 기업에 있어서, 적절한 툴 도입으로 얻을 수 있는 것은 시간만이 아닙니다. 중요 업무에 해당하는 자원도 늘릴 수 있으므로, 생산성의 향상에 큰 도움이 되는 것이 기대하고 있습니다.
대한민국 NO.1 업무용 협업툴
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최고의 프로젝트 관리 툴은?
이집트의 사막에 피라미드를 건설하거나, 우주로 로켓을 발사하거나, 새로운 사업을 수익성 있게 만들거나…… 위대한 노력이 성공하려면 계획과 신중함이 필요합니다.
프로젝트를 관리하지 않고도 훌륭하게 작업을 해낼 수 있나요? 네, 물론이지요. 많은 일들을 할 수 있습니다. 그러나 그 과정에서 고통스럽고, 스트레스를 받고, 책상 밑에 웅크리고 앉아 눈물을 흘릴 수도 있지요.
프로젝트 관리 툴이 너무 많아서 나에게 맞는 프로젝트 관리 툴을 찾기까지 많은 시간과 노력을 써야한다고 느낄 수도 있습니다. 그런 분들을 위해, 이 포스팅에서 현재 이용 가능한 최고의 프로젝트 관리 툴을 소개해드리겠습니다!
(프로젝트 관리 툴의 전체 목록을 보려면 288개의 프로젝트 관리 툴 포스팅을 참고하세요.)
훌륭한 프로젝트 관리 툴이란 어떤 것인가요?
업무에 적합한 툴을 선택할 때는 비즈니스 요구사항을 먼저 파악하고 이를 고려 중인 툴에 맞추는 것이 중요합니다. 다음은 프로젝트 관리 도구를 검토할 때 고려해야 할 7가지 중요한 기능입니다.
프로젝트 계획 – 간트 차트가 됐든, 칸반 보드나 간단한 스프레드시트가 됐든, 계획과 일정 관리는 모든 프로젝트 관리 툴의 핵심이어야 합니다.
– 간트 차트가 됐든, 칸반 보드나 간단한 스프레드시트가 됐든, 계획과 일정 관리는 모든 프로젝트 관리 툴의 핵심이어야 합니다. 커스터마이징 – 모든 기업을 일하는 방식이 다릅니다. 그런데 왜 툴은 똑같이 구성되어 있나요? 커스터마이징 또는 수정이 가능한 프로젝트 관리 툴을 사용하여 회사에 적합한 시스템, 프로세스 또는 협업을 지원하세요.
– 모든 기업을 일하는 방식이 다릅니다. 그런데 왜 툴은 똑같이 구성되어 있나요? 커스터마이징 또는 수정이 가능한 프로젝트 관리 툴을 사용하여 회사에 적합한 시스템, 프로세스 또는 협업을 지원하세요. 팀 협업 – 팀은 내부 및 고객과의 접촉을 유지해야 합니다. 협업툴에는 파일을 저장하고 공유하는 동시에 실시간으로 커뮤니케이션할 수 있는 방법이 포함되어야 합니다.
– 팀은 내부 및 고객과의 접촉을 유지해야 합니다. 협업툴에는 파일을 저장하고 공유하는 동시에 실시간으로 커뮤니케이션할 수 있는 방법이 포함되어야 합니다. 자동화 – 이제 지루한 작업을 중단해야 할 때입니다. 사용자 간에 업무를 수동으로 전달하는 작업(예: 컨텐츠 팀이 초안을 작성하여 디자인 팀에게 이메일을 보내는 작업)은 2021년에 완전히 필요하지 않습니다. 최첨단 자동화를 통해 시간을 절약할 수 있는 도구를 찾습니다.
– 이제 지루한 작업을 중단해야 할 때입니다. 사용자 간에 업무를 수동으로 전달하는 작업(예: 컨텐츠 팀이 초안을 작성하여 디자인 팀에게 이메일을 보내는 작업)은 2021년에 완전히 필요하지 않습니다. 최첨단 자동화를 통해 시간을 절약할 수 있는 도구를 찾습니다. 자원 관리 – 누가 언제 무엇을 하느냐가 프로젝트의 핵심 구성 요소입니다. 또한 추적하기 가장 어려운 요소이기도 합니다. 프로젝트에 배정된 개인이나 팀은 다른 일을 하는 경우가 꽤 많습니다. 작업을 제시간에 완료하는 것이 매우 중요하므로 실용적인 프로젝트 관리 도구를 사용하여 스케줄링, 시간 추적 등을 정확하게 관리할 수 있습니다.
– 누가 언제 무엇을 하느냐가 프로젝트의 핵심 구성 요소입니다. 또한 추적하기 가장 어려운 요소이기도 합니다. 프로젝트에 배정된 개인이나 팀은 다른 일을 하는 경우가 꽤 많습니다. 작업을 제시간에 완료하는 것이 매우 중요하므로 실용적인 프로젝트 관리 도구를 사용하여 스케줄링, 시간 추적 등을 정확하게 관리할 수 있습니다. 보고 및 예산 책정 – 우수한 프로젝트 관리 툴은 현재 어떤 시점에 놓여 있는 프로젝트를 이해하는 데 도움이 되는 강력한 보고서를 제공해야 합니다. 이러한 보고서는 방해 요소 및 사용된 시간과 비용을 식별하여 리소스를 적절하게 재할당할 수 있도록 해야 합니다.
– 우수한 프로젝트 관리 툴은 현재 어떤 시점에 놓여 있는 프로젝트를 이해하는 데 도움이 되는 강력한 보고서를 제공해야 합니다. 이러한 보고서는 방해 요소 및 사용된 시간과 비용을 식별하여 리소스를 적절하게 재할당할 수 있도록 해야 합니다. 단순성 및 사용 편의성 – 툴이 너무 복잡하고 사용하기 어려운 경우, 기능이 아무리 좋더라도 대부분의 사람들은 그 툴을 사용하지 않게 됩니다. 기업은 고된 교육에 시간과 비용을 들일 여유가 없으며 처음부터 직관적인 도구를 선택해야 합니다.
여러분의 비즈니스에 가장 적합한 프로젝트 관리 소프트웨어는 무엇인가요?
적절한 툴을 찾는 것은 어렵습니다. 그래서 이 포스팅을 쓰는 것이고요! 어떤 툴이 여러분에게 가장 적합한지 이해하기 쉽도록 몇가지 프로젝트 관리 툴을 정리해 보았습니다.
먼데이닷컴
제일 좋은 것부터 시작해보죠! (스스로 이렇게 말해도 되나요…)
간편한 것을 찾는다면 먼데이닷컴이 최고입니다. 저희 스스로도 먼데이닷컴이 최고의 프로젝트 관리 툴이라고 자부할 수 있어요. 설정부터 시작까지 얼마나 쉬운지는 말할 필요도 없고요.
직관적이고 커스터마이징이 쉬운 인터페이스로, 사용자는 몇 분만에 모든 설정을 끝낼 수 있습니다.
먼데이닷컴의 주요 셀링 포인트 몇 가지를 살펴봅시다:
협업: 먼데이닷컴은 협업하기에 최상의 툴입니다. 먼데이닷컴의 협업 기능은 팀이 하나의 공간에서 커뮤니케이션하고, 정보를 저장할 수 있게 하여 이메일이나 인트라넷을 뒤지는 수고를 덜어주죠. 모든 것이 즉각적이고 모두가 쉽게 접근할 수 있어 시간을 절약하고 투명성을 확보할 수 있습니다.
일정관리 및 계획: 먼데이닷컴과 함께라면 일정 관리와 프로젝트 계획도 아주 쉬워집니다. 다양한 방법으로 프로젝트 진행 상황을 시각화할 수 있는 보기 옵션을 활용해보세요.
커스터마이징: 먼데이닷컴은 빠르게 시작할 수 있는 프로젝트 관리 템플릿을 120여가지나 제공합니다. 모든 산업군에 맞는 템플릿이 이미 준비되어 있답니다. 그리고 다양한 보기 옵션을 통해 팀원은 자신의 업무에 맞는 방식으로 프로젝트 데이터를 시각화할 수 있습니다.
가격: 먼데이닷컴은 네 가지 요금제(베이직, 스탠다드, 프로, 엔터프라이즈)를 제공합니다.
14일 무료 체험이 가능하고, 연간 요금제에는 할인이 적용됩니다. 더 자세한 정보는 가격 페이지를 참고하세요.
마이크로소프트 프로젝트 (MS Project)
마이크로소프트 프로젝트는 아마도 가장 잘 알려진 프로젝트 관리 툴일 것입니다. 마이프로소프트 프로젝트만 구입할 수도 있고, MS 오피스에 애드온으로 구매할 수도 있습니다. 가장 잘 알려진 기능은 간트 차트입니다.
마이크로소프트 프로젝트는 견고한 계획, 보고 및 리소스 관리 기능을 갖춘 유용한 도구입니다. 그러나 이 툴을 최대한 활용하려면 어느 정도 교육이 필요합니다.
마이크로소프트 프로젝트는 신속한 프로젝트 관리가 가능하지만, 마일스톤과 결과물이 정의된 폭포수 프로젝트(Waterfall Project)에 가장 적합합니다.
마이크로소프트 프로젝트는 세 가지 요금제를 제공합니다. 보고 기능은 프로젝트 플랜3에서만 사용할 수 있습니다. 프로젝트 플랜 1은 사용자당 10달러부터 시작하고, 플랜 3은 사용자당 월 30달러입니다. 리소스 및 수요 관리 기능까지 제공하는 플랜 5는 한 달에 사용자당 55달러입니다.
지라 (Jira)
또 다른 인기 있는 프로젝트 관리 솔루션은 지라입니다. 애자일 방법론의 연동으로 가장 잘 알려진 지라는 소프트웨어 팀에게 인기있는 도구입니다. 지라는 강력한 보고 기능과 대시보드를 통해 프로젝트 진행 상황에 대한 자세한 스냅샷을 제공할 수 있습니다.
지라는 프로젝트 워크플로우 및 작업 관리를 보다 효율적으로 만드는 데 도움이 되는 매우 유용한 자동화 기능을 제공하며, 다른 자주 쓰는 오피스 앱과 연동할 수 있습니다.
협업의 관점에서 지라는 정보나 파일을 저장할 수 있는 통합 위치를 제공합니다. 이 곳에서 팀은 쉽고 빠르게 소통할 수 있습니다.
지라는 개발 프로젝트에 적합하여 마케팅 팀이나 성장 팀에게는 조금 혼란스러울 수 있습니다. 워크플로우는 칸반 보기로 제한되어 있으며, 간트차트는 외부 툴을 연동해야 가능합니다.
지라는 프로젝트 관리를 시작하는 팀을 위해 제한된 기능을 무료로 제공합니다. 스탠다드 플랜은 사용자당 월 7달러이며, 프리미엄 플랜은 14달러입니다.
트렐로 (Trello)
트렐로는 칸반 보드를 직관적이고 재미있게 관리할 수 있는 매우 간단하고 사용하기 쉬운 인터페이스를 가지고 있습니다. 트렐로에서 각 보드는 프로젝트를 나타내며 작업은 카드로 정리됩니다. 트렐로는 간트 차트를 내장하고 있지 않아 역시 외부 툴을 연동해야 합니다.
프로젝트의 복잡성에 따라 매우 간단한 보드를 사용할 수도 있고, 서로 다른 수준의 검증이 필요한 훨씬 복잡한 목록을 작성할 수도 있습니다. 태스크가 생성되면 구성원을 할당할 수 있으며, 누가 무엇을 담당하고 있는지, 진행 상황이 어떻게 되고 있는지 빠르고 시각적으로 표현할 수 있습니다.
트렐로는 그대로 사용해도 되지만, 몇 가지 자동화나 연동(유료 플랜에만 제공되는)이 없으면 툴의 한계를 느끼게 될 것입니다.
트렐로는 제한적인 기능을 무료로 제공하지만, 프로젝트 관리에 사용하기 위해서는 유료 요금제를 사용하는 것이 좋습니다. 비즈니스 플랜은 사용자당 월 9.99달러이며, 대규모 팀의 경우 사용자당 월 17.50달러인 엔터프라이즈 플랜을 이용할 수 있습니다.
스마트시트 (Smartsheet)
간트차트의 팬이라면, 스마트시트는 마이크로소프트 프로젝트의 좋은 대안이 될 겁니다. 스마트시트는 스프레드시트를 개선하여 모든 프로젝트 관련 정보에 대한 하나의 관리 도구를 제공합니다.
이 툴은 여러 프로젝트를 일정에 맞게 유지하는 데 도움이 되는 몇 가지 강력한 대시보드 및 보고서를 제공합니다. 칸반 보드 연동을 통해 팀은 여러 가지 방법으로 정보를 시각화하여 우선순위를 더 잘 이해할 수 있습니다.
스마트시트는 협업의 관점에서 위에서 설명한 다른 프로젝트 관리 툴보다 강력하지 않을 수 있습니다. 스마트시트는 파일을 저장하거나 도구 내에서 업데이트를 직접 전달할 수 있는 방법을 제공하지 않습니다.
이러한 격차는 다른 유명한 오피스 앱과의 연동으로 다소 완화할 수 있습니다.
스마트시트는 두 가지 요금제를 제공합니다. Standard Personal은 사용자당 월 14달러의 유료 요금제이며 Standard Business(표준 비즈니스) 플랜은 사용자당 월 25달러의 요금제입니다.
결론
프로젝트의 규모에 관계없이, 어떤 일을 하든지 성공하고 싶다면 훌륭한 프로젝트 관리 도구를 갖추는 것이 필수적입니다. 설정 속도가 빠르고 확장이 용이한 것 외에도, 선택한 툴이 고객의 요구 사항과 비즈니스 요구사항을 충족할 수 있어야 합니다.
다음은 적합한 프로젝트 관리 도구를 평가하는 데 도움이 되는 최종 3가지 팁입니다.
1. 툴을 원하는 방식으로 작동시키기 위해 어떤 통합이 필요한지 결정합니다.
2. “이동 중” 프로젝트 관리는 현대적이고 원격 지향적인 비즈니스에 필수적이므로 툴의 모바일/오프라인 기능을 살펴보아야 합니다.
3. 툴이 얼마나 유연한지 따져보세요. 필요에 따라 커스터마이징 할 수 있으며 성장에 따라 확장할 수 있나요?
궁극적으로, 올바른 툴은 모든 사람이 어떤 일을 하고 있는지 확실히 알 수 있게 해 줄 것입니다. 이를 통해 협업을 개선하고 프로젝트를 정상 궤도와 예산에 맞출 수 있도록 도와줍니다.
먼데이닷컴의 프로젝트 관리 소프트웨어는 사용자 정의가 가능하고 동적인 동시에 모든 프로젝트에 적합할 만큼 강력하고 단순합니다.
우리는 모든 면에서 더 시각적이고, 데이터 중심적이고, 직관적입니다.
이런 기능들을 살펴보려면 먼데이닷컴의 프로젝트 관리 템플릿을 확인해보세요.
IT 프로젝트가 처음이라면 꼭 알아둬야 할 5가지 툴
모든 프로젝트가 그렇겠지만, IT 프로젝트 역시 많은 사람들과 협업이 필요합니다.
그렇기 때문에 팀원(혹은 외주 업체)에게 내가 원하는 바를 정확하게 전달하고, 그것이 제대로 반영되고 있는지 확인하고 커뮤니케이션하는 과정이 가장 중요합니다.
오늘은 이 과정을 원활하게 이루어지도록 돕는 툴들과 대표적인 서비스를 여러분께 소개하고자 합니다.
IT 프로젝트가 처음인 클라이언트님들께서는 이 툴들을 꼭 학습해보시고, 프로젝트 진행 시 도입해보시는 것을
추천드립니다. 🙂
01. 프로토타이핑 툴
팀원 A : 제가 만들고 싶은 앱은요.. 버튼을 누르면 누르면 화면이 뿅 튀어나오고, 또 스르륵~ 다시 사라지구요.. 팀원 B (기획자) : 음.. (정확히 어떤 모습인지 상상이 잘 안되는데…?)
프로토타입이란 제품이나 서비스를 상용화하기 전, 사용자의 반응을 미리 확인해 보기 위해 만드는 테스트용 산출물을
의마합니다.
왜 프로토타입을 만들어봐야 하냐구요?
‘뿅, 스르륵’과 같은 표현을 쓰는것 보다, 1) 협업을 진행하는 팀원(혹은 외주 업체)과 커뮤니케이션 오류가 줄어들고,
2) 구현하려는 서비스를 시각적으로 확인할 수 있어, 상세 기획 및 디자인이 용이합니다. 3) 결국, 시간과 비용을 효율적으로 관리할 수 있습니다.
오븐(OVEN)
https://ovenapp.io/
오븐은 다음카카오에서 제공하는 무료 프로토타이핑 툴로, 100여 가지 UI 컴포넌트 제공, 다양한 디바이스 사이즈 선택 지원 등의 다양한 기능을 제공하고 있습니다. 또한, 학습이 쉬워 기획이 처음인 분들에게 추천드리는 툴입니다.
오븐은 디테일한 기획 설계보다는 아이디어를 시각화 해, 함께 협업할 팀원이나 외주 업체에게 서비스의 전체적인 컨셉과 기능을 동기화시켜주는 용도로 적합합니다. 때문에, 만약 기획 / UIUX 설계가 필요하다면 Axure, Invision과 같은 툴들을 활용하시는 것도 추천드립니다.
▶아래 영상에서 오븐 사용방법을 자세히 알아보세요.
(출처 – 생활코딩)
02. 커뮤니케이션 툴
업무 관련 빠른 피드백이 필요한데.. 메일은 회신 여부를 확인하기 어렵고, 카카오톡을 하자니 공사 구분이 너무 없는 것 같고. 업무 히스토리를 찾아보기도 어려워요..
슬랙(Slack)
https://slack.com/
슬랙은 팀 프로젝트에 최적화되어 있는 메신저형 업무 협업 툴입니다.
프로젝트별 / 주제별 / 팀원별 등 원하는 대로 채널을 생성하고, 실시간으로 메시지를 주고받을 수 있습니다. 그 외에도 구글 드라이브, 트렐로 등 타 서비스와의 연동을 통해, 흩어진 정보를 한 곳에서 볼 수 있는 것이 슬랙의 가장 큰 장점입니다.
디자인과 사용성 역시 직관적이어서 초기에 큰 무리 없이 서비스를 사용할 수 있습니다.
슬랙은 기본적으로 무료로 이용이 가능하나, 최신 메시지 기준 10,000개 검색, 타 서비스 연동 10개와 같이 일부 기능이 제한되어 있습니다.
▶아래 영상에서 슬랙 사용방법을 자세히 알아보세요.
03. 프로젝트 관리 툴
프로젝트가 한창 진행 중인데, 어떤 일을 누가 담당하고 있는지, 우리 프로젝트가 전체 프로세스 중 어디쯤 왔는지 잘 모르겠어요..
트렐로(Trello)
트렐로는 다른 사람과 프로젝트를 공유하고 진행상황을 확인할 수 있는 비주얼 협업 툴입니다.
트렐로를 활용하면 프로젝트를 보드를 통해 현재 무슨 작업이 진행 중인지, 누가 무슨 일을 하고 있는지, 프로세스에서
특정 사안이 어디에 위치하는지를 한눈에 볼 수 있습니다.
사용방법 또한 단순합니다. 팀 단위로 보드를 생성하여, 필요한 만큼의 리스트와 카드를 만들어 바로 사용하면 됩니다.
요금제가 별도로 있으나, 무료로도 트렐로의 핵심 기능을 충분히 활용할 수 있습니다. 이 외에도 타 서비스 연동, 멀티 디바이스를 지원하고 있습니다.
▶아래 영상에서 트렐로 사용방법을 자세히 알아보세요.
04. 형상 관리 툴(버전 관리 툴)
저희 팀 내부 개발 리소스가 부족해서, 일부는 외주로 동시 진행하자고 하네요. 그런데 개발 소스코드는 어떻게 관리하죠?
형상 관리란 앱, 웹 등 소프트웨어를 개발하는 과정에서 변경되는 소스코드를 체계적으로 추적하고 하고 관리하는 것을 의미합니다.
마치 Goolge docs에서 누가 언제 글을 수정했는지 이력을 추적할 수 있는 것과 유사하죠!
깃(Git)
깃은 위에서 설명했듯 소스코드의 변경 이력을 추적하고 관리합니다. 그렇기 때문에 개발 중 문제가 발생한다면 문제의 전후 상황을 파악하기 용이하며, 과거 특정 시점의 버전으로도 쉽게 돌아갈 수 있습니다.
또한, 하나의 프로젝트를 여러 명이 동시에 개발할 수 있어 협업에 편리합니다. 추가로 깃과 함께 사용되는 깃허브(Github / 깃에서 관리되고 있는 버전들을 보관해주는 온라인 서비스)도 빠질 수 없는데요. 마스코트가 귀여워 개발자들에게 인기가 많다고 합니다.
이 글을 읽으시면서 어쩌면 ‘개발자가 쓰는 툴도 알아야 해?’라고 의문이 들 수 있습니다. 물론 개발자가 아니라면 직접 쓸 일은 거의 없는 툴입니다. 하지만, 개발자와 협업을 하시게 될 예정이시라면 언제라도 이 툴에 대해서 듣게 되실
겁니다.(많은 개발자들이 깃을 쓰고 있기 때문이죠!)
지금은 익숙지 않더라도, 각자의 업무를 이해하기 위한 노력이 동반된다면 더욱 성공적인 결과를 얻을 수 있을 거라고
생각합니다. 🙂
▶아래 링크에서 깃과 깃허브에 대해 자세히 알아보세요.
https://opentutorials.org/course/2473/16117(출처 : 생활코딩)
05. 테스팅 툴
앱 개발이 마무리되어가고 있는데, APK 파일을 받아서 제 폰으로 확인하는 수밖에 없을까요? iOS는요?
테스트 플라이트(TestFlight / iOS만 해당)
iOS 앱은 배포 전, TestFlight를 통해 다수의 사람들이 베타 버전 앱을 테스트할 수 있습니다.
프로젝트 개발자가 공유해주는 이메일 혹은 공개 링크 초대를 통해 iOS 기기에 베타 앱을 설치하고 사용하면 됩니다.
▶아래 링크에서 테스트 플라이트에 대해 자세히 알아보세요
https://developer.apple.com/kr/testflight/
mTworks 모바일 테스트 솔루션
테스트를 위해 iOS, Android 디바이스를 모두 구비하는 것에 부담을 느끼신다면 mTworks의 모바일 테스트 솔루션을 사용하는 것도 방법이 될 수 있습니다.
mTworks 모바일 테스트 솔루션은 온라인을 통해 단말기에 접속하여 수동 테스트, 자동화 테스트, 상시 점검을 할 수 있습니다.
▶아래 링크에서 mTworks – 모바일 테스트 솔루션에 대해 자세히 알아보세요
https://www.wishket.com/store/2/
지금까지 IT 프로젝트에서 많이 사용하는 5가지 툴에 대해서 알아보았는데요.
IT 프로젝트가 처음이거나 낯선 클라이언트님들에게 유용한 정보가 되었길 바라며, 다음 시간에도 도움이 될 수 있는 팁으로 찾아뵙겠습니다.
업무 관리 vs. 프로젝트 관리
언뜻 보면 “업무 관리”와 “프로젝트 관리”는 큰 차이가 없어 보입니다. 업무 관리와 프로젝트 관리는 모두 협업 툴의 범위에 속하지만, 이 기사에서는 팀을 위한 적합한 툴을 선택하는 데 도움을 드릴 수 있도록 둘의 차이점을 자세히 설명합니다.
모든 협업 툴과 마찬가지로 업무 관리 및 프로젝트 관리는 팀이 협업하는 데 도움이 됩니다. 채팅 소프트웨어부터 이메일 관리, 화상 회의까지 팀은 협업 소프트웨어를 사용하여 소통하며, 특히 요즘 분산된 환경에서 원격으로 근무하는 형태가 증가하며 그 중요성이 커졌습니다.
업무 집중 탐구: 원격 팀 설문 조사에 따르면 이전보다 더 많은 팀이 협업 툴을 사용하고 있습니다. 실제로 코로나19로 인해 분산 및 원격 근무로 전환되는 동안 팀의 62%가 협업 툴의 사용을 늘렸고, 직원 5명 중 1명(19%)은 협업 소프트웨어를 처음으로 사용했습니다.
협업 툴은 팀이 협업하는 데 도움이 되지만 커뮤니케이션은 협업의 한 요소일 뿐입니다. 프로젝트 관리 및 업무 관리 툴은 협업 툴의 기능을 강화하고, 프로젝트를 계획하고, 업무를 조정하고, 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다.
프로젝트 관리란?
프로젝트 관리는 모든 규모의 프로젝트를 처리하는 방법입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 지정된 기간 안에 명확한 결과물과 주요 마일스톤을 정의함으로써 개인적으로 또는 팀과 함께 특정 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다.
책임, 가시성, 검색 용이성은 적절한 프로젝트 관리와 올바른 툴을 사용하며 얻을 수 있는 이점입니다. ” — Autodesk 글로벌 고객 이벤트 PMO 팀장 Joël St-Pierre
처음에 프로젝트 관리 소프트웨어는 한 사람(프로젝트 매니저)이 프로젝트와 작업을 조정하고, 다른 사람에게 배정하고, 전달하기 위해 소프트웨어를 사용할 수 있도록 개발되었습니다. 오늘날 팀은 프로젝트 관리 소프트웨어를 쉽게 사용할 수 있습니다. Sony Music의 마케팅 매니저부터 Whale and Dolphin Conservation의 임원까지 누구나 최신 프로젝트 관리 소프트웨어를 시작하고 프로젝트를 체계적으로 관리할 수 있습니다. 프로젝트 관리 계획으로 다음을 수행할 수 있습니다.
완전히 가상으로 진행되는 이벤트를 체계적으로 관리합니다
회사의 목적과 목표를 설정합니다
제품 로드맵을 정의합니다
팀의 영업 계획을 수립하고 추적합니다
이 외에도 많은 것을 수행할 수 있습니다
그러나 프로젝트 관리는 더 큰 계획 시스템인 업무 관리의 일부입니다. 따라서 언제 프로젝트 관리와 업무 관리를 사용해야 하는지 궁금하다면 다음과 같이 생각하세요. 프로젝트 관리 툴은 개별 프로젝트를 조율하는 데 도움이 되는 반면, 업무 관리는 일상 작업부터 회사 목표까지 모든 업무에 시스템과 프로세스를 설정합니다.
업무 관리란?
업무 관리는 팀이 프로젝트, 진행 중인 프로세스, 반복되는 작업 등 워크플로를 구성하는 데 도움이 됩니다. 업무 관리는 모든 팀원에게 명확성과 가시성을 제공하여 팀이 목표를 더 빨리 달성할 수 있습니다. 업무 관리 툴을 사용하여 조직 전체의 구성원과 업무를 조율하고 모든 사람이 가장 중요한 업무를 수행하는 데 필요한 정보를 얻도록 할 수 있습니다.
업무 관리 소프트웨어는 개별 프로젝트를 관리하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 팀에서 시작일과 종료일이 없는 프로세스를 관리하는 데에도 도움이 됩니다. 또한 업무 관리 툴을 사용하면 팀이 이러한 모든 이니셔티브가 어떻게 연결되어 있는지 한눈에 파악할 수 있습니다.
업무 관리 툴로 다음을 할 수 있습니다.
모든 프로젝트에서 마일스톤을 전반적으로 확인하면 전체 상황을 파악할 수 있기 때문에 매우 유용합니다.” — The Michael J. Fox Foundation 콘텐츠 운영 이사 Joe Moran
팀에 프로젝트 관리 툴이 아닌 업무 관리 플랫폼이 필요한 이유
프로젝트 관리 툴은 별도의 업무를 생성할 때 매우 유용할 수 있습니다. 이러한 툴을 사용하면 업무에 집중하고 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다. 그러나 어떤 회사에서든 효과적인 팀이 되려면 개별 작업만 완료하는 것으로는 충분하지 않습니다.
업무 관리 플랫폼을 사용하면 개별 프로젝트를 완료하고 팀이 사용할 수 있는 반복 가능한 프로세스와 신뢰할 수 있는 시스템을 만들어 하나의 프로젝트뿐만 아니라 모든 프로젝트에서 업무를 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.
그 외에도 업무 관리 툴은 개인의 작업을 조직의 목표와 연결합니다. 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면, 자신의 업무가 조직의 목표에 어떤 영향을 미치는지 명확하게 아는 직원은 그렇지 않은 직원보다 2배나 더 동기 부여가 되는 것으로 나타났습니다.
업무를 관리할 준비가 되셨나요?
Asana와 같은 업무 관리 플랫폼을 사용하면 업무에 대한 가시성을 확보할 수 있어 모든 구성원이 누가 언제까지 무엇을 하고 있는지 항상 파악할 수 있습니다.
일상 업무에서는 명확성 외에도 많은 것이 필요합니다. 팀을 단결하고 성공으로 이끌려면 팀이 회사의 전체 미션에 어떻게 부합하는지에 대한 폭넓은 이해도 필요합니다. 이렇게 하면 팀이 일시적으로 원격 근무를 하든, 분산되어 있든, 사무실로 복귀하든, 어디서나 협업하고 업무를 훌륭하게 수행할 수 있습니다.
기업별 상황에 맞는 협업툴 선택 가이드
오랫동안 그룹웨어로 대표되는 협업 시장은 작년 코로나19 사태로 인해 최고의 한해를 보냈다고 해도 과언이 아닐것입니다. 강제적인 재택근무, 원격근무 시행으로 인해 동료들과 사무실이 아닌 각기 다른 장소에서 협업을 해야할 수밖에 없는 상황에 놓여졌기 때문에 최신 디지털 기술을 활용해 업무를 진행했어야 했죠. VDI와 협업환경 구축이 작년 한해 가장 바쁘게 수행된 IT프로젝트였지 않을까 싶습니다. 아마 이 글을 보고 계신 분들도 작년에 한번 쯤은 사내 협업 환경을 진단하고 새로운 협업툴 도입을 검토하셨으리라 생각됩니다.
그런데 검토해 보신 분들은 잘 아시겠지만, 시중에 나와있는 협업툴의 종류가 너무나도 많습니다. 위와 같이 네이버와 구글에서 ‘협업툴’이라고 검색하면 보여지는 광고 업체들이 전부면 하나씩 검토할만 합니다. 하지만, 국내에서 비즈니스하고 있는 협업툴의 종류는 2020년 중소벤처기업부의 비대면 서비스 바우처 지원사업을 위한 공급기업 선정내용을 보면 무려 175개나 되고 해외 유명 솔루션까지 더하면 그 수는 엄청나게 증가합니다.
<이미지 출처 : DBR(동아비즈니스리뷰) / 코로나 시대의 뉴노멀, 스마트워크와 협업 툴, 콜라비>
그룹웨어와 메신저, 그룹피드화 화상회의까지 갖추게 된 협업툴은 어떻게 하면 비대면이 일상화된 환경에서 기업의 생산성을 유지 및 향상시킬 수 있을지에 대해 고민하며 발전해 왔는데, 각 협업툴 마다 치열한 경쟁에서 살아남고자 각자의 강점을 특화시켜 타사와의 차별화에 주안점을 두고 개발하다보니 그 종류가 이렇게나 많아진 것이 아닌가 싶습니다.
<이미지 출처 : LinkedIn>
그래서, 이 협업툴의 사내 도입을 추진하는 IT팀 입장에서는 골치아픈 고민거리가 생기게 됐습니다. 바로 솔루션 구축을 위해 검토해야 할 것들이 너무도 많아 대체 어떤 포인트로 어떠한 솔루션들을 검토해야 하는지에 대한 고민입니다. 직원들은 당장 사무실에 나올 수 없고 반강제적으로 재택 혹은 원격근무에 돌입해서 협업툴이 필요한데, 전통적인 그룹웨어의 메일과 전자결재 형태의 업무에서 벗어나지 못한 기업들의 경우 빠른 의사소통을 위해 카카오톡과 같은 개인 메신저를 활용할 수밖에 없었죠.
그리고 국내외 유명 협업툴을 차례로 테스트해보고 검토해 나가지만 UI/UX도 다르고 사용법도 제각각이라 하나의 업무를 처리하는 데에 필요한 프로세스가 각자 다르다보니 과연 우리 회사에 알맞은 도구인지 검증해 나가는 과정이 지리하기만 합니다. 그리고 어렵게 검토를 마치고 도입한 협업툴이 사내에 잘 정착할 수 있을지, 직원들이 별다른 불만 없이 잘 사용할 수 있을지에 대한 의문이 드는 것도 사실일테고요.
때문에 이번 콘텐츠에서는 넘쳐나는 협업툴 중에서 과연 우리 회사에 알맞은 협업툴은 어떻게 골라야 하는 것인지에 대한 내용을 다루고자 합니다. 국내외 대표적인 협업툴 3개와 함께 중점적으로 소개할 협업툴 1개를 비교해 볼 예정이고요. 분량이 꽤 많기 때문에 2편으로 나눴습니다. 다수의 협업툴 중에서 어떤 협업툴을 선택하시는 것이 나을지 고민이 되시는 분들께 조금이나마 도움이 되기를 바라며, 본론으로 들어가 보겠습니다.
아젠다는 아래와 같습니다.
1. 각기 다른 기업 상황에 맞는 협업툴 선택을 위한 필수 점검사항
2. 국내외 대표적인 협업툴 비교
3. 클라우드형 vs 구축형, 우리 회사는 어떤 형태가 나을까?
이 콘텐츠는 이스트소프트의 지원으로 제작되었습니다.
1. 각기 다른 기업 상황에 맞는 협업툴 선택을 위한 필수 점검사항
1) 협업툴 유형 별 점검 체크리스트
우리 회사에 알맞은 협업툴을 무엇인지 알아보기 전에 먼저 우리는 어떤 협업툴 유형을 선호하는지부터 결정해야 합니다. 그래서 간단히 위와 같은 5가지 사항에 대해 점검해 보실 것을 추천하는데요. 데이터는 어디에 저장해야 하는지, 커스터마이징이 필요한 수준은 어느정도인지, 내부 시스템 연동은 어떻게 할 수 있는지, 협업툴 도입을 위한 인프라 투자 여력은 있는지에 대한 점검이 필요합니다.
협업툴은 이 5가지 사항을 기준으로 크게 On-Premise(구축형)와 SaaS(클라우드형) 두 가지 형태로 나눌 수 있습니다. 물론 5가지 사항보다 더 많은 고려사항이 있을 수 있고, 각 사항마다 어디는 On-Premise쪽을, 어디는 SaaS쪽을 선호해서 복합적인 형태가 필요한 기업도 있을 수 있지만 일단 협업툴은 크게 위와 같이 두 가지 형태로 나눌 수 있다고 보시면 좋겠습니다.
2) 우리회사에 맞는 협업툴 무엇일지 매트릭스로 구분해보자!
앞서 On-Premise와 SaaS로 구분한 협업툴에 사용자 규모를 더해 매트릭스로 구분해 보겠습니다. 우측 상단 1번부터 보면, On-Premise 형태를 선호하는데 사용자가 대규모일 경우 원활한 협업툴 성능 확보를 위한 대량의 고성능 스토리지가 필요합니다. 그리고 사용자가 많을수록 요구사항도 많을 것이기 때문에 유연한 커스터마이징이 필요할 것이고, 사내 시스템과의 연동 및 협업툴 접속을 위한 MFA와 같은 별도의 보안 정책도 필요하겠죠. 무엇보다 중요한 것은 자사의 기업문화에 맞는 협업툴이어야 한다는 것입니다. 역사도 오래되고 규모도 큰 기업일수록 기업문화를 바꾸기 쉽지 않기 때문이겠죠. 이 1번 유형에 속하는 기업이 검토할 만한 협업툴로는 플로우, 유씨웨어 UCM, 울타리정보통신 AT메신저가 대표적입니다.
우측 하단의 2번 유형은 SaaS를 선호하면서 사용자가 많은 유형입니다. 일단 사용자가 많기 때문에 이를 커버할 인프라 구축 비용도 만만치 않을 것이라 투자 비용 절감 및 구축 시간을 절약하고자 하는 니즈가 큰 유형이라고 볼 수 있죠. 기존에 사용하는 업무 시스템과의 연동은 협업툴에서 제공하는 표준 API면 충분할 수 있습니다. 이런 유형에 속하는 기업들은 100명 이상의 중견기업 및 대기업이 있을 수 있으며 이런 유형에 알맞은 대표적인 협업툴로는 네이버 웍스, 마이크로소프트 팀즈, 카카오 워크가 있습니다.
좌측 하단의 3번 유형은 SaaS를 선호하면서 사용자가 많지 않아 SaaS 협업툴 사용에 최적화된 유형이라고 볼 수 있습니다. 어찌보면 다양한 협업툴을 부담없이 검토할 수 있다는 장점이 있지만 너무 많은 협업툴을 검토하면서 제풀에 지쳐 시간을 허비할 가능성도 높죠. 그래서 일단 가볍게 바로 시작할 수 있는 협업툴을 선호하는 스타트업, 소기업이 이 유형에 속한다고 볼 수 있는데, 이런 유형의 기업들이 사용하면 좋은 협업툴로는 슬랙, 잔디 등이 있습니다.
마지막으로 좌측 상단의 4번 유형은 주변에서 흔히 찾아보기 어려운 유형입니다. 규모가 작은데 반드시 On-Premise로 구축해야 하는 유형인데 데이터 보안이 매우 민감하고 업무 프로세스가 독특한 특수한 환경에 놓인 기업이라고 볼 수 있습니다. 따라서 자유로운 커스터마이징이 가능한 것이 최우선 고려사항이기 때문에 별도의 협업툴을 선택하기 보다는 SI프로젝트로 따로 개발하는 것이 좋아 보입니다.
협업툴 선택을 위한 체크리스트 점검도 마쳤고, 사용자 규모까지 감안했을 때 어떠한 형태의 협업툴이 괜찮을지, 대표적인 협업툴은 무엇인지 간단히 살펴봤습니다. 이어서, 앞서 언급한 대표적인 협업툴 중 3개 + @로 이스트소프트 팀업을 포함해서 간단히 비교해 보겠습니다.
2. 국내외 대표적인 협업툴 비교
1) 국내외 협업툴 4개 간단 소개
i. 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)
●개요
먼저 소개할 협업툴은 가히 글로벌 No.1이라고 할 수 있는 마이크로소프트 팀즈입니다. 2021년 4월 기준 DAU(Daily Active Users, 매일 사용하는 사용자 수) 1.45억명을 기록했는데 2020년 코로나19 팬데믹 이후 그 사용자가 엄청나게 증가했다고 합니다. 화상회의까지 제공하기 때문에 작년 한해 Zoom과 더불어 가장 큰 수혜를 본 협업툴로 알려져있죠. 주요 특징은 아래와 같습니다.
●특징
○무료로 제공되는 메신저 기반 협업툴, 무료로 제공되며 Microsoft Office 및 기타 Microsoft 솔루션과의 연동은 Microsoft 365 유료 구독 필요
○DAU(Daily Active User)가 1.45억명에 달할 정도로 사용자가 많으며 Microsoft Office와 통합되어 공동편집 등의 협업이 가능한 것이 가장 큰 장점임
○Skype가 아닌 Teams 전용 화상회의 기능 제공, 향후 Skype는 단종되고 화상회의 기능은 Microsoft Teams로 통합될 예정
○잘 만들어진 UI/UX로 누구나 별도의 학습과정 없이 바로 사용 가능하며 Microsoft Office 문서의 공동편집 같은 동시 협업이 필요하지 않다면 무료 버전으로도 충분히 활용할 수 있음, 유료 버전에서 저장 공간 차등 제공
●가격
<이미지 출처 : 마이크로소프트 팀즈 홈페이지>
마이크로소프트 팀즈는 팀즈만 사용하고자 한다면 무료로 이용할 수 있다는 것이 가장 큰 장점입니다. 하지만 어느 정도 규모가 되는 기업에서 팀즈를 사용하는 경우 Office와 함께 사용하면 생산성이 대폭 증가되는 만큼, Microsoft 365(구 Office 365)를 구독해서 사용하는 케이스가 많습니다. Microsoft 365를 구독 중인 기업이라면 팀즈는 기본적으로 사용한다고 봐도 될 정도니까요. 물론 팀즈를 사용하지 않고 자체 협업툴 혹은 타사 협업툴을 사용하는 경우도 있긴 합니다.
ii. 네이버웍스(Naver Works)
●개요
두 번째로 소개할 협업툴은 국내 SaaS 협업툴의 대표주자인 네이버웍스입니다. 저희도 네이버웍스를 유료로 3년 넘게 사용하고 있는데요. 불만이 더 많긴 하지만 익숙해질대로 익숙해지기도 했고 다른 툴로 바꾸는 것이 번거로워 지금까지 쭉 사용 중입니다. 원래 라인웍스였는데 2020년 10월 네이버웍스로 브랜드를 바꿨죠. 처음에는 메일 서비스를 밀다가 지금은 메신저 중심으로 성공적으로 탈바꿈했으나 저희는 여전히 메일 위주로 사용중입니다.
●특징
○네이버 자회사 웍스모바일에서 개발한, 네이버에서 사용하는 기업 업무용 메신저 서비스
○메신저, 메일, 캘린더, 드라이브(저장공간)이 핵심 기능이며 문서 작성 중심의 업무라면 모바일 앱으로 대부분 소화 가능
○최대 200명까지 동시접속이 가능한 화상회의, 다양한 3rd Party 애플리케이션과 연동이 가능한 챗봇 플랫폼이 강점
○사용자 수 100명 이하까지는 무료버전으로 기간 제한없이 사용 가능, 유료버전의 경우 구성원 수에 제한이 없고 용량에 따라 가격 차등, 메일과 드라이브는 유료 버전에서만 제공
●가격
<이미지 출처 : 네이버웍스 홈페이지>
메신저 중심으로 협업할 경우 최대 100명까지 무료로 사용할 수 있다는 것이 가장 큰 특징입니다. 대규모 협업도 문제없도록 무료 버전에서도 게시판, 조직도 기반의 주소록, 할일, 설문에 기본적인 관리 기능도 제공하며 화상회의 기능도 갖추고 있어 소규모 스타트업에서도 무리 없이 사용할 수 있습니다.
그런데 정작 저희는 메신저는 안쓰고 메일과 드라이브 기능이 필요해서 Basic 버전을 사용 중입니다만, 이 메일 기능이… 대표적으로 검색 기능이 너무 안좋습니다. 기본 검색창에서 폴더 별 검색이 안되고 메일함 전체로만 검색이 되기 때문에 원하는 메일을 찾기가 엄청 불편합니다. 위와 같이 좌측의 내 메일함에서 폴더 선택 후 해당 메일함의 상단 검색창에서 검색어를 입력하면 전체 메일함에서 검색이 됩니다.
이 문제는 검색창 오른쪽 구석에 있는 ‘상세’버튼을 클릭해 검색하고 싶은 메일함을 선택하면 됩니다만 이 과정이 꽤 번거롭습니다. 기본 검색이 현재 보고 있는 메일함이 아닌 것은 꽤 불편한 사항입니다. 네이버웍스 관계자님 이거 보시면 기본 검색이 현재 메일함 별로 검색되게끔 개선 좀 부탁드립니다.
게다가 드라이브는 사소한 오류가 자주 발생합니다. 저희는 각종 서류 및 견적서 등을 네이버웍스 드라이브에 저장하는데, 좌측 이미지와 같이 네이버웍스 드라이브를 실행하면 최신 버전 업데이트 팝업이 나타나는 경우가 있습니다. 그래서 업데이트 버튼을 누르면 우측 이미지와 같이 ‘현재 네이버웍스 드라이브가 실행 중이어서 설치할 수 없습니다.”라며 드라이브가 종료됩니다.
아니, 네이버웍스 드라이브를 실행하면 나타나는 업데이트 창인데 업데이트를 하려고 하면 네이버웍스 드라이브를 종료하라니, 이게 대체 무슨 말인가 싶습니다. 그래서 우측 하단의 트레이에 있는 네이버웍스 드라이브 아이콘을 우클릭해서 종료하면 그대로 드라이브가 꺼져서 업데이트 팝업창도 사라집니다….. 그래서 아직까지 업데이트를 하지 못하고 있어요.
아무튼, 저희는 업무 특성상 메신저보다 메일 기능이 매우 중요하다보니 네이버웍스를 유료로 사용 중인데, 이미 쌓인 메일이 너무 많아 다른 메일로 갈아타기가 참 어렵습니다. 게다가 네이버웍스가 가격 대비 용량도 많이 주고 위에 언급한 사소한 문제를 제외하면 크게 불편한 것은 없어서, 그냥 저냥 계속 쓰고 있네요. 귀차니즘이 이렇게나 무섭습니다.
iii. 플로우(Flow)
●개요
세번째는 플로우입니다. 현대자동차 그룹, JTBC, KT, 포스코 등 국내 대기업들이 많이 사용해서 유명해진 프로젝트 관리 기반 협업툴입니다. 국내 협업툴 하면 반드시 거론되는 서비스로 토스랩 잔디와 함께 플로우를 꼽을 수 있을 정도로 많이 알려진 서비스명 입니다.
●특징
○국내 굴지의 핀테크 기업인 웹캐시의 사내벤처 1호로 2015년 11월에 설립되어 2016년 2월에 출시된 협업 서비스
○타임라인을 기반으로 업무를 관리하며, 업무 진행 현황을 실시간으로 트래킹 가능, 업무 현황이 변경되면 자동으로 댓글로 기록되어 업무 히스토리 파악이 쉬움
○내부 팀원 뿐만 아니라 외부 멤버를 초대해서 협업할 수 있으며, 초대한 멤버들과 메신저로 실시간 커뮤니케이션 가능
○프로젝트 수, 저장공간, 자료 검색기간 등에 차등을 두어 무료, 유료버전을 구분하며 구축형도 제공
●가격
<이미지 출처 : 플로우 홈페이지>
무료 버전을 제공하긴 하지만 서비스의 핵심인 프로젝트를 3개까지만 개설할 수 있다는 한계가 있습니다. 물론 프로젝트를 개설하고 완료된 후 지우면 쭉 무료로 사용할 수 있지만 과거 히스토리 관리가 되지 않는다는 단점이 있기 때문에 초기 프로젝트 수행을 위해 도입 후 사용하다가 서비스가 마음에 들고 정착하게 되면 유료로 결제 후 사용하게 되는 형태라고 이해하시면 됩니다. SaaS와 On-Premise 모두 제공하며 2FA 인증 및 API를 통한 연동은 비즈니스 프로 요금제로 가야합니다. 화상회의도 제공하는데, 자체 엔진은 아니고 Zoom에 연동해서 사용할 수 있습니다.
iv. 팀업(TeamUp)
●개요
마지막 네번째는 알약으로 유명한 이스트소프트의 팀업입니다. 농협, 한미그룹, 가톨릭대학교병원, 모두투어 등이 사용하고 있는 그룹피드 중심의 협업툴로 On-Premise와 SaaS 두 가지 형태에 더해 IaaS Hybrid, SaaS Hybrid라는 독특한 방식을 더 제공합니다. 다른 협업툴 대비 기업의 선택의 폭이 넓어 맞춤 지원이 가능하다는 특징이 있는데, 이에 대한 내용은 뒤에서 보다 자세히 소개하겠습니다.
●특징
○알약, 알툴즈 등으로 유명한 이스트소프트에서 2016년에 출시한 협업 서비스, GS인증 1등급 획득
○On-Premise, SaaS, IaaS Hybrid, SaaS Hybrid 4가지 형태 제공하며 2020년 4월 리눅스 버전 출시
○그룹피드가 메인이며, 게시글과 댓글 위주로 소통, 필요에 따라 특정 동료의 게시글만 모아보기 가능
○화상회의(유프리즘 제휴), 일정, 할일, 투표 기능은 준비 중
○협업툴에 기업 업무를 맞추는 것이 아닌 기업 업무에 협업툴을 맞춰 디자인하는 것을 지향
●가격
<이미지 출처 : 팀업 홈페이지>
팀업은 50명 이하이고 5GB 까지 무료로 이용할 수 있습니다. 저장공간이 적긴 하지만 소규모 프로젝트에 적용해 시작하는 데에 무료인 클라우드 스탠다드 버전으로도 큰 무리는 없어 보이네요. 저장공간이 더 필요하게 될 경우 유료인 클라우드 프리미엄 버전으로 가면 되며, 3차 백업까지 제공해 데이터 유실 걱정은 덜어놓아도 됩니다.
경쟁 서비스 대비 특징 중 하나는 Web에서 데모체험을 해볼 수 있다는 것인데요. 많은 협업툴들이 체험버전을 제공하긴 하지만 아무것도 없는 상태에서 시작되기 때문에 처음에 뭘 어떻게 해야 할 지 헤매는 경우가 많습니다. 제품 소개 페이지에 있는 다양한 활용 예시를 보고 혹해서 회원가입하고 다운로드했지만 어떻게 사용해야할 지 막막해 사용을 포기하는 경우가 많은 것이 사실이죠. 저도 이런 케이스로 테스트 도중 삭제해 버린 서비스가 꽤 됩니다. 물론 몇몇 서비스의 경우 모바일 게임의 튜토리얼처럼 친절한 사용자 가이드를 제공하긴 합니다만, 그래도 불편한 것은 어쩔 수 없습니다.
그래서 팀업은 이러한 사용자 불편을 해소하기 위해 이미 데이터가 업로드 되어있는 데모버전을 제공합니다. 팀업의 핵심인 그룹피드와 게시글이 어느 정도 등록이 되어 있어 어떻게 협업이 이루어지는지 데모 페이지에 접속하는 순간 금방 알 수 있어 타 협업툴 대비 처음에 서비스의 기능에 익숙해 지는 시간이 짧은 장점이 있습니다.
협업툴의 기본적인 현황 비교는 여기서 마치고, 본격적으로 UI/UX 측면에서 각 서비스들이 어떤 차이점을 보이는지 살펴보겠습니다.
2) 국내외 협업툴 4개 UI/UX 비교
협업툴을 비교하는 데에 중요한 요소 중 하나가 바로 UI/UX 비교입니다. 일단 겉모습이 깔끔하고 정갈해야 한번이라도 더 손이 가는 것이 현실이고, 사용 과정이 간편해야 조금이라도 오래 사용하게 될테니까요. 그래서 실제 저의 업무 중 일부를 4개 서비스를 사용해 진행해 봤습니다. 각 서비스 별로 UI/UX가 어떻게 다른지 비교해 보실 수 있습니다.
업무 시나리오는 이렇습니다. 웨비나 홍보를 위한 eDM(초청장)을 제작해야 하며 담당 팀원은 2명입니다. 1명은 콘텐츠 제작 디자이너, 한명은 검토를 담당한 매니저 역할을 맡고 있고요. eDM 헤더 부분의 이미지를 공유 -> 검토 -> 의견 제시 -> 타이틀 및 문구 작성 -> 공유 -> 승인 프로세스를 4개 서비스로 진행해 봤습니다.
i. 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)
마이크로소프트 팀즈의 UI/UX 전체 화면입니다. 좌측에 팀즈의 메인 기능들이 있고 우측에 3-Depth 형태로 협업 공간이 제공됩니다. 실제 협업 과정에 대한 화면만 좀 더 키워볼까요?
위와 같이 팀 메뉴에서 협업을 위한 ‘7월 22일 웨비나’채널을 만들었고, 이후 디자이너가 헤더 이미지를 검토해 달라는 게시글을 작성했습니다. 그리고 매니저가 검토 후 의견을 제시했고, 다시 디자이너가 해당 내용을 담은 콘텐츠를 제작해 공유한 뒤 검토를 요청합니다. 이후 매니저가 승인해 주는 프로세스입니다.
솔직히 마이크로소프트 팀즈의 UI/UX는 깔게 없을 정도로 군더더기 없는 깔끔한 모습을 보여줍니다. 사용도 매우 쉽고 직관적이어서 사용하는 데에 튜토리얼이 없어도 전혀 문제가 없었고요. 협업 공간도 큼지막하게 제공되며 무엇보다 첨부한 이미지가 상하좌우 짤리는 영역 없이 그대로 보여주는 것이 좋았습니다. 감정표현을 위한 좋아요 이모티콘도 다양한 점도 특징으로 꼽을만 합니다.
모바일 앱 UI/UX는 위와 같습니다. PC 클라이언트의 좌측에 몰려있던 탭이 하단으로 이동했고, 2-Depth의 메뉴들은 상단에 위치하고 있습니다. 채널로 들어가 게시글을 클릭하면 위와 같이 댓글 히스토리를 확인할 수 있고요. 모바일 화면에서도 공유된 이미지가 정사이즈로 보여지는 것이 마음에 듭니다.
ii. 네이버웍스(Naver Works)
네이버웍스는 메시지 탭을 이용합니다. 마이크로소프트 팀즈의 게시글과 같은 형태로 노트라는 기능을 제공하고요. 글쓰기를 통해 노트를 생성하고, 해당 노트에서 커뮤니케이션하는 형태입니다. 마찬가지로 3-Depth 형태이며 좌측은 메신저UI를 제공하고, 해당 노트(게시글)을 클릭하면 우측에 댓글로 소통할 수 있는 공간이 나타납니다.
네이버웍스의 특징은 메신저가 중심이기에 해당 노트의 게시글이 마치 메신저에서 채팅하는 것처럼 보여지는 UI라는 것입니다. 댓글이 달릴때마다 ‘노트 댓글’이라는 메시지가 생성되며, 이미지가 있는 댓글일 경우 정사이즈로 이미지를 보여줍니다. 그리고 만약 노트에서 댓글로 소통하다가 일정 확정이 필요할 경우 노트 우측에 있는 일정 탭을 눌러 바로 일정을 확정할 수도 있습니다.
또한 해당 노트에서 공유할 각종 자료와 이미지 등을 한데 모아서 볼 수 있는 폴더, 콘텐츠 탭도 제공해 하나의 노트에서 원활한 협업이 가능하게끔 합니다. 이 좋은 기능을 여태 모르고 카카오톡으로 협업을 했던 저희의 게으른 업무 방식을 반성합니다… 하지만 팀원들에게 알려줘도 안쓰고 그냥 평소와 다름없이 카카오톡으로 소통할 것을 알기에, 따로 얘기해 주지는 않을 예정입니다.
모바일 UI는 위와 같습니다. 메시지 탭에서 해당 메시지를 선택하면 댓글이 담긴 노트가 나오고, 노트 바로가기를 선택하면 우측과 같이 댓글 내역을 확인할 수 있습니다. 팀즈와 마찬가지로 이미지가 정사이즈로 보여지는 것은 좋습니다만, 한 가지 거슬리는 것이 있습니다.
가장 우측의 노트 화면의 경우 상단 바 색상이 검은색인 것을 볼 수 있는데요. 이는 중앙의 노트 바로가기를 선택하면 나타나는 노트가 화면 전환이 아닌 팝업으로 뜨기 때문입니다. 네이버웍스 모바일앱의 특성인 것 같은데, 메일도 팝업으로 띄워주는데 노트도 팝업으로 띄우더군요. 그래서 반응도 좀 굼뜨고, 저처럼 조금 오래된 스마트폰을 사용할 경우 메모리 부족으로 리프레시되어서 노트가 사라지고 네이버웍스 앱이 재시작되는 문제가 종종 발생합니다. 팀즈 앱보다 최적화 측면에서는 부족하지 않나 생각됩니다.
iii. 플로우(Flow)
플로우는 프로젝트 기반의 협업툴이라 일단 프로젝트부터 생성해야 합니다. 좌측 상단에 있는 ‘+ 새 프로젝트’를 클릭해 프로젝트가 팀즈의 게시글, 네이버웍스의 노트 역할을 합니다. 그리고 이 프로젝트 안에서 댓글로 소통하는 형태이며 2-Depth로 프로젝트를 선택하면 바로 중앙에서 소통을 시작할 수 있습니다.
그런데 아쉬운 점은 이미지 첨부 시 위와 같이 일부가 잘려서 보인다는 것입니다. 그래서 이미지 검토가 필요할 경우 반드시 이미지를 한번 더 클릭해서 전체 이미지를 확인하고 다시 댓글 창으로 돌아와 소통해야 하는 불편함이 있습니다. 물론 모니터를 2대 두고 한쪽에는 첨부된 이미지를 띄우고 다른쪽에서 소통하면 되지만, 노트북 한대만 있는 경우라면 불편하겠죠?
그리고 좌우에 낭비되는 공간이 제법 많습니다. 앞서 보여드린 팀즈와 네이버웍스는 전체 화면을 모두 사용하는 반면 플로우는 전체를 3등분 해서 중앙에서 주로 소통하고 좌우는 절반씩만 사용합니다. 소통이 진행되는 곳을 중앙 화면에 할애함으로써 집중도를 높인 장점은 있지만 낭비되는 공간이 많은 것은 아쉽긴 합니다.
게다가 댓글을 삭제하게 되면 중간 히스토리 파악이 어려워지는 단점이 있는데, 플로우에서는 삭제 버튼을 눌렀을 때 정말 삭제하겠냐는 팝업이 나타나고 확인을 누르면 댓글이 삭제되며 되돌릴 수 없습니다. 팀즈의 경우 삭제하면 해당 댓글이 있던 위치에 ‘이 메시지가 삭제되었습니다.’라고 나타나서 어느 위치에 있는 댓글이 삭제되었는지 명확하게 알 수 있어 히스토리 파악이 어려워지는 단점을 조금이나마 해소할 수 있으며 해당 댓글 작성자의 경우 ‘실행 취소’ 버튼이 있어 언제든지 되살릴 수 있는데 반해 플로우는 그렇지 못한 것이 아쉽습니다.
모바일 UI는 다른 협업툴과 마찬가지로 메인 기능은 하단에 위치하고 있습니다. 첫 화면에 프로젝트를 띄워주고, 해당 프로젝트를 선택하면 그곳으로 이동해 소통을 이어가는 형태인데, 아쉽게도 모바일화면에서도 이미지가 잘려서 보입니다.(가장 우측 이미지 참고)
그리고 개인적으로 앞서 보여드린 팀즈, 네이버웍스에 비해 색을 좀 많이 사용하는 협업툴입니다. 시그니처 색상인 보라색과 더불어 회색 위주로 사용하면 훨씬 깔끔할 것 같은데, 가장 왼쪽에 보여지는 것처럼 노란색과 다홍색이 썩 조화롭게 보이지는 않다는 느낌이 듭니다. 물론 내부에 전문 UI/UX 팀이 있을 것이고, 전문가 분들이 선택하신 UI/UX이지만 저같은 일반 사용자에게는 이렇게 비춰질 수도 있다고 플로우 팀에서 너그럽게 이해해 주시면 좋겠네요.
자꾸 플로우에 대해 안좋은 이야기만 하는 것 같아서 플로우팀에 죄송한 마음이 듭니다만, 이건 어디까지나 제 개인 취향이니만큼 다시 한번 너그럽게 이해해주시면 좋겠습니다. 플로우 모바일앱에서 우측 하단의 ‘더보기’ 탭을 누르면 가장 왼쪽과 같이 추가 메뉴들을 볼 수 있는데, 문제는 그 하단에 있는 가로배너입니다. 현재 시점을 기준으로 2개 배너아 롤링으로 돌아가는데, 플로우와 관계된 것도 있지만 좌측 이미지 하단과 같이 플로우와 관계 없어 보이는 배너도 있습니다.
이 배너를 선택하면 위 가운데 이미지와 같이 다른 회사의 페이지가 새창으로 뜨는데, 베이스캠프라는 사이트에서 제공하는 MBTI 테스트 페이지가 나타납니다. 다른 협업툴과는 달리 모바일앱에 광고배너를 넣었다고 볼 수 있는데요. 서비스 제공 회사의 또다른 수익모델이 될수 있겠지만 사용자 입장에서는 썩 좋게 보이지는 않습니다. 하지만 이는 무료버전에만 제공되는 배너일 수 있습니다. 제가 테스트해 본것은 무료버전이니까요. 유료버전에는 안보이지 않을까 생각됩니다. 만약 유료버전에도 나타난다면, 개인적인 생각으로는 없애는 것이 좋지 않을까 합니다.
iv. 팀업(TeamUp)
팀업은 그룹피드 중심의 협업툴로 좌측에 그룹피드를 모아서 보여줍니다. 그리고 이 그룹피드를 클릭하면 해당 피드 안에서 작성된 게시글이 우측에 나타나고요. 이 게시글을 클릭하면 비로소 소통할 수 있는 공간이 우측에 보여지는 3-Depth 구조입니다.
크게 화면을 2등분해서 사용하고 있으며, 소통이 주로 이루어지는 우측 공간을 더 넓게 사용합니다. 좌측의 그룹피드 공간은 늘였다 줄였다 할 수 있고요. 아쉬운 것은 이미지 첨부 시 플로우처럼 잘려서 보이지는 않지만 이미 정해진 정사각형 사이즈에 이미지를 넣어서 보여주다보니 크기가 상당히 작습니다. 그래서 플로우와 마찬가지로 이미지 확인을 위해서는 한번 더 클릭해야 하는 점은 아쉽습니다.
그리고 플로우와 마찬가지로 댓글을 삭제할 경우 ‘댓글을 영구적으로 삭제하시겠습니까?’라는 팝업이 뜨며, 확인을 누르면 삭제되고 되돌릴 수 없습니다. 위와 같이 삭제된 댓글의 위치가 팀즈처럼 기록되지 않기 때문에 만약 댓글이 삭제된 게시글일 경우 플로우처럼 중간 히스토리 파악에 어려움이 생길 수 있습니다. 이 부분은 네이버웍스도 마찬가지로 팀즈를 제외하면 모두 안고 있는 문제입니다. 댓글로 소통할 경우 어느 위치에 어떤 메시지가 있었는지 파악할 수 있어야 하고, 해당 댓글을 사용자는 언제든지 되살릴 수 있는 팀즈의 방식이 개인적으로는 훨씬 좋은것 같네요.
팀업 모바일앱을 실행하면 좌측과 같이 최신 그룹피드의 게시글을 최신 업로드 순으로 볼 수 있습니다. 그리고 해당 글을 선택하면 바로 댓글 내역을 확인할 수 있습니다. 타 협업툴 대비 2-Depth로 빠르게 접근할 수 있는 점은 좋아보입니다만, 아쉽게도 모바일 앱에서는 이미지가 잘려서 보입니다. 이 부분은 꼭 해결됐으면 좋겠네요. 콘텐츠 제작 및 검토를 담당하시는 분들께는 꽤 중요한 문제거든요.
여기까지 국내외 대표적인 4개 협업툴을 간단히 비교해 봤습니다. 솔직히 4개 서비스 모두 소통하는 방식에는 크게 차이가 없었고 UX측면에서도 뚜렷한 차별점은 느끼지 못했습니다. 다만 마이크로소프트 팀즈 쪽이 이미지가 보여지는 형태, 그리고 댓글 삭제 시 삭제 위치 기록과 함께 언제든지 되살릴 수 있다는 것은 좋아보였고요.
UI측면에서 네이버웍스는 소위 예뻐보이지는 않고 무난했으며, 플로우는 개인 취향 상 마음에 들지 않는 부분이 더러 있었습니다. 팀업은 모바일 앱에서 이미지가 짤려 보인다는 점을 제외하면 전반적으로 괜찮게 보였습니다. 쉐어드IT와 시그니처 컬러가 유사해서 더 좋게 보여지는 것도 한몫 하는 것 같네요.
여기까지 협업툴들의 대략적인 특징 및 UI/UX 비교를 해봤습니다. 정리하면, 협업툴은 크게 클라우드형과 구축형으로 나눌 수 있고, UI/UX에서 아주 큰 차이를 보이지는 않지만 메신저 중심인지, 프로젝트 중심인지, 그룹피드 중심인지 업무 프로세스가 조금씩 다른 것을 알 수 있었습니다. 중요한 것은 클라우드형이냐 구축형이냐를 선택하는 것일텐데요. 위 4개의 대표적인 협업툴을 중심으로 좀 더 자세히 따져보겠습니다.
3. 클라우드형 vs 구축형, 우리 회사는 어떤 형태가 나을까?
1) 클라우드형, 협업툴 스타일에 기업의 DNA를 맞춰야 / 팀즈, 네이버웍스
<이미지 출처 : 팀즈 홈페이지, 네이버웍스 홈페이지>
팀즈와 네이버웍스는 대표적인 클라우드형 협업툴입니다. 이 두 서비스의 장점은 개발사의 규모가 매우 크고 사용자 층도 넓고 그 수가 많으며, 그에 따른 피드백을 바탕으로 지속적으로 서비스를 업그레이드하고 있다는 것입니다. 따라서 항상 조금씩 개선되는, 최신 버전의 서비스를 이용할 수 있다는 장점이 있는데요. 그에 반해 구축형은 제공하지 않기 때문에 협업툴 스타일에 기업의 DNA를 맞춰야 하는 단점이 있습니다.
이것이 어떻게 생각하면 장점이 될 수도 있습니다. 이제 막 비즈니스를 시작하는 스타트업 입장에서는 업무 프로세스가 확립이 되어있지 않기 때문에 팀즈나 네이버웍스에서 제공하는 형태로 업무 프로세스를 정립해 나갈 수 있기 때문입니다. 아직 체계가 갖춰져있지 않은 상태의 초기 기업이라면, 팀즈나 네이버웍스는 좋은 선택이 될 수 있습니다.
<이미지 출처 : RMIT Online>
하지만, 이미 비즈니스가 안정화 단계에 접어들었고, 업무 프로세스가 정착된 기업이라면 팀즈나 네이버웍스 스타일이 맞지 않을 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 이 서비스들을 사용해야 한다면, 기업의 DNA를 서비스에서 제공하는 업무 처리 스타일에 맞춰야 합니다. 물론 기업 대표의 의지가 강해서 이번 기회에 기업 DNA를 바꿔보겠다고 강하게 밀어붙이면 다르겠지만, 임직원들의 불만도 분명 생길 수 있기 때문에 되려 이전보다 초기 협업툴 사용 과정에서 혼란이 가중되어 생산성이 떨어질 가능성도 배제할 수 없습니다.
기업 비즈니스가 위기에 처했을 때 협업툴을 교체해서 업무 스타일을 바꾸는 것만으로 다시 기업을 회생시키는 것은 매우 어렵습니다. 일단 핵심 비즈니스 모델이 먼저고 업무 스타일은 그 다음일테니까요. 그리고 기업의 DNA를 바꾼다는 것은 이전의 모습, 기업 고유의 문화와 전통을 버린다는 것이기 때문에 단기간에 완수할 수 있는 것이 아닙니다. 따라서 이미 정착된 업무 스타일에 비즈니스가 안정된 기업이라면 클라우드형은 좋은 선택이라고 마냥 추천하기에는 좀 애매한 측면이 많다고 생각됩니다.
2) 구축형, 기업의 DNA에 협업툴을 맞추다 / 플로우, 팀업
플로우와 팀업은 클라우드형 외에 구축형도 제공하는 협업툴입니다. 모두 다수의 구축형으로부터 얻는 노하우를 클라우드형에 녹여내는 형태로 서비스를 발전시키고 있죠. 이런 구축형의 가장 큰 장점은 기업의 DNA, 업무 스타일에 협업툴에서 제공하는 기능을 조합하고 수정 반영해서 기업 맞춤형 협업툴로 탈바꿈시킬 수 있다는 것입니다. 하지만 같은 구축형이라고 해도 커스터마이징 정도에는 차이가 있습니다.
■플로우
<이미지 출처 : 플로우 홈페이지>
플로우의 경우 기본틀인 클라우드형을 기업의 데이터센터에 설치하고 API를 통해 기업의 업무시스템과 플로우 기능을 연동하는 수준의 구축형이라 빠른 구축이 가능하다는 장점을 가지고 있죠. 여기에 커뮤니케이션 채널을 기업 내 부서 맞춤형으로 제공해 보다 쉽게 내부 협력을 도와줄 수 있다는 특징이 있습니다. 거기에 기업 고유의 보안 정책을 준수하여 플로우를 구축할 수 있고요. 그럼에도 불구하고 플로우의 구축형은 협업툴 운영 인프라와 데이터 저장소가 공용으로 사용하는 클라우드가 아닌 기업 데이터센터라는 것을 제외하면 클라우드형과 기능적인 면에서 크게 다르지 않습니다.
■팀업
<이미지 출처 : 팀업 홈페이지>
반면 팀업의 경우 서비스 캐치프라이즈가 ‘기업의 DNA에 맞춰 협업툴을 디자인하세요’일 정도로 커스터마이징 범위가 넓습니다. 앞서 언급한 플로우 구축형이 가진 장점에 더해 팀업 클라우드형에서 사용하는 모든 기능은 물론 기업에서 사용하는 업무시스템과 연동을 넘어 새롭게 추가되는 서비스까지도 얼마든지 팀업과 연동할 수 있기 때문에 한번 팀업을 구축하면 모든 업무의 중심은 팀업 위주로 재편됩니다. 각종 업무용 애플리케이션에서의 알람을 팀업 메신저로 받고, 부서별 혹은 업무별 그룹피드를 활용해 업무 진행 현황을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 게다가 팀업 챗봇 API를 업무 시스템과 연계해 업무 서포트까지 받을 수 있다는 것은 플로우 대비 큰 장점입니다.
거기에 구축형에서 중요한 관리자 페이지를 통해 조직 관리에 필요한 다양한 기능을 제공하고 있습니다. 개인별 스토리지 사용량 확인 및 통계, 작업 로그, 시스템 모니터링 기능을 통해 협업 시스템을 더욱 철저하게 관리할 수 있고, 보안 사고 발생 시 내부 보안팀과 연계해서 빠르게 원인을 찾을 수 있는 감사 기능도 제공합니다. 어떠한 형태의 업무 스타일을 가진 기업이라도 해당 스타일에 팀업을 자연스럽게 버무려 기존의 기업 DNA를 해치지 않고 더욱 발전시킬 수 있다는 것이 팀업의 장점이라고 할 수 있습니다.
그리고 팀업의 또다른 특징은 다른 협업툴과는 달리 하이브리드 형 2가지 모델을 추가로 제공해 총 4개의 모델을 제공한다는 것입니다. 서두에서 협업툴 유형에 대해 언급했을 때 보통의 협업툴은 On-Premise(구축형), SaaS(클라우드형) 두가지 유형으로 나뉜다고 말씀드렸습니다. 팀즈와 네이버웍스는 SaaS만 제공하고 플로우는 On-Premise까지 제공합니다. 일단 기업의 문화에 알맞은, 입맛에 맞게 커스터마이징이 원활한 형태는 On-Premise로 기업의 업무 프로세스에 대한 변경 없이 협업툴을 도입하기 위해서는 On-Premise가 유일안 대안으로 여겨졌습니다.
하지만 팀업은 추가로 구축형과 클라우드형의 장점을 합친 하이브리드 형태를 제공합니다. IaaS Hybrid와 SaaS Hybrid가 그것인데요. 협업툴을 사내 데이터센터에 구축하기 위해 별도의 H/W를 준비할 필요 없이 기 구축된 IaaS에 바로 팀업을 올려서 사용할 수 있는 IaaS Hybrid, 그리고 SaaS의 장점은 그대로 유지하면서 데이터만 기업의 데이터 센터에 저장함으로써 자사 데이터가 외부에 위치하는 것에 대해 민감하게 여기거나 자신들이 사용하는 특정 클라우드에 저장하기를 원하는 기업을 위한 SaaS Hybrid를 제공합니다.
그렇다면 이 두가지 유형에 대해 좀 더 자세히 알아볼까요? 각 유형 별 특징은 아래와 같습니다.
●IaaS Hybrid 특징
○기업이 사용하는 AWS, GCP, Azure 등 클라우드 인프라인 IaaS 위에 팀업을 구축하는 방식
○On-Premise 구축을 위해 협업툴을 위한 별도의 H/W 인프라 투자 비용을 아낄 수 있는 동시에 빠르게 구축 가능
○구축형 고유의 장점에 더해 사용자 증감에 따라 자유롭게 규모를 확장하거나 축소할 수 있는 유연함 제공
○클라우드 서비스 사업자의 강력한 글로벌 수준 보안을 팀업에도 적용해 활용할 수 있음
○이미 IT 인프라 전반을 클라우드로 전환했으며 자신들만의 기업 문화를 반영한 협업툴을 구축하고자 하는 기업에게 적합
●SaaS Hybrid 특징
○팀업 SaaS의 장점은 유지하면서 데이터 저장만 기업 내부의 데이터 센터 혹은 특정 클라우드에 저장하는 방식
○데이터 저장 외에 모든 요소는 SaaS와 동일하기 때문에 초기 인프라 투자 없이 가볍게 바로 시작할 수 있음
○각종 기밀 문서 혹은 개인정보가 포함된 데이터를 주로 다루지만 TFT 형태로 다수의 프로젝트를 운영해 빠르고 원활한 협업이 필요한 기업에게 적합
즉, 타 협업툴 대비 하이브리드 형태를 추가로 제공하는 유일한 협업툴로써 기업의 다양한 상황을 커버할 수 있는 것이 경쟁사 대비 팀업만의 고유한 특징이라고 할 수 있겠습니다.
지금까지 언급한 팀업 구축형이 가진 경쟁사 대비 차별화된 특징만으로는, 팀업이 과연 구축형 협업툴을 고려하는 기업들에게 알맞은 선택지가 될 수 있을 지 확신을 갖기에는 정보가 조금 부족한 것 같습니다. 뭐니뭐니해도 솔루션 검토에서 가장 중요한 것은 레퍼런스, 즉 고객 사례이지 않을까 싶은데요. 이 내용은 2편에서 자세히 다뤄보겠습니다. 끝!
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