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정리를 시작하면 폴더를 여러개 만들면서 분류를 시작하는데, 그러다 보면 며칠 지나지 않아 분류한 폴더와 파일이 또 바탕화면을 꽉 채운다. 가급적 바탕화면에는 바로가기를 제외하고, 자료용 파일은 아무것도 두지 않는 것을 추천한다.
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주제에 대한 기사 평가 폴더 정리
- Author: 콘텐츠위드
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- Date Published: 2021. 6. 13.
- Video Url link: https://www.youtube.com/watch?v=2upNG4aJKkg
폴더 정리하기
회사에서 보면 의외로 파일이나 폴더 정리를 잘 안하는 분들이 많다. 폴더 정리를 잘 하면 자료를 찾는 시간이 단축되고, 자료의 히스토리 관리도 되니 업무의 생산성도 높아진다. 조금만 신경 쓰면 되는 부분인데 단 몇 초의 귀차니즘으로 나중에 오히려 자료를 찾고 정리하는데 시간이 몇 배는 더 걸릴 수도 있다.
때문에 이번에는 폴더 정리법에 대해 이야기 해보고자 한다. 우선 바탕화면 정리부터 시작하겠다.
이런 분들 의외로 많다. 바탕화면을 이렇게 쓰면 파일 찾기도 어려울 뿐더라, 부팅 속도도 매우 느려진다. 정리를 시작하면 폴더를 여러개 만들면서 분류를 시작하는데, 그러다 보면 며칠 지나지 않아 분류한 폴더와 파일이 또 바탕화면을 꽉 채운다.
가급적 바탕화면에는 바로가기를 제외하고, 자료용 파일은 아무것도 두지 않는 것을 추천한다. 그래도 습관이 잘 바뀌지 않는다면 바탕화면에 ‘바탕화면’ 폴더를 하나 만들어서, 거기에 모든 파일을 넣어 놓기를 바란다. 그래야 부팅이라도 빨리 된다. 이제 본격적으로 폴더 정리법을 살펴보겠다.
1. 폴더 생성시 넘버링 하기
처음에 폴더를 생성할때는 폴더 앞에 숫자로 넘버링을 해주면 된다. 단 넘버링은 한자리수보다는 두자리수로 하는 것을 추천한다. 즉 이렇게 정리하는 식이다.
1.견적서 2.계약서 3.마케팅 4. 매출실적 5.고객의견 6.분석자료 7.프로젝트 8.조직평가 9.트렌드보고서” 이렇게 정리 하지 말고, “01.견적서 02.계약서 03.마케팅 04. 매출실적 05.고객의견 06.분석자료 07.프로젝트 08.조직평가 09.트렌드보고서
어차리 자료를 정리하다보면 10개 이상의 폴더가 만들어지는데, 처음부터 두자리수로 정리하는게 10번 폴더를 넘어가게 되는 경우 더 정갈하고 가독성도 좋다. 아래 이미지의 왼쪽이 한자리수로 만든 케이스이고, 오른쪽이 두자리수로 만든 케이스다.
2. 넘버링 규칙
그런데 위 1번 방식에서는 한가지 문제가 있다. 업무를 하다보면 폴더를 추가할 일이 생기는데, 이렇게 넘버링을 하게 되면 나중에 추가 되는 폴더는 계속 14, 15, 16번 이런식으로 뒤로만 추가해야 해서 그룹핑 하기 쉽지 않다.
때문에 넘버링을 할때 폴더와 폴더사이에 5~10 정도의 번호 간격을 두는 것이 좋다. 이렇게 하면 나중에 폴더를 추가할 때 폴더 유형에 따라 정리하기가 편하다.
위 그림을 보면 이해가 빠를텐데, 나중에 ‘광고’ 폴더를 만들고 싶을때 ’35.광고’로 만들면 ’30.마케팅’과 ’40.매출실적’ 사이에 폴더를 생성할 수 있어서 자연스럽게 유형별로 정리가 되는 식이다. 또한 업무를 하다가 ‘컨퍼런스 보고서’라는 폴더를 생성해야 하는 경우 ‘트렌드 보고서 근처에 두는 것이 좋겠다 싶으면 ’77.컨퍼런스보고서’로 생성하면 된다. 그러면 ’75.트렌드보고서’ 바로 밑에 폴더가 위치하게 된다.
이렇게 유형별로 정리하는 것이 훨씬 수월하다. 조금만 습관이 되면 업무 생산성을 높일 수 있는 좋은 팁이 될 수 있다.
마치며
그럼에도 불구하고, 파일이 오래 쌓일수록 원하는 파일을 한번 바로 찾아내지는 못한다. 이럴때 ‘everyting’ 이라는 프로그램을 한번 사용해 보길 추천한다. 주변 사람에게 추천했을때 만족도가 매우 높았던 프로그램으로, 색인 시간을 기다릴 것도 없이 내 컴퓨터에 있는 폴더와 파일을 순식간에 찾아주는 굉장히 파워풀한 프로그램이다. 이 링크에서 다운받을 수 있고, 아직까지는 모든 곳에서 무료라고 알고 있다.
원문: RSH의 브런치
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여러분들 그런 경험 한번씩 있지 않나요?
폴더들을 보면 같은 파일들이 여기에도 있고 저기에도 있고
문서를 저장해야 하는데 어떤 폴더에 넣어야 할지
찾고 있는 문서가 있는데
헐,,,??? 이 많은 폴더 속에 어디서 찾아야 할지
웃픈일이면서도 급할땐 으아악 하는
파일을 수정에 수정에 수정을 하다보니
어떤 파일이 최종본이 였는지 알 수 없었던 적
한번쯤은 있지 않나요??ㅋㅋ 저는…
하루에도 다섯번은 난리를 치는 것 같아요
그래서 도저히 이대로는 안되겠다 싶어서
일하기도 모자란 시간 폴더 정리하다가 시간에 쫓겨서
될 일도 못하게 될 때가 생각보다 많이 일어나더라구요
그래서 오늘 한번 폴더정리 팁들을 긁어 긁어 긁어
모아 파일 정리를 간단하게 할 수 있는 방법을 정리해보려구요!
폴더정리팁 다들 필요 하시지 않은가요?!
폴더정리 팁 첫번째
01. 폴더정리는 업무별로 분류해 주세요.
회사에 따라 혹은 본인의 파트에 따라 효율적인 분류체계가 달라지기 때문에 꼭 스스로 본인의 주 업무는 어떤 것인지? 내 업무의 싸이클은 어떻게 돌아가는지에 대해서 생각해 보고 분류를 시작해 주세요. (예를 들어 업무별, 분기별로 나누거나 프로젝트를 시행할 경우에는 프로젝프별로 파일을 나누어 주는 게 좋아요.
개인적으로 저한테 많이 도움이 되었던 방법은 “서로 중복 없이 전체에서 누락없이” 라는 문구였어요. 문구만 잘 생각해 줘도 똑같은 파일이 중복으로 여기저기서 볼 수 있는 일들을 확실하게 줄여줘요!
업무관련폴더와 비업무관련 폴더를 나누어 주고 그 안에 세부사항을 가지치키로 나누어 주세요.
최대한 단순화 시키는데 집중해 주세요. 자꾸 세분화 시키면 시킬 수록 파일을 찾을 때마다 클릭이 늘어나고, 저장할 때 마다 클릭이 늘어나 업무효율은 더 떨어지게 되어있어요. 최대한 단순화 시켜주세요!
폴더정리 팁 두번째
02. 폴더별 관리 규칙
넘버링은 알파벳보다는 숫자로 해주는게 좋아요. 예를 들어 a,b,c 보다는 001,002,003이 좋아요
큰 것에서부터 작은 것 순으로 폴더를 나누어주세요
주기적인 싸이클이 돌아가는 문서는 기간별로 정리해 주세요
자주 쓰는 폴더는 상단으로 배치해 주면 효율이 올라가요.
폴더정리 팁 세번째
03. 파일명 구분하기
날짜 우선 시 : 날짜_업무_제목 ( 예 : 200306_도산테크_가이드라인 )
잦은 수정이 필요할 시 : 날짜_업무_제목_버전 ( 예 : 200306_도산테크_가이드라인_v1.0 )
최종파일에는 꼭 최종표시를 해주세요. ( 예 : 200306_도산테크_가이드라인_f )
띄어쓰기 보다는 언더바(_)를 사용하는 게 좋아요. 띄어쓰기를 사용하면 파일 업로드 또는 첨부시 오류가 생기는 일들이 있어요.
여러 사람들과 협업 시 : 원본 파일의 이름은 절대 꼭 원폰 파일명칭을 지켜주세요. 파일명의 일관성을 유지시켜주는 건 중요해요.
폴더정리 팁 네번째
04. 최종파일 정리
진행중인 프로젝트는 앞서 말했듯이 v1.0 이런식으로 넘버링 을 해줘요
을 해줘요 최종인 줄 알았는 때 계속 해서 수정하게 될 때에는 f1, f2, f3… 이렇게 정리 해주니까 꽤나 편하더라구요
해주니까 꽤나 편하더라구요 그리고 정말 완전히 최종으로 결재가 되면 ff로 구분 지으니까 개인적으로는 훨씬 편하더라구요
지으니까 개인적으로는 훨씬 편하더라구요 최종파일 나오고 파일의 정리가 필요할 때에는 사람일이 또 어떻게 될지 모르잖아요. 윈도우 휴지통 말고 휴지통 폴더를 하나 더 만들어 줘서 따로 모아놨다가. 때 되면 한번씩 정리해 주는 식으로 폴더정리를 해요. 시프트 딜리트 눌렀다가… 낭패를 본적이 많기에… 조심해서 나쁠건 없다는 거.
폴더정리 팁을 알려 드렸지만
역시 제일 먼저 중요한 건
귀찮을지는 몰라도
내 업무 특성에 맞춰서 폴더정리를 해주어야
효율이 올라간다는 점!
내 업무의 특성이 파트별로 구분하는게 좋은지
날짜별로 구분하는 게 좋은지
제일 먼저 특성을 파악하고 구분을 해야해요!
05. 참고하면 완전 좋은 유튭 영상!
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폴더를 효율적으로 정리하는 방법
목차
우리가 왜 폴더를 정리해야 하는가? 바탕화면 정리하기 폴더 규칙 정하기 폴더 분류하기 폴더 파일명 정하기 폴더 날짜 적기 폴더 넘버링하는 법 폴더 최종 파일에 대하여 기타 폴더에 잡다한 것들 넣기 “휴지통으로 된 폴더명” 만들기 백업하거나, 클라우드 활용 마무리
1. 우리가 왜 폴더를 정리해야 하는가?
정리도 습관입니다 본인의 선택에 따라 달렸습니다.
당장 편하지만 나중에 찾기 힘들 것인가,
당장 귀찮지만 나중에 편할 것인가
내 방 아님
단순화하는 게 목적이며 꼭 하라는 말이 아니라 본인이 편하면 그 상태를 유지해도 상관없으며, 지금 폴더 검색이나 현재 정리 방법이 불편하니 이 글을 검색했다고 생각하고, 글을 봐주시면 됩니다.
일단 원인은 간단합니다 폴더들이 점점 많아지고 복잡해지는데, 자신의 엉망진창 폴더 정리법 때문이죠, 당장은 편하지만 5분씩 검색하며 폴더를 찾아갈 것인가… 당장은 귀찮지만 5초씩 폴더 네이밍을 할 것인가…
결국 당장은 편해도 미래의 자신에게 일거리를 위임하는 것이므로 당장은 귀찮아도 폴더 정리법을 알아갔으면 하고, 정리도 하나의 습관이기 때문에 사소한 것 하나부터 고쳐가면서 좋은 습관으로 바꿔봅시다.
정리도 습관입니다. 본인의 선택에 따라 달렸습니다.
2. 바탕화면 정리하기
바탕화면은 깔끔해야 합니다.
바탕화면에는 최상위 폴더나 중요한 폴더 혹은 기본 폴더만 배치하는 것이 가장 좋습니다
일을 하기 싫어질 확률이 높습니다
바탕화면에 폴더가 많으면 업무 효율이 떨어집니다.
메일을 작성할 때 다른 파일을 보낼 가능성이 있습니다.
바탕화면은 깔끔해야 합니다.
바탕화면에는 최상위 폴더나 중요한 폴더 혹은 기본 폴더만 배치하는 것이 가장 좋습니다
왜냐하면, 일을 효율적으로 하기 위한 기초라고 생각하고, 정리를 잘해두어야 합니다. 컴퓨터를 켜자마자 바탕화면에 가득한 파일들을 보면 사기가 떨어지고 일의 효율도 떨어집니다.
쉽게 생각하자면, 집에 들어왔을 때 방이 어지럽혀져 있고, 너저분하면 치우기도 전에 많은 생각들을 하고 몸이 쳐지는 것이랑 비슷하다고 생각합니다.
갑자기 급한 일이 생겨 바탕화면에 파일을 많이 두게 된다면 어디에 뭐가 있는지도 모르고 메일을 작성할 때 잘못된 파일을 보낼 확률이 높습니다.
자주 사용하는 프로그램이나 폴더는 하단의 작업표시줄에 고정해놓고 사용하는 것을 추천드립니다
3. 폴더 규칙 정하기
규칙을 항상 정하고 시작합시다. 효율이 올라가기 때문입니다.
업무 외 개인, 공통 등으로 먼저 분류하기
업무별로 구분하기
일정한 주기로 구분하기
혼자 하는 게 아닌 타 부서, 타인과 협업하는 것인지 확인하기
규칙을 항상 정하고 시작합시다. 효율이 올라가기 때문입니다.
-업무 외 개인, 공통 등으로 먼저 분류하기
업무 관련 폴더와 비업무 관련 폴더를 나누어 주고,
그 안에 세부사항을 가지치기로 나누어 주세요.
최대한 단순화시키는데 집중해 주세요.
세분화시키면 시킬수록 파일을 찾을 때마다 클릭이 늘어나고,
저장할 때마다 클릭이 늘어나 업무효율은 더 떨어지게 되어있습니다.
-업무별로 구분하기
업무가 크게 몇 가지로 나뉘는지, 단계는 어떤지 파악해줍니다.
큰 것에서부터 작은 것 순으로 폴더를 나누어 줍니다.
주기적인 사이클이 돌아가는 문서는 기간별로 정리해 줍니다.
자주 쓰는 폴더는 상단으로 배치해 효율적으로 관리가 가능합니다.
-일정한 주기로 구분하기
혹은 매달, 매년 내 업무가 바뀔 가능성이 있는가
일간, 주간, 월간, 분기, 반기 등 일정 기간을 두고 하는 일
날짜를 먼저 적고 폴더명 쓰기 (20220504_소방점검)
-혼자 하는 게 아닌 타 부서, 타인과 협업하는 것인지 확인하기
다른 사람과 같이 쓰게 된다면 보통 회사 내규
파일명을 따라가는데 정해져 있지 않다면,
서로 정하고 업무를 시작하는 게 효율적입니다.
결국 의논해서 파일명에대해 말이 나올 거기 때문입니다.
원본 파일의 이름은 꼭 원본 파일 명칭을 지킵시다.
파일명의 일관성을 유지시켜주는 건 중요합니다.
무조건 따라 하지 말고, 상황에 맞게 사용하면 됩니다
요청사항 – 직결로 받은 업무 관련 문서 (전 직원 경력 리스트업, 직원 연말정산 서류 취합 본 등) 예시)
메인 – 가장 많이 하고 규모가 큰 업무
메인 2 – 다음 규모로 작은 업무
공통 – 회사소개서, IR자료, 성과/목표, 로고/폰트, 보도자료, 사업자등록증/통장사본, 양식
인사 관련 – 휴가신청서, 재직증명서, 사직서 등
요청사항 – 직결로 받은 업무 관련 문서 (전 직원 경력 리스트업, 직원 연말정산 서류 취합 본 등)
개인 – 사직서, 개인정보, 등등
4. 폴더 분류하기
단순하며 겹치지 않게
스스로 본인 업무 파악하기
반복적인 일은 일간, 주간, 월간
반복적이지 않은 일은 소/중/대 등
크게 문제없다면 빈도순으로
단순하며 겹치지 않게
개인 컴퓨터를 많이 사용하거나, 회사생활에서 경력이 쌓여갈수록 업무가 많아지고 관리해야 하는 폴더도 점점 늘어나게 됩니다. 자료가 작을 때는 한눈에 보이고 통제가 가능했지만, 20개 30개가 넘어간 뒤로 어디에 어떤 파일이 있는지 모르기 때문에 분류는 필수입니다.
회사에 따라 혹은 본인의 파트에 따라 효율적인 분류체계가 달라지기 때문에 꼭 스스로 본인의 업무가 어떤 것인지 파악해야 합니다. 주기가 어떻게 돌아가는지에 대해서 생각해 보고 분류를 시작해 주세요.
반복적인 일은 일간, 주간, 월간, 분기, 반기, 연간으로 나누거나, 프로젝트처럼 일회성이나 2~3회 하고 끝나는 것들은 프로젝트별로 파일을 나눠 줍니다.
반복적이지 않은 일은 업무 중요도나, 범위에 따라 소/중/대 단위로 구분하기도 합니다. 또한 어떤 프로젝트를 할 경우 폴더를 따로 생성하여 한눈에 보기 좋게 하면 좋습니다.
정리를 잘 못한다면 그냥 빈도순으로 분류해도 크게 상관은 없습니다. 하지만, 어떠한 방법을 선택했다면 하위 폴더도 같은 방식으로 통일하는 게 좋습니다.
사진은 날짜나 시간으로 나누고 업무폴더는 이슈별로 정리하는 등 파일, 폴더 특성에 따라 표기기준을 달리해도 무관하니 단순하고 보기 편하게 구축하면 됩니다.
5. 폴더 파일명 정하기 (네이밍 하기)
파일명을 만들 때 작업의 풀네임이 담긴 이름의 일관된 규칙을 정합니다.
규칙 없이 단축어, 별명 등을 사용하면 관리하기 어렵습니다.
언더바를 사용하며 띄어쓰기는 되도록 하지 않습니다.
날짜 우선 예시) (20220505_대한민국가이드북_최종)
업무 우선 예시) (QA_품질향상_220505_홍길동)
협업 시 규정을 따르되 없으면 공통단어를 앞에 두기
어떻게 이 파일을 검색할 것인가 생각해봅시다.
각 파일별 영어로 이니셜 기입하기
파일명을 만들 때 작업의 풀네임이 담긴 이름의 일관된 규칙을 정합니다.
날짜, 프로젝트명, 작업 내용 종류 등을 조합합니다.
규칙 없이 단축어, 별명 등을 사용해 만들면 관리하기 어렵습니다.
-언더바 사용
언더바 ( _ ) 나 하이픈 ( – )을 활용하여 공백 없이 파일명을 작성하면 구분하기 편합니다. 띄어쓰기를 하여 공백을 되도록 만들지 않는 것을 추천드립니다. 검색하기도 어렵고 파일명이 길어지면 폴더 정렬에도 순서가 꼬여서 나중에 볼 때 헷갈립니다.
일간, 주간 등 날짜 우선 예시) (20220101_대한민국가이드북_최종) / (20220101_글쓰기 귀찮다_v1)
업무 구분 우선 예시) (업무 구분_프로젝트명_문서명_버전_날짜_작성자) (QA_품질향상_My page_v1.5_220506_홍길동)
협업에서는 가장 많이 쓰이는 단어를 앞에 두는 게 좋습니다.
-네이밍에 신경 쓰기
파일명의 중요성은 어디에서나 중요합니다.
대충 이름을 만들어 놓으면 나중에 비슷한 파일을 찾거나 이용할 때 여러 번 검색을 해서 불편합니다.
그래서 사전에 파일명을 신경 써서 만들어 놓으면 나중에 찾기도 쉽습니다.
예: 2022년 생산관리보고서 v3.2 (생산량 반영본)_20220505
-미래의 자신이 어떻게 이 파일을 검색할 것인가를 생각해보기
분명 시간이 지나면 머리에서 잊히기 마련입니다. 과연 해당 파일을 어떻게 검색할 것인가 간단한 키워드는 무엇인가를 고민해보고 네이밍 하는 것을 추천드립니다.
-각 파일 별 이니셜 기입하기
보통 파일을 저장할때 뒤에 영어로 몇글자가 같이 저장되는데,
한글( .hwp ), 메모장( .txt ), 엑셀( .xlsx ) 등 파일 끝에
(20220505_대한민국_가이드북.hwp)이렇게 영어로 같이 네이밍을 하면 파일 검색시 더 편하게 찾을 수 있습니니다.
6. 폴더 날짜 적기
주기적으로 하는 업무에서 날짜는 필수입니다.
기간 우선시 날짜 넘버링 하기
일간, 주간, 월간, 분기, 반기, 연간 구분
(년도.월.일) = (2022.05.03) = (20220503) = (220503)
1이 아니라 01로 해서 공백을 만들지 말 것
업무명이 더 중요하면 날짜는 맨 뒤로
주기적으로 하는 업무에서 날짜는 필수입니다.
기간을 중요하게 생각되는 파일은 날짜 넘버링을 해줍니다
주기적으로 하는 업무는 꼭 날짜를 기준으로 하며, 보통 일간, 주간, 월간, 분기, 반기, 연간으로 구분해서 네이밍을 합니다.
날짜도 이상하게 기록하면 나중에 찾기 힘들기 때문에 밑의 글을 참고하여 작성하면 됩니다.
기간을 중요하게 생각한다면 (년도.월.일) = (2022.05.03) = (20220503)처럼 날짜 넘버링을 해줍니다
(잘못된 예시) 2022년 1월 1일 = ( 2022.1.1) = (202211)
(올바른 예시) 2022년 1월 1일 = (2022.01.01) = (20220101)
이렇게 자리가 비어도 0을 넣어 기입해야 합니다
그리고 숫자는 꼭 자릿수가 중간에 비는 것을 ” 0 “을 넣어 표기해주세요
파일명 예시) 날짜_업무_제목 ( 20220503_대한민국_가이드북 )
다른 예시 ) ( 220503_대한민국_ 가이드북 )
만약 날짜를 뒤로 미룬다면 생성 날짜 년, 월, 일 8자리는 파일명 제일 뒤에 배치합니다.
굳이 파일명 앞에 날짜를 쓰지 않아도 나중에 작성/수정 날짜 등의 옵션으로 정렬 가능하니 참고해주세요
7. 폴더 넘버링하는 법
넘버링은 폴더 정리의 꽃
영어보다는 01, 02, 처럼 숫자로
숫자에서는 공백이 생기지 않도록 “0”을 입력
★ ● ◆ 특수문자를 사용하면 상단으로!
넘버링은 폴더 정리의 꽃
-폴더 앞에 숫자 적기
보통은 폴더에 한글이나 영어로만 네이밍을 하는데, a, b, c 보다는 01,02,03처럼 숫자로 하는 것이 좋습니다.
폴더가 점점 많아지다 보면 어떤 폴더가 어디에 있는지 어떤 순서에 있는지 헷갈릴 때가 많습니다.
그리고 숫자는 꼭 자릿수가 중간에 비는 것을 ” 0 “을 넣어 표기해주세요
한자리 숫자 01 02에도 ” 0 “을 넣으면 보기 편합니다.
예시)
09. 대한민국
10. 가이드북
11. 티스토리
12. 블로그
-특수문자 활용
숫자 표기로 해도 좋지만 자주 쓰이는 폴더 앞에 ★ ● ◆ 등 특수 문자를 사용하면 상단으로 배치되며 보기도 편하니 참고하시면 됩니다. [ 제외 특수문자 , \ / : * ? ” < > | ]
예시)
★ 20220101 대한민국
● 20220102 가이드북
◆20220501 블로그
8. 폴더 최종 파일에 대하여
진짜 진짜 마지막 최종은 없다. 진행 중인 업무는 알아보기 쉽게 구분할 것
계속 수정할 파일이면 f1, f2 f3… / v1, v2, v3.. 을 사용
버전의 일의 자리는 큰 업데이트나 수정 혹은 완성
버전의 소수점 자리는 작은 업데이트나 수정
수정했던 파일은 “f ing”라는 폴더에 다 넣기
완성된 파일은 vv, vf, gg, ff, f0라는 이름으로 변경
진짜 진짜 마지막 최종은 없다. 진행 중인 업무는 알아보기 쉽게 구분할 것
찐막 / 찐찐막/ 최종의 최종 / 진짜최종 / 이런 식으로 하면 5개 이상 쌓였을 때 뭐가 뭔지 하나도 모르기 때문에 결국 파일 하나씩 다 열어보면서 어떤 게 최종인지 다시 다 확인하는 일이 생기 때문에
잦은 수정 시 버전 표기 [ f보다는 v 추천! ]
수정 빈도가 높은 파일 : 업무가 끝나지 않고 계속 수정해야 할 상황이 생기면, f1, f2, f3…처럼 하면 편합니다.
보통 약자로 version(버전)의 약자인 ” v ” 와 숫자로 넘버링을 해줍니다. v1, v2, v3.5…
( 220503_대한빈국_가이드북_v1.3 ) (날짜_업무명_제목_버전)
버전은 큰 업데이트나 최종 확정은 수정은 일의 자리 수정 (v1.0 > v2.0)
작은 업데이트나 수정은 소수점 자리 수정 (v0.1 > v0.2)
이렇게 중간과정에 f1 f2 f3이 생기는 중간과정의 파일을 다 모아서 나중에 “f ing” (작업 중)라는 폴더를 하나 만들어 전부다 f ing라는 폴더에 넣고 관리하면 더 편합니다.
그리고 해당 프로젝트가 끝나거나, 업무가 완전히 끝나면 vf (version finish) 나 gg를 적는다거나, ff, f0 등 끝났다는 단어를 표기하면 됩니다. 최종 파일에는 꼭 최종 표시를 해주세요. ( 20220506_대한민국_가이드북_f )
9. 기타 폴더에 잡다한 것들 넣기
기타 폴더를 활용하여 마무리는 깔끔하게!
기타 폴더는 업무를 효율적으로 하도록 도와줍니다
여유가 생길 때 폴더를 정리합니다.
기타 폴더를 활용하여 마무리는 깔끔하게!
급하게 파일들을 만들고, 이것저것 하다 보면 말 그대로 어떠한 카테고리에 넣기도 애매한 파일들은 “기타” , “기타 등등” 이라던가 본인이 잡다한 파일들을 넣고 싶은 폴더를 하나 만들고 일단은 다 넣어둡니다.
그리고 어느 정도 시간적 여유가 생길 때 해당 폴더를 정리하여 바탕화면을 더럽히지 않도록 예방이 가능합니다.
10. “휴지통으로 된 폴더명”을 만듭시다.
한번 영구 삭제하면 끔찍한 일이 일어날 수 있습니다.
“휴지통” 이 아닌 “휴지통으로 된 폴더명”을 만듭시다.
끝난 업무나 필요 없다고 생각하는 파일은 즉시 정리하는 게 좋습니다.
출근 후, 퇴근 전 과같이 다른 날의 파일이 업무에 지장이 없도록 정리해줍니다.
“휴지통으로 된 폴더”를 주기적으로 관리하는 것을 추천드립니다.
한번 영구 삭제하면 끔찍한 일이 일어날 수 있습니다.
모두 끝난 업무나 필요 없다고 생각하는 파일은 즉시 정리하는 게 좋습니다. 그래야 최종 파일이나 중간과정에 착오가 생기지 않도록 하는 것이므로 여러 자료들을 검색하거나 찾는데 도움이 많이 됩니다.
보통 퇴근 전, 출근 후 전체적으로 폴더를 삭제하거나 정리하면 좀 더 효율적으로 관리를 할 수 있습니다. 전날에 미처 정리하지 못한 폴더들이 있으면 다음날까지 영향을 끼치기 때문에 미리미리 하는 게 좋습니다.
하지만, 실수로 자료를 휴지통에 넣고 휴지통 비우기를 한다거나, 영구 삭제를 해버리면 복구하기가 매우 어려워지니 골치 아픈 일이 생길 수 있습니다.
“휴지통으로 된 폴더명”을 만들고 1주에 한번 날짜를 정한다거나, 매주 금요일은 폴더 정리하는 날로 지정하고 주기적으로 진짜 “휴지통”으로 넣어 삭제하는 것입니다.
11. 백업하거나, 클라우드 활용하기
한 번의 실수로 5배 이상 시간과 노력이 필요합니다
클라우드 사용
백업은 주기적으로 합시다.
한 번의 실수로 5배 이상 시간과 노력이 필요합니다
살면서 한 번이라도 파일이 깨진다거나, 폴더명은 그대로여도 파일이 없어진다거나, 하드웨어에 문제가 생겨 파일이 통째로 없어지는 것을 경험해 보셨을 겁니다. 그래서 클라우드나 백업을 활용해 파일을 지키는 것입니다.
클라우드도 하나의 방법
클라우드에 올리게 되면 해당 계정의 클라우드에 같은 파일을 어떤 환경에서도 사용과 다운이 가능하게 동기화시켜주기 때문에, 문제가 생겨도 여러 가지 기기로 접속하여 파일을 자유롭게 다운로드할 수 있습니다. 하지만, 비용 대비 용량의 제약을 받게 됩니다. 그 외의 경우라면 유사시 데이터 손실에 대해 나름의 백업플랜을 마련해 두어야 합니다.
백업은 주기적으로
그 외의 경우인 HDD(하드 드라이브), SSD(솔리드 스테이트 드라이브) 파일을 한 곳에 모아둠으로써 관리 효율이 높아지기도 하지만 고장 등으로 인해 발생할 수 있는 데이터 유실의 위험이 높습니다. 이러한 것을 방지하려면 백업을 생활화해야 합니다.
12. 마무리
깔끔하고 단순한 정리를 위해
결국 PC 파일 정리의 목적은 효율을 높이는 것이다. 아무리 좋은 파일 관리체계를 만들어도 영원할 순 없겠죠? 이 글도 의미 없어지는 날이 올 거라 생각하더라도 지속적인 유지관리가 필요합니다.
집안 정리나 창고정리를 할 때 동선을 고려하고 사용빈도나 효율을 고려하는 것처럼 내 PC의 파일도 빠르고 쉽게 사용할 수 있는 관점에서 파일 정리를 고민해본다면 나만의 노하우를 활용해 파일 관리법을 만들 수 있습니다.
기존 시스템에 만족하는 것도 좋지만, 지속적으로 개선하여 그 내용 그대로 보관하지 말고 정기적으로 수정, 통합, 삭제, 분류하여 더욱 깔끔하고 단순하게 만드는 것입니다.
혹시 이것보다 더 효율적인 폴더 정리 방법이 있다면 댓글 부탁드릴게요!
더보기 폴더, 관리, 방법, 방, 법, 윈도우, 파일, 효율, 완벽, 효과, 간단, 네이밍, 날짜, 사진, 윈도우, 맥, 버전, 분류, 회사, 업무, 일, 사무, 컴활, 컴퓨터, 트리, 엑셀, 한글, 메모장, 파워포인트, MECE, 체계, 사내, 완벽, 노트, 어디, pc, 맥, 순서, 특수, 문자, 문서명, vhfej, rhksfl, qkdqjq, qkd, qjq, dnlsehdn, vkdlf, gydbf, dhksqur, gyrhk, rkseks, spdlald, skfWK, tkwls, dnlsehdn, aor, qjwjs, qmsfn. folder, window, mac, apple, how, name, date, picture, version, what
폴더정리 방법 | 파일분류 | 네이밍규칙 | 버전관리
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폴더정리하는 방법 알아보기
회사 업무용 PC나 개인PC 정리하는 것이 참 어려운게 현실이다
직장생활을 하면 할수록 익숙해지는 것이 아니라
업무양이 많아지면 질수록 정리해야하는 것이 많아서 그런지 더 어려운거 같다.
폴더관리, 파일분류 등 문서관리에 대해 잘 정리되어 있는 영상이 있어서 공유해보려고 한다.
출처 : 공여사들, 직장인 문서관리 끝판왕, 풀더정리 팁!!!
# MECE
– 3대 컨설팅회사인 맥킨지에서 문제해결을 위해 사용하는 논리적 사고방식
– Mutually / Exclusive / Collectively / Exhaustive- 서로 중복없이 전체로서 누락없이
# 폴더관리규칙
1. 큰 것에서 작은 것 순으로 관리
– 대주제 > 소주제
2. 최상위의 업무 외 폴더를 둘 것
– 업무 외(개인), (공통)
3. 넘버링은 숫자로 작성
– a, b, c (X) → 한정적이므로 지양하기
– 최상위 : 001, 002, 003…999, 그 외 : 01, 02,,, 99 → 정렬할 때 가독성을 높이기 위해
4. 주기적으로 작성하는 문서는 기간별로 생성
– 20.1월, 20.2월….
5. 가장많이 들어가는 수는 특별히 높은 폴더는 상단으로 재배치
– 연결 데이터가 있을 경우 꼬이지 않게 주의하기
6. 임시폴더를 두려거든 삭제주기 정하기
– 나중에 지우려고 방치해두면 잡동사니 폴더가 됨
# 네이밍 규칙
01. 접두사 : 날짜_업무구분_(원제목)
– 업무구분 작성시 보고, 분석, 기획안, 요청서 등
02. 접미사 : (원제목)_버전_작성자
– 버전 작성시 오름, 내림차순 흐트러지지 않게 v1.0, v1.1 로 작성
03. 슈퍼접미사 : _f, fin, final, 최종
– 진짜 마지막, 진짜 이게 진짜 마지막, 제발 마지막
04. 띄어쓰기보다 언더바(_) 활용
05. 다같이 주고받는 파일은 원본 명칭을 따를 것
# 사용자 정의
위의 내용을 무조건 따르기 보다는 사용자에 맞게 다르게 변형시켜 사용
체크리스트
– 매년 내 업무가 바뀔 가능성이 높은가?
– 내 업무를 크게 몇 가지(프로젝트)로 나뉘는가?
– 각 업무별 프로세스(단계)는 어떠한가?
– 누군가로부터의 요청을 Base로 하는 업무인가?
– 일정한 주기로 반복하여 작성하는 문서인가?
– 그렇다면 주기를 어떻게 되는가?
– 어느 부서와 연관된 업무인가?
– 다른 사람과 같이 쓰는 파일인가?
– 한 번 저장하면 그후로 수정할 일이 없는 파일인가?
# 예시
예시 1. 매년 다른 업무를 맡는 직장인 김과장
– 가장 상위 폴더가 년도로 되어야 하고 업무외 폴더는 굳이 년도별로 나누지 않아도 좋음
예시 2. 매년 같은 업무를 맡은 직장인 이대리
– HR업무
글이 도움이 되셨다면 하트와 댓글 많이 남겨주세요
읽어주셔서 감사합니다. (●’◡’●)
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효과적인 컴퓨터 파일 정리법 12가지
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컴퓨터 파일 정리, 왜 필요할까?
내가 좋아하는 영드 ‘셜록’에 보면 셜록이 자신의 머릿속에서 정보를 꺼내 추리하는 장면이 나온다. 이는 ‘마인드팰리스’라는 기억법인데 마음속 궁전을 짓고 그 안에 기억하고 싶은 정보들을 보관해두었다 필요할 때 이를 검색해 인출하는 는 방법으로 영화처럼은 아니지만 실제로 활용이 되고 있는 기억법이란다.
데이터의 적시적소에 활용하기 위해서는 사용 이전에 제대로된 기억(저장)이 반드시 필요하다. 이처럼 우리의 뇌조차도 정보들을 제대로 활용하기 위해서는 일정한 맥락을 가지고 정리해두는 것이 필요한데, 우리가 늘상 사용하는 PC의 자료 역시 아무리 많은 데이터를 가지고 있어도 맥락(context)을 가지고 정리해두지 않았다면 필요한 때에 적절하게 활용하기 어렵다. 오늘은 컴퓨터 파일의 정리/활용과 관련해서 필자가 애용하고 있는 방법에 대해 정리해 보겠다.
효과적인 파일 정리팁
01_공과 사를 구분하자
컴퓨터를 사용하다보면 파일의 개인과 공용의 경계가 애매해지게 되는데 이를 방지하려면 애초에 폴더를 구분해 놓는 것이 좋다. 특히 요즘처럼 재택근무와 클라우드 서비스가 보편화된 상황에서 이런 폴더 구분은 파일을 공유하거나 백업할 때 도움이 된다. 필자의 경우 개인용, 업무용, 기타(+휴지통)으로 구분해 관리를 하고 있다.
구분하자 공과사 (순전히 짤 때문에 가져온 그림, 읽어보진 않음요. -,.-)
02_파일명/폴더명에 목숨걸자
제대로된 타이틀의 중요성은 회사에서 보고서 좀 써본 사람이라면 격하게 공감하는 대목일 것이다. 대충 이름을 만들어 놓으면 나중에 유관된 파일을 골라내거나 이용할 때 여러 번 검색을 해야하는 불편함을 겪게 된다. 그래서 사전에 파일명을 신경써서 만들어 놓으면 나중에 여러모로 도움이 된다. 아래는 필자가 파일명을 만들 때 사용하는 룰이다.
예: 20XX년 사업계획 발표본 V1.5 (매출변경내용 반영본)_20201222
– 생성날짜 8자리(년도월일)는 파일명의 제일 뒤에
(굳이 파일명 앞에 날짜를 쓰지 않아도 나중에 작성/수정날짜등의 옵션으로 정렬 가능)
– 파일명 작성시 작성 버전을 표기할 것
(작성버전은 메이저/마이너 업데이트를 고려해 소수점 형태로 표기)
– 중복되는 단어가 있다면 파일명의 제일 앞에
(보고서, 기안서 등 중복되는 단어들로 그룹핑 해두면 복잡한 검색 없이도 찾을 수 있음)
– 파일 형태별 나름의 루틴을 만드는 것도 방법
(사진은 날짜/시간으로, 업무폴더는 이슈별로 정리하는 등 파일/폴더 특성에 따라 표기기준을 달리함)
03_정렬을 하려면 폴더에 숫자를 붙여보는 것도 좋다
검색기능이 있기는 하지만 대부분의 경우 만들어 둔 폴더를 타고 들어가 파일을 생성/사용하는 경우가 많다. 이를 위해 폴더구성도 나름 체계를 만들어 두면 좋은데 이럴 때 활용할 수 있는 방법이 폴더명에 숫자를 붙이는 방법이다. 필자의 경우 관리기준이 되는 폴더명의 제일 앞에는 2자리 숫자(앞자리는 대분류, 뒷자리는 소분류로 활용 가능)와 함께 언더바( _ )를 붙여 구분을 해두었는데, 이렇게 하면 폴더구조를 원하는 대로 구성 가능하다.
폴더명 앞에 숫자를 붙여 정렬순서를 바꾸자
04_애매하면 날짜로 묶자
매일 매일 태스크별로 일을 하는 경우 발생되는 여러 파일을 정리해 두고 싶은 욕심이 생긴다면 날짜별로 폴더를 만들고 관리할 것을 권한다. 생성일 또는 기한일을 포함해 폴더를 만들고 그 안에 관련된 파일이나 폴더를 넣어두고 끝나고 나면 과감하게 백업을 해두는 것이다. 태스크별로 폴더를 만들어서 할 일을 정리하는 의미도 있고 나름 깔끔하게 필요한 파일을 모아둘 수 있다.
날짜순으로 폴더를 만들면 정렬도 쉽고, 끝난 파일은 앞에 별도의 표시를 해두면 분류도 쉽다
05_지속적으로 유지관리하자
아무리 좋은 파일관리체계를 만들어도 영원할 순 없다. 지속적인 유지관리가 필요하단 말이다. 기존 관리체계의 개선점을 지속적으로 반영해서 나만의 노하우를 만들어야 한다. 또한, 보유한 파일이라도 그 내용 그대로 보관하지 말고 정기적으로 현황을 파악하고 필요하면 기존의 파일들을 수정/통합/삭제하는 작업을 해주면 좋다. 결국 정보란 가공되면 될수록 그 가치가 높아지는 법이다.
파일/폴더 정리는 평생의 과제 ㅡ,.ㅡ
06_정기적인 백업을 생활화하자
파일을 한 곳에 모아둠으로써 관리 효율이 높아지기도 하지만 동시에 하드웨어 고장 등으로 인해 발생할 수 있는 데이터 유실의 위험도 높아지게 된다. 이를 미연에 방지하려면 백업을 생활화 해야 한다. 클라우드를 이용하는 경우 이런 문제로부터 비교적 자유로울 수 있지만 비용대비 용량의 제약을 받게 된다. 그외의 경우(NAS를 이용하거나 외장하드를 이용하는 경우)라면 유사시 데이터 손실에 대해 나름의 백업플랜을 마련해 두어야 한다.
백업을 제대로 안해두면 이렇게 될 수도 있다 ㅡ,.ㅡ
백업 시 보통은 사용빈도가 적은 파일들도 같이 지우는데 필자의 경우 매년 사용하는 파일을 년도별 폴더를 만들어 모두 복사(백업)하고 원본에서는 필요없는 파일을 삭제하는 방식으로 관리하고 있는데, 이렇게 하면 정기적인 백업과 사용빈도가 적은 파일/폴더를 동시에 정리할 수 있다.
07_파일을 저장하기 전에 검색하는 것을 생활화하자
위의 내용대로 파일 관리체계를 잘 정립해 두었다면 이제 적극적인 활용을 해야 한다. 컴퓨터에 저장한 파일의 수가 어느정도를 넘으면 기억력으로 커버되지 않아 같은 내용의 파일을 다시 다운로드 받거나 만들게 되는 경우가 많아지게 된다. 그러므로 파일 생성이나 다운로드를 하기 전에 내가 가지고 있는지 여부를 미리 검색해보는 습관을 들이자.
파일 정리를 제때 안하면 이런 상황을 자주 겪는다
08_사진파일은 날짜/시간으로 네이밍하자
요즘에는 사진파일이 많은데 카메라마다 파일 네이밍 방식이 달라 관리가 번거롭다. 이 경우 대부분 카메라에서 제공하는 생성일/시간을 이용한 저장옵션을 선택하고 컴퓨터로 백업하면 백업시 파일이름의 중복도 막을 수 있고 나중에 정리할 때도 편하다. (폴더이름은 ‘날짜_간략한 제목’의 형태로 관리할 것을 권함)
어떤 사진을 남겨야할지 모른다면 모두 남겨버렷!
09_휴지통 폴더를 만들자
(윈도우즈 기준) 시스템에서는 휴지통 폴더를 별도로 제공하고 있지만 버리기 전 내용을 확인해보거나 폴더별로 분리가 안되었는 등 관리가 다소 번거로운 면이 있다. 만약 삭제하기도 보관하기도 애매한 파일들이 발생한다면 휴지통 폴더를 만들어 여기에 담아둔 후 1~6개월을 지내보자, 만약 그동안 한번도 사용을 안했다면 이후로도 사용할 확률이 적으므로 그 때가서 삭제하면 된다.
그렇다고 굳이 이정도의 퀄리티일 필요는 없다
10_폴더의 깊이와 넓이를 제한하자
폴더의 깊이란 폴더가 몇레벨로 구성되어있는가를, 폴더의 넓이란 하나의 폴더에 같은 레벨의 폴더가 몇개 있나를 의미한다. 시스템에서는 특별히 이에 대한 제한이 없지만, 가능한 제한을 둘 것을 권한다. 필자의 경험상 폴더의 넓이는 보통 10개 좌우, 깊이는 최고 3단계 이하로 구성했을 때 열람과 검색이 쉬웠다. (결국 시스템의 구성도 내 머리가 커버할 수 있는 규모가 되어야 하기 때문이다.)
제약조건이 심할수록 더 창의성이 발휘될 수 있다.
11_바탕화면은 최대한 깔끔하게
윈도우즈 바탕화면은 영어로 Desktop, 즉 ‘책상’이란 의미이다. 빈틈없이 빼곡한 책상과 잘 치워져있는 깔끔한 책상. 어떤 것이 더 일할 맛이 날까? (물론 천재일수록 악필이고 정리를 드럽게 안한다고 하기도 하던데..)
인간적으로 이렇게까진 가지 맙시다 우리..
12_좋은 파일관리툴은 생산성을 배가시킨다
파일 관리의 효율성을 높이려면 윈도우즈의 기본 파일관리창외에 별도의 프로그램을 사용하는 것도 좋다. 토탈커맨더나, Q-dir을 사용하는데 이 둘은 한 번에 관리창을 2~4개까지 사용 가능하고 추가로 파일의 정리 효율을 높일 수 있는 기능을 제공하고 있으므로 사용해 볼 것을 권한다. (써본 사람은 안다. ㅡ,.ㅡ+)
이게 토탈 커맨더 그리고 이게 Q-dir
결론
결국 PC 파일정리의 목적은 그 사용의 효율을 높이는 것이다. 집안정리를 할 때 동선을 고려하고 사용빈도나 효율을 고려하는 것처럼 내 PC의 파일도 빠르고 쉽게 사용할 수 있는 관점에서 파일정리를 고민해본다면 나만의 신박한 파일관리비법을 만들 수 있지 않을까 생각한다.
관련링크
– 파일관리툴_토탈커맨더 소개글 (링크)
– 파일관리툴_Q-dir 활용법 (링크)
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[회사에서 살아남기] :: [회사에서 살아남기]
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안녕하세요 효니톰입니다!
오늘은 회사 컴퓨터의 문서, 폴더 정리 팁에 대해 소개해드리겠습니다.
방청소를 제대로 하지 않으면 물건을 찾기가 어렵습니다.
마찬가지로 업무를 하다보면 문서가 많아지는데, 제대로 정리하지 않는다면
찾는 시간이 오래걸리거나 최종본을 찾기 힘든 경우가 있습니다.
따라서 폴더 정리는 정말 중요합니다.
[바탕화면]바탕화면은 여백의 미가 중요합니다.
바탕화면에 아이콘을 너무 많이 빼놓으면 컴퓨터 부팅 속도도, 업무의욕도 떨어집니다.
저같은 경우는 바탕화면을 잘 활용하지 않는데요,
필요하다면 중요한 파일만 한줄로 꺼내놓고 자주쓰는 폴더는 작업 표시줄에 추가 하는 것이 좋습니다.
폴더를 영역별로 묶어주는 바탕화면 정리 프로그램을 활용해도 좋습니다.
추천 프로그램: Nimi places
스마트폰 어플처럼 폴더 안에 아이콘을 넣어 깔끔하게 정리할 수 있습니다.
[폴더 정리]본격적으로 폴더 정리를 해보겠습니다. 폴더는 단순하게 만드는 것이 좋습니다.
나만의 규칙을 만들어도 좋지만 공통적으로는 크게 분류를 해줍니다.
최상위 폴더는 프로젝트 별 로 나눠주는데, 업무 외 폴더도 필요합니다.
저는 제가 보기에 편하면 된다고 생각해 전문적이게 폴더명을 지정하지는 않았습니다.
하지만 폴더명 앞에 넘버링 을 해서 중요한 순서대로 정렬시키는 것은 중요한 것 같습니다.
예를 들어 자주 사용하는 폴더는 앞에 001, 002 등을 붙여 최상위에 정렬되도록 하고
덜 중요한 폴더는 999를 붙여 맨 끝에 정렬시킵니다.
사람마다, 프로젝트 종류마다 다를 수 있는데, 주기적 작성해야하는 보고서 등의 문서는 폴더를 기간별로 생성 합니다.
EX) 2021-02, 2021-03 등
임시폴더는 삭제 주기 를 정해야합니다.
나중에 한꺼번에 삭제한다면 지워도되는지 백업은 했는지 헷갈리니 주기적으로 파일 정리의 날을 정하면 좋습니다.
종료된 파일, 중복되는 파일, 불필요한 파일 등은 이 날 한꺼번에 정리하도록 합니다.
개인 업무외 폴더가 필요한 이유!
개인적으로 정리한 문서, 프로젝트 외적으로 지시받은 업무, 연말정산 서류 등
업무 외적으로도 생기는 문서가 많기 때문에 섞이지 않기 위해서는 개인 폴더도 꼭 필요합니다.
효니톰 폴더 정리 예시
저도 완벽하지는 않지만 감이 안오신다면 따라해보세요.
00 메인 프로젝트 – 지금 가장 메인으로 진행하는 프로젝트 관련 문서
01 프로젝트 1 – 해당 프로젝트 관련 문서
02 프로젝트 2 – 상동
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04 회사 공용 – 회사소개서, IR자료, 성과/목표, 로고/폰트, 보도자료, 사업자등록증/통장사본
05 개인 – 위에 말한 내용 관련 문서
06 직원 관련 서류 – 휴가신청서, 재직증명서, 사직서 등
07 대표님 요청 – 직결로 받은 업무 관련 문서 (전직원 경력 리스트업, 직원 연말정산 서류 취합본 등)
[네이밍 규칙]협업하며 공유되는 파일은 원본 명칭 을 따라야하며, 그게 아니라면 이 방법을 활용해보세요.
제가 사용하는 방법인데, 순서는 보기 편하도록 바꾸어도 됩니다.
업무 구분_프로젝트명_문서명_버전_날짜_작성자
EX) SB_효니톰프로젝트_My page_v0.1_210315_효니톰
* 여기서 SB는 Story Board의 약자입니다.
* 버전 관리의 경우 저희 회사는 v0.1로 시작해 마이너하게 수정할 때는 v0.2, v0.3으로 올라가며,
최종 확정이 되면 v1.0, v1.1 등으로 올라갑니다.
꿀팁! (최종, 진짜 최종, 완전 마지막 최종은 그만)
저같은 경우는 여러번의 수정을 거친 문서의 최종 버전을 찾기가 어렵기 때문에
최신 문서만 제외하고 나머지는 old 폴더에 넣어놓습니다.
최신 버전만 밖에 빼놓고 나머지는 모두 old에 있습니다.
오늘은 이렇게 폴더 정리에 대해 알려드렸습니다.
폴더는 깔끔하고 단순한 것이 가장 중요합니다.
미니멀라이프라는 말도 있듯이 필요한 최소한의 문서만 잘 보이도록 정리하면 문서를 찾느라 헤멜 일이 없습니다.
도움이 되셨다면 구독, 공감, 댓글 부탁드려요 😁
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컴퓨터 문서파일 폴더정리 노하우
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안녕하세요 일머리학교입니다.
여러분의 컴퓨터 바탕화면은 안녕하신가요?
컴퓨터문서정리, 폴더정리, 문서파일정리에 어려움을 겪고 있지는 않으신가요? 뭐 컴활 능력은 자격증이라도 있는데 이런거는 배운적이 없으니 그럴 수 밖에요..
스마트한 시대속에서 살면서 편리해졌지만 왜 할 일은 늘 많고 늘어나면서 여유가 없이 살고 있는지 모르겠네요 (저만 그런가요 ㅠㅠ)
복잡한 파일더미 속에서 한참 파일을 찾고 있는 나를 보며~ 나부터 습관을 바꾸고, 일머리를 향상시키기 실천해야겠다고 다짐을 해봅니다.
일머리학교는 직장생활, 사회생활, 창업생활에 알아두면 좋은 정보를 통해 새로운 일에 잘 적응할 수 있는 사고력과 응용력을 향상시키는 데 목적이 있습니다.
“구슬이 서 말이라도 꿰어야 보배” 이런 마음으로 작성됩니다.
많고 많은 정보를 잘 정리할 수 있도록 응원과 격려 공감, 댓글 부탁드립니다.
정리의 기초는 폴더정리, 파일정리, 문서정리에서부터~~
자 이제 일머리학교 이번 과정 교육 시작해봅시다.
1.바탕화면 정리부터 하시죠!?
컴퓨터 바탕화면이 복잡하면 일을 많이하고 잘하고 있다고 생각하는 분들이 있습니다
이런 사람들은 스마트폰은 더욱 많은 앱들이 깔려있을 확률이 높죠
컴퓨터를 주로 업무용으로 쓴다는 가정하에 자주쓰는 프로그램, 폴더를 포함해서 30개 내외로 정리하길 권장합니다.
3개월이상 사용하지 않으면 기타폴더로 넣고 바탕화면을 최대한 깔끔하게 만들어보세요.
2. 개인용, 업무용 폴더 구분하기
당연하다고 생각하겠지만 기본을 지키지 않는 분들이 의외로 많은 것 같습니다.
내 PC, 노트북이지만 개인용, 업무용으로 혼용해서 쓰고 계시지 않나요?
사무실 컴퓨터이지만 개인용, 업무용 파일이 쌓여있지는 않은지 점검을 해보세요.
개인 사진, 카톡에서 주고 받은 파일, 다운 받은 동영상 등은 어디 폴더에 있을까요?
그냥 카톡 다운로드 폴더에 존재하고 있는 것은 아닐까요?
실제로 제 PC에는 바탕화면에 대놓고 “업무폴더”가 존재합니다.
외부에서 직원들에게 파일을 찾으라고 요청 할때 업무폴더를 열어서 지시를 하곤 하죠.
주요업무폴더를 바로 나열해도 좋지만 저는 업무로 들어가는 문이라고 생각하고 하나로 만들어서 클릭하고 들어갑니다. (취향에 따라서 주요업무폴더를 몇 개씩 만드는 것도 좋습니다. 하지만 이 경우도 10개이상은 비추합니다.^^)
[폴더] 업무 [폴더] 개인자료 (D드라이브 등으로 이동하는 것이 더욱 좋음) [폴더] 이미지 (사진, 동영상 등 관리를 자주 관리하기 때문에 대표이미지 모아 둔 폴더) [폴더] 자료수집 (서칭하면서 참고할만한 자료 모아 두는 폴더) [폴더] 기타===> 자신의 주요 업무패턴에 따라서 정리를 해주시는게 좋겠죠.
다운로드 받은 것들도 바로 확인하기 위해서 아래와 같이 바로가기 폴더도 만들어 두면 편리합니다.
[바로가기] 카카오톡 다운로드 바로가기 [바로가기] 다운로드3. 해마다 다른 업무를 한다면 우선 날짜별로 정렬을 우선하는 것이 좋습니다.
2022년
입찰관리 / 경영전략
2023년
구매관리 / 사업기획
2024년
교육기획 / 인사관리
4. 주요 업무분장에 따라 대분류 폴더에 번호를 붙여서 정렬한다.
신입사원을 뭐가 뭔지 몰라서 폴더 정리부터 못하구요.
중소기업, 창업기업은 이것저것 다 하기 때문에 폴더 정리가 더 힘들 수 있습니다.
그럼에도 불구하고 내가 하는 업무를 곰곰히 생각해보면서 정리를 해보세요.
당연히 숫자는 자주하는 업무를 우선으로 배치하면 좋겠죠.
001 입찰관리
002 사업기획
003 인사관리
004 경영전략
005 구매관리
006 교육기획
5. 중분류이하는 연관 하위 폴더에 번호를 붙여 폴더를 만든다.
001 입찰관리
01 (20XX.10.01) OOOO 용역 프로젝트
1 공고
2 입찰서류
3 계약 및 착수보고
4 세부수행과제
1.(20XX.10월) 온라인 모집 홍보마케팅
02 (20XX.11.02) ㅁㅁㅁㅁ 학술연구용역
1 공고
2 입찰서류
3 계약 및 착수보고
4 세부수행과제
1.(20XX.10월) 자문컨설팅 회의
※ 폴더생성에 규칙이 없거나 하위단계가 너무 많으면 대혼란 블랙홀에 빠질 수 있기 때문에 주의를 하도록 하자..
6. 주기별 업무를 진행할 경우는 연도나 연월을 표기한다.
006 인사관리
01 채용
02 근로계약
03 급여관리
2022년
(22.01월귀속분)
(22.02월귀속분)
2023년
2024년
7. 모르겠으면 괄호안에 마감기간 적고 업무명을 적어본다.
(22.02.28) OOOO 프로젝트
(22.04.06) □□□□ 프로젝트
(22.04.30) △△△△ 프로젝트
※ 개인적으로 파일에는 연도 월 날짜를 붙여서 사용하지만 폴더를 직관적으로 파악하기 위해서
(괄호)를 하고, 점을 찍어서 언제 하는지 파악하기 쉽게 표현합니다.
※ 이렇게 하는 것만으로도 업무 우선순위를 어느정도 파악할 수 있고, 숫자만 적은 폴더보다 위쪽으로
정렬되기 때문에 데드라인이 있는 것들을 바로 파악할 수 있다.
이 중에서도 더욱 업무중요도가 있다고 생각하는 것은 ★★★등으로 표기를 하는 것도 좋습니다.
일머리학교에서 제공하는 컴퓨터 문서파일 폴더정리 노하우는 하는 일에 따라 다르게 적용될 수 있습니다.
응용력을 기르고, 업무효율, 업무성과를 높일 수 있길 기대합니다.
감사합니다.
공감 한클릭이 일머리학교 운영에 큰 도움이 됩니다.^^ 또 봐요~~
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일 잘하는 직장인들만 안다는 업무파일 정리 노하우
업무 폴더 안은 [연도별] → [프로젝트명 / 업무내용] → [진행과정] 등으로 분류해보자. 업무마다 공통적으로 사용하는 특정 문서양식이 있다면 연도별 폴더와 함께 [기타] 폴더를 만들어 상위에서 볼 수 있도록 하자.
진행과정은 [1. 조사], [2. 진행 중], [3. 완료], [4. 기타] 등으로 폴더를 구분해두면 단계별로 파일을 옮겨두며 업무를 진행하기 수월하다. 폴더명 앞에 숫자를 매기면 중요도나 일의 순서대로 폴더를 정렬하기에 편하다. 특정 폴더에 넣어두기 애매한 파일은 ‘기타’와 같은 번외 폴더를 만들어 관리하면 편하다.
이렇게 폴더를 체계적으로 구분지어 두면 차후 이전자료가 필요할 때에 훨씬 쉽게 찾을 수 있다. 단, 폴더를 너무 세분화하면 오히려 역효과를 낳을 수 있다. 가령 참고자료, 조사자료 등으로 폴더를 구분해두었다면 똑같은 자료를 두 폴더에 모두 저장하거나 비슷한 성격의 파일을 하나는 참고, 하나는 조사로 분류할 수 있다는 것. 폴더를 너무 많이 만들기보단 최대 5개 내외 수준으로 관리하는 것이 좋다.
키워드에 대한 정보 폴더 정리
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